Τα συστήματα αξιολόγησης της απόδοσης βοηθούν τους οργανισμούς να δικαιολογούν τις αποφάσεις τους για την απασχόληση. Το σύστημα μπορεί να αποτελείται μόνο από μια ετήσια επισκόπηση των επιδόσεων. Ένα ισχυρό σύστημα αξιολόγησης μπορεί να περιλαμβάνει ετήσια ανασκόπηση, καθώς και ανταμοιβές, αξιώματα και πειθαρχικές διαδικασίες. Ο σκοπός ενός βασικού συστήματος αξιολόγησης της απόδοσης είναι να αναγνωρίσει και να διατηρήσει ισχυρές επιδόσεις και να παρακινήσει τους υπαλλήλους να βελτιώσουν σε τομείς στους οποίους η απόδοση της εργασίας τους δεν ανταποκρίνεται στα πρότυπα της εταιρείας.
Συμβουλές
-
Ένα σύστημα αξιολόγησης της απόδοσης αναγνωρίζει και επιβραβεύει τους υπαλλήλους που πληρούν ή υπερβαίνουν τις προσδοκίες της εταιρείας σας. Τα συστήματα αξιολόγησης της απόδοσης προσδιορίζουν επίσης τομείς στους οποίους οι περιθωριακοί υπάλληλοι μπορούν να βελτιώσουν τις δεξιότητες και τις γνώσεις τους.
Στόχοι αξιολόγησης της απόδοσης
Οι οργανισμοί χρησιμοποιούν εκτιμήσεις επιδόσεων για να λάβουν αποφάσεις απασχόλησης που βοηθούν την εταιρεία να επιτύχει ορισμένους στόχους. Οι αξιολογήσεις των επιδόσεων είναι χρήσιμες για να βοηθήσουν τους εργοδότες να αποφασίσουν αν θα υπολογίσουν στο νέο υπάλληλο μακροπρόθεσμα ή αν θα αυξήσουν την αμοιβή του υπαλλήλου. Επιπλέον, η διαδικασία αξιολόγησης των επιδόσεων μπορεί να είναι ιδιαίτερα χρήσιμη για τον προσδιορισμό του δυναμικού των εργαζομένων για αυξημένες ευθύνες, καθήκοντα υψηλότερου επιπέδου εργασίας ή προώθηση. Οι μεταβιβάσεις θέσεων εργασίας, οι μετατοπίσεις ή οι υποβιβασμοί είναι άλλες αποφάσεις απασχόλησης που μπορούν να βασίζονται στην αξιολόγηση των επιδόσεων ενός εργαζομένου.
Όταν ένας υπάλληλος βρίσκεται στα αρχικά στάδια της θητείας του στην εταιρεία, η εταιρεία μπορεί να χρησιμοποιήσει μια αξιολόγηση για να προσδιορίσει εάν η εργασία είναι κατάλληλη για τις δεξιότητες και τα προσόντα του. Για τους νεοπροσληφθέντες εργαζόμενους, αυτή η εκτίμηση μπορεί να συμβεί οπουδήποτε από 60 ημέρες έως έξι μήνες από την ημερομηνία έναρξης του εργαζομένου. Η μεγαλύτερη περίοδος (έξι μήνες) παρέχει στον εργοδότη επαρκή χρόνο για να παρατηρήσει την απόδοση του υπαλλήλου σχεδόν σε όλα τα καθήκοντα και τις ευθύνες που του έχουν ανατεθεί. Παρέχει επίσης αρκετό χρόνο για να διαπιστωθεί εάν υπάρχει πολιτισμική προσαρμογή όσον αφορά το πόσο καλά ο νέος υπάλληλος οικοδομεί εργασιακές σχέσεις μέσω συναντήσεων με τους συνομηλίκους, τους συναδέλφους και τον επιβλέποντα.
Με βάση το πόσο υψηλά (ή χαμηλά) τα αποτελέσματά τους είναι σε μια αξιολόγηση απόδοσης, οι εργαζόμενοι που εκτελούν κατ 'εξαίρεση τις θέσεις εργασίας τους μπορούν να λάβουν αυξήσεις μισθών ή μπόνους. Για παράδειγμα, οι εταιρείες που ανταμείβουν τους εργαζόμενους με μπόνους βάσει απόδοσης θα μπορούσαν να χρησιμοποιήσουν τη μέθοδο βαθμολόγησης αξιολόγησης για να καθορίσουν πόσο γενναιόδωρη θα είναι η εταιρεία όταν έρθει η ώρα μπόνους. Ομοίως, εάν υπάρχει μια κλίμακα αύξησης των μισθών, οι εργαζόμενοι που πληρούν απλώς τα πρότυπα απόδοσης της εταιρείας θα λαμβάνουν το χαμηλότερο ποσοστό αύξησης των αποδοχών, ενώ οι εργαζόμενοι των οποίων η απόδοση είναι ανεξέλεγκτος θα λαμβάνουν την υψηλότερη αμοιβή ή θα λαμβάνουν ένα τέλος μπόνους που τους ανταμείβει για εξαιρετική απόδοση.
Οι αποφάσεις για την απασχόληση, όπως οι μεταθέσεις και οι μεταθέσεις, θα μπορούσαν να εξαρτηθούν από το πόσο καλά βρίσκεται η εργαζόμενη στην τρέχουσα δουλειά της. Για παράδειγμα, ένας υπάλληλος του οποίου η απόδοση βαθμολογείται μέτρια για εργασία σε μια θέση που αντιμετωπίζει ο πελάτης μπορεί να επιδείξει πολύ καλύτερη απόδοση σε ένα ρόλο που δεν απαιτεί αλληλεπίδραση με τους πελάτες της εταιρείας. Συγκεκριμένα, ένας αντιπρόσωπος πωλήσεων που θεωρεί ότι είναι δύσκολο να καλλιεργήσει σχέσεις με πελάτες μπορεί να αποδίδει καλύτερα σε έναν ρόλο πίσω από τις σκηνές όπου δεν απαιτείται να αλληλεπιδρά με τους πελάτες. Αυτού του είδους η απόφαση για την απασχόληση μπορεί να υποστηριχθεί από μια αξιολόγηση απόδοσης που δείχνει ότι βαθμολογείται χαμηλότερα στις αναπτυσσόμενες σχέσεις, αλλά σημειώνει υψηλά σε προσανατολισμό με λεπτομέρεια καθήκοντα που δεν απαιτούν συνεχή αλληλεπίδραση με πελάτες ή πελάτες.
Οι εκτιμήσεις επιδόσεων χρησιμοποιούνται συνήθως για αναπτυξιακούς σκοπούς, όπως η παροχή κατάρτισης ή καθοδήγησης σχετικά με τον τρόπο βελτίωσης της απόδοσης των εργαζομένων ή την παροχή βοήθειας στον εργαζόμενο για την απόκτηση νέων δεξιοτήτων. Εάν οι εκτιμήσεις απόδοσης περιέχουν μόνο αριθμητικές βαθμολογίες ή περιλαμβάνουν τα σχόλια του επιβλέποντος σε μια αφηγηματική μορφή, η αναθεώρηση είναι μια εξαιρετική πηγή πληροφοριών.Αυτές οι πληροφορίες μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να αποφασίσουν το είδος της κατάρτισης που απαιτείται για να βοηθήσουν τον εργαζόμενο να βελτιώσει τις επιδόσεις του ή τις επαγγελματικές του επιλογές που θα βοηθήσουν στην προετοιμασία της για μελλοντικούς ρόλους ηγεσίας, για παράδειγμα. Για τους εργαζόμενους με υψηλό δυναμικό, η σταθερά ισχυρή απόδοση των θέσεων εργασίας που τεκμηριώνεται σε ετήσιες εκτιμήσεις συχνά δικαιολογεί τη λήψη αποφάσεων προώθησης.
Ένας άλλος στόχος αξιολόγησης της απόδοσης έχει να κάνει με κίνητρα. Οι εργαζόμενοι που λαμβάνουν επαίνους και αναγνώριση για μια καλή δουλειά συχνά υποκινούνται για να διατηρήσουν ή και να βελτιώσουν την απόδοση της εργασίας τους. Αν και η αύξηση των αμοιβών μπορεί να αποτελέσει κίνητρο για ορισμένους εργαζόμενους, η αναγνώριση όπως ο επιβλέπων βαθμολογεί την τεχνική τους εμπειρογνωμοσύνη ως "εξαιρετική" είναι η έμπνευση άλλοι υπάλληλοι εκτιμούν περισσότερο από, ας πούμε, μια αύξηση μισθών κατά 3%.
Μέθοδοι εκτίμησης της απόδοσης
Υπάρχουν αρκετές δημοφιλείς μέθοδοι αξιολόγησης ή επανεξέτασης των επιδόσεων. Η επιλογή της βέλτιστης μεθόδου εξαρτάται από παράγοντες όπως το επίπεδο και τις θέσεις εντός του οργανισμού σας, την εποπτεία και τη διαχείριση της εμπειρίας και το είδος των καθηκόντων και των καθηκόντων που εκτελούν οι εργαζόμενοί σας. Για παράδειγμα, εάν είστε επιβλέπων σε μια εγκατάσταση παραγωγής, μια εκτίμηση βάσει της παραγωγής είναι ιδανική για τις εργασιακές υποχρεώσεις των εργαζομένων. Μια εκτίμηση βασισμένη στην παραγωγή χρησιμοποιεί συνήθως μια αριθμητική κλίμακα που μετρά την απόδοση των εργαζομένων. Οι εργαζόμενοι των οποίων η παραγωγή δεν ανταποκρίνεται στα πρότυπα ελάχιστης ποσότητας ή οι υπάλληλοι των οποίων η παραγωγή δεν πληροί τα ποιοτικά σας πρότυπα είναι πιθανό να λάβουν έκθεση αξιολόγησης ή βαθμολογία χαμηλής απόδοσης.
Πολλοί από τους κοινούς τύπους αξιολογήσεων απόδοσης περιλαμβάνουν τη διαχείριση βάσει στόχων, κλίμακες βαθμολόγησης γραφικών, ανατροφοδότηση πολλαπλών κριτών και αναγκαστική κατάταξη. Ποιο από αυτά επιλέγετε για τους υπαλλήλους σας εξαρτάται από τις λειτουργίες εργασίας, τη θέση ή την κατάταξη και αν θέλετε οι υπάλληλοί σας να ολοκληρώσουν μια αυτοαξιολόγηση ή συναδέλφους σας για να δώσουν ανατροφοδότηση.
Η διαχείριση βάσει στόχων ή αξιολογήσεων MBO περιλαμβάνει συγκεκριμένους στόχους αξιολόγησης της απόδοσης που ο διαχειριστής και οι προϊστάμενοι του διευθυντή συνεργάστηκαν για να προσδιορίσουν την ολοκλήρωσή τους κατά την περίοδο αναθεώρησης. Κατά τη διάρκεια της συζήτησης για την αξιολόγηση, ο διευθυντής και ο επιβλέπων αναθεωρούν κάθε στόχο, τις ενέργειες που έλαβε ο εργαζόμενος για να επιτευχθεί ο καθένας και εάν ο στόχος έχει ολοκληρωθεί. Εάν ο διαχειριστής δεν κατάφερε να επιτύχει ένα στόχο, συζητούν συνήθως πόσο μακριά κατά τη διάρκεια του διαχειριστή είναι για την επίτευξη αυτού του στόχου και τα εμπόδια που μπορεί να είχαν εμποδίσει την 100% ολοκλήρωση του. Για τους στόχους που ο διευθυντής έχει επιτύχει, ο υπάλληλος σηματοδοτεί ότι τα ολοκληρώματα αυτά ολοκληρώθηκαν και προσθέτει σχόλια που περιγράφουν τα βήματα δράσης που πήρε για να τα πετύχει. Μπορεί επίσης να προσθέσει τυχόν προκλήσεις που αντιμετώπισε, ενώ εργάστηκε για το στόχο αυτό. Παρατηρήσεις όπως αυτή μπορεί να είναι χρήσιμες στο δρόμο αν έχουν ανατεθεί παρόμοιοι στόχοι ή μπορεί να είναι χρήσιμο για τον προϊστάμενό της για να καθορίσει εάν ο στόχος ήταν πράγματι εφικτός. Μια συνολική αξιολόγηση του ολοκληρωμένου MBO μπορεί να καθορίσει εάν οι στόχοι ήταν κατάλληλοι για το σύνολο δεξιοτήτων ή το επίπεδο εμπειρίας του εργαζομένου.
Οι κλίμακες βαθμολόγησης γραφικών είναι συχνά η απλούστερη και πιο κατάλληλη μέθοδος αξιολόγησης της απόδοσης για την αξιολόγηση της απόδοσης της εργασίας ενός εργαζομένου. Ωστόσο, υπάρχει η δυνατότητα υποκειμενικότητας να αποκρύπτει τα αποτελέσματα, με βάση την αντίληψη και τις εκτιμήσεις του επιβλέποντος. Αυτή η φόρμα αξιολόγησης επιδόσεων περιέχει τα χαρακτηριστικά και τις μορφές εργασίας του υπαλλήλου καθώς και μια κλίμακα αξιολόγησης (για παράδειγμα μια κλίμακα από 1 έως 5, με 5 εξαιρετικές). Εναλλακτικά, η κλίμακα βαθμολόγησης μπορεί να κυμαίνεται από "φτωχές" έως "αποδεκτές" έως "εξαιρετικές". Ο επιβλέπων βαθμολογεί κάθε χαρακτηριστικό ή προσόν. Εάν η εταιρεία επιθυμεί ανατροφοδότηση από τον υπάλληλο, μπορεί να υπάρχει άλλη στήλη για να παρέχει ο εργαζόμενος αυτοαξιολόγηση. Μία από τις προκλήσεις για την πρόσκληση ανατροφοδότησης των εργαζομένων είναι η συμφιλίωση της πιθανής απόστασης στις αξιολογήσεις. Για παράδειγμα, ο εργαζόμενος θα μπορούσε να αξιολογήσει τις οργανωτικές του δεξιότητες ως άριστες, ενώ ο επιβλέπων πιστεύει ότι η απόδοσή του είναι απλώς αποδεκτή. Η συμπερίληψη συγκεκριμένων καθηκόντων για την αξιολόγηση είναι ένας τρόπος να εξαλειφθεί ο υποκειμενικός χαρακτήρας αυτού του τύπου αξιολόγησης των επιδόσεων. Με την απλή προσθήκη παραγόντων όπως οι "στροφές στην εκχωρημένη εργασία εγκαίρως και χωρίς λάθη" ή "συνεργάζεται με τα μέλη της ομάδας σε ολοκληρωμένα καθήκοντα που έχουν ανατεθεί", μπορείτε να ελέγξετε το ποσό υποκειμενικότητας που δίνει ο επόπτης κατά την ολοκλήρωση αυτού του τύπου αξιολόγησης.
Ανατροφοδότηση πολλαπλών κριτών - συνήθως αξιολογήσεων 360 μοιρών - ζητήστε σχόλια από τον επιβλέποντα, τους συναδέλφους και τις άμεσες αναφορές του εργαζομένου. Αυτός ο τύπος αξιολόγησης αξιολογεί έπειτα την απόδοση του υπαλλήλου από τρεις διαφορετικές προοπτικές και είναι ιδιαίτερα χρήσιμη για τους επιβλέποντες πρώτου επιπέδου που δουλεύουν συνήθως με έναν διευθυντή στον οποίο αναφέρονται, τους συμμαθητές τους με τους οποίους συνεργάζονται και τους υπαλλήλους τους που εποπτεύουν. Το πλεονέκτημα των αξιολογήσεων 360 μοιρών είναι ότι εντοπίζουν περιοχές βελτίωσης και, φυσικά, τονίζουν περιοχές όπου ο εργαζόμενος υπερέχει. Είναι σημαντικό να συγκεντρωθεί η ανατροφοδότηση από διάφορους κριτές για μια αξιολόγηση αυτού του τύπου για να είναι πραγματικά αποτελεσματική. Για παράδειγμα, εάν ο προϊστάμενος έχει μόνο μία άμεση αναφορά, είναι προφανές τι είναι αυτή η βαθμολογία του υποψηφίου και απλά γνωρίζοντας πώς μπορεί να κάνει ο υποκείμενος βαθμολογημένος ο επιβλέπων για μια δύσκολη σχέση εργασίας. Ως εκ τούτου, είναι λογικό να υπάρχουν τουλάχιστον τρεις κριτές σε κάθε κατηγορία: τουλάχιστον τρεις συνομηλίκους και τρεις άμεσες αναφορές.
Η μέθοδος αναγκαστικής αξιολόγησης της απόδοσης αξιοποιήθηκε από τον πρώην διευθύνοντα σύμβουλο της General Electric Jack Welch. Χρησιμοποιώντας αυτή τη μέθοδο, οι εποπτικές αρχές κατατάσσουν τους υπαλλήλους σε τρεις ομάδες: το 20% των εργαζομένων, το μεσαίο 70% και το κατώτατο 10%. Συχνά ονομάζεται μέθοδος "rank and yank", σημαίνει ότι οι επόπτες θεωρούν το κατώτατο 10 τοις εκατό των εργαζομένων ως εργαζόμενοι που πραγματικά δεν είναι απαραίτητοι. Μπορεί να τερματιστεί επειδή η απόδοσή τους δεν ανταποκρίνεται στα πρότυπα της εταιρείας. Οι μέσοι 70% καταφέρνουν να διατηρήσουν τη δουλειά τους αλλά λαμβάνουν επίσης προπόνηση, κατάρτιση και επαγγελματική εξέλιξη που ελπίζουμε ότι θα τους παρακινήσουν να συμμετάσχουν στο 20% των εργαζομένων ή τουλάχιστον να μην πέσουν στο κατώτατο 10% η αξιολόγηση των επιδόσεων έρχεται. Το κορυφαίο 20 τοις εκατό είναι τα σούπερ σταρ και προφανώς είναι τόσο πολύτιμα για την εταιρεία που δεν μπορούν μόνο να διατηρήσουν τη δουλειά τους, αλλά ανταμείβονται για παραδειγματικές επιδόσεις με αυξήσεις μισθών, μπόνους ή και τα δύο. (Οι εργαζόμενοι στη μεσαία τάξη θα μπορούσαν να λάβουν αυξήσεις αμοιβών και μπόνους, αλλά όχι σχεδόν τόσο γενναιόδωροι όσο οι κορυφαίοι ερμηνευτές). Αυτός ο τύπος μεθόδου αξιολόγησης της απόδοσης απαιτεί μεγάλη εργασία για να προετοιμάσει τους υπαλλήλους για αυτό το είδος αναθεώρησης και απαιτεί από τους επιβλέποντες κατάρτισης να τους αποτρέψουν από τυχαία ή αυθαίρετη κατάταξη των εργαζομένων με βάση οτιδήποτε άλλο εκτός από την απόδοση της εργασίας τους.
Έκθεση αξιολόγησης απόδοσης
Μια γραπτή έκθεση αξιολόγησης της απόδοσης είναι σημαντική για δύο κρίσιμους λόγους. Πρώτον, επειδή οι εκτιμήσεις επιδόσεων χρησιμοποιούνται γενικά για να λάβουν αποφάσεις απασχόλησης όπως αυξήσεις μισθών, προωθήσεις, υποβιβασμούς, μπόνους και εργασίες ή μεταφορές, θα πρέπει να έχετε τεκμηρίωση που υποστηρίζει τις αποφάσεις σας. Δεύτερον, κάθε εργαζόμενος δικαιούται να έχει ένα αντίγραφο (ή ηλεκτρονικό αντίγραφο, αν εκτελείτε εργασία χωρίς χαρτί) της αξιολόγησης για τα προσωπικά του αρχεία.
Όταν διεξάγετε τη συζήτηση για την αξιολόγηση της απόδοσης, παρουσιάστε τον υπάλληλο με το αντίγραφό του και αναθεωρήστε τον σε μια προσωπική συνάντηση όταν είναι εφικτό. Η διαδικασία αξιολόγησης της απόδοσης είναι πιο αποτελεσματική εάν έχετε τη συζήτηση σε ένα ιδιωτικό γραφείο ή αίθουσα συνεδριάσεων, κατά προτίμηση μια ουδέτερη θέση τόσο για τον επιβλέποντα όσο και για τον υπάλληλο. Η προστασία της ιδιωτικής ζωής είναι πρωταρχικής σημασίας όταν συζητάτε για την απόδοση ενός υπαλλήλου, ιδιαίτερα αν η αξιολόγηση της απόδοσης ασχολείται με ευαίσθητα θέματα ή αν περιλαμβάνει σοβαρές ανησυχίες σχετικά με την απόδοση ή τις συνήθειες εργασίας του εργαζομένου. Εάν διαχειρίζεστε έναν απομακρυσμένο εργαζόμενο, δώστε στον υπάλληλο ένα αντίγραφο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, που χαρακτηρίζεται εμπιστευτικό, προτού αναθεωρήσετε την απόδοσή του σε τηλεδιάσκεψη. Ο τρόπος με τον οποίο παρουσιάζετε την αξιολόγηση του υπαλλήλου συχνά μπορεί να επηρεάσει το ηθικό του υπαλλήλου και την ικανοποίηση από την εργασία.
Ο στόχος αξιολόγησης της απόδοσης είναι να γνωρίζετε πόσο καλά ο εργαζόμενος εκτελεί τα καθήκοντά του ή να επικοινωνεί με τον εργαζόμενο ότι επενδύετε στην επαγγελματική του ανάπτυξη. Ένα βασικό στοιχείο αυτής της ανακοίνωσης είναι η πραγματική έκθεση αξιολόγησης της απόδοσης. Δίνει στον υπάλληλο αναφορά στην οποία μπορεί να αναφερθεί καθ 'όλη τη διάρκεια της επόμενης περιόδου αξιολόγησης για να δει ποια είναι η θέση του όσον αφορά την τήρηση των προτύπων απόδοσης του οργανισμού σας.
