Το γράψιμο των επιχειρηματικών επιταγών είναι διαφορετικό από το γράψιμο των προσωπικών επιταγών, καθώς περισσότερες πληροφορίες δίνονται στον έλεγχο - συνήθως στο στέλεχος ελέγχου - έτσι ώστε τόσο εσείς όσο και ο δικαιούχος να γνωρίζετε με ακρίβεια πώς θα εφαρμοστεί η πληρωμή. Επίσης, όλες οι επιταγές της επιχείρησής σας θα καταχωρηθούν στους λογαριασμούς σας, έτσι ώστε να διατηρούνται σε ισχύ τα μετρητά και οι λογαριασμοί πληρωτέοι. Οι έλεγχοι της επιχείρησής σας ενδέχεται να έρχονται σε δύο αντίτυπα ή σε τρία αντίγραφα, επομένως ελέγξτε τα αντίγραφα που μπορείτε να διατηρήσετε για μελλοντική αναφορά. Τέλος, οι επιχειρηματικοί έλεγχοι, σε αντίθεση με τους προσωπικούς ελέγχους, ενδέχεται να απαιτούν περισσότερες από μία υπογραφές. Μετά από ένα καθορισμένο σύστημα για να γράψετε τους ελέγχους της επιχείρησής σας, θα καταστήσετε τη διαδικασία αποτελεσματική και θα σας εξοικονομήσει από τη δημιουργία σφαλμάτων.
Έχετε έτοιμες όλες τις πληροφορίες που απαιτούνται για να γράψετε τους ελέγχους της επιχείρησής σας. Θα χρειαστείτε το πλήρες όνομα όλων των δικαιούχων, τις διευθύνσεις των δικαιούχων, τους αριθμούς και τα ποσά όλων των τιμολογίων ή λογαριασμών που πρέπει να καταβληθούν και τα συνολικά ποσά ελέγχου. Εάν χρησιμοποιείτε μηχανογραφημένο λογιστικό πρόγραμμα για την εκτύπωση των επιταγών σας, ακολουθήστε τις οδηγίες στο εγχειρίδιο χρήσης του λογισμικού σας - πιθανώς θα χρειαστεί να επιλέξετε κάθε τιμολόγιο ή λογαριασμό για πληρωμή και, στη συνέχεια, να εκτυπώσετε μια έκθεση για τη διόρθωση πριν από την εκτύπωση ελέγχου.
Ευθυγραμμίστε τους ελέγχους της επιχείρησής σας στον εκτυπωτή σας εάν χρησιμοποιείτε υπολογιστή για να εκτυπώσετε τα επιταγές σας. Διαφορετικά, προετοιμαστείτε να γράψετε τις επιταγές σας με το χέρι.
Εκτυπώστε ή πληκτρολογήστε όλα τα στοιχεία πληρωμής σας στα stubs ελέγχου της επιχείρησής σας. Αν χρησιμοποιείτε λογιστικό πρόγραμμα υπολογιστή, κάθε στέλεχος ελέγχου θα εκτυπωθεί αυτόματα. Αν γράφετε τα χέρια σας με τα χέρια σας, σημειώστε το όνομα του δικαιούχου, τον αριθμό λογαριασμού προμηθευτή του δικαιούχου, την ημερομηνία του ελέγχου, τον αριθμό κάθε τιμολογίου ή λογαριασμού που πρέπει να καταβληθεί και το ποσό που καταβλήθηκε για αυτό το τιμολόγιο ή λογαριασμός. Τέλος, σημειώστε το συνολικό ποσό της επιταγής.
Εκτυπώστε τις επιχειρηματικές επιταγές σας. Εάν χρησιμοποιείτε υπολογιστή, κάθε επιταγή θα εκτυπωθεί αυτόματα. Θα χρειαστεί να παρακολουθήσετε μόνο τον εκτυπωτή για να βεβαιωθείτε ότι οι έλεγχοι παραμένουν ευθυγραμμισμένοι. Εάν γράφετε τις επιταγές σας με το χέρι, στην κορυφή και στη δεξιά πλευρά του ελέγχου είναι ένας τόπος για την ημερομηνία ελέγχου. Κάτω από την ημερομηνία, ξεκινώντας από την αριστερή πλευρά, εκτυπώστε το όνομα του δικαιούχου μετά την "Πληρωμή στην παραγγελία του." Εάν το χώρο το επιτρέπει, συμπεριλάβετε και τη διεύθυνση του δικαιούχου. Κάτω από τις πληροφορίες του δικαιούχου, ξεκινώντας από την αριστερή πλευρά, εκτυπώνετε το ποσό του ελέγχου χρησιμοποιώντας λέξεις για ολόκληρα δολάρια και αριθμητικά κλάσματα για σεντ - "100 και 00/100 δολάρια", για παράδειγμα. Τέλος, στην άκρα δεξιά, συμπληρώστε το ποσό του δολαρίου χρησιμοποιώντας αριθμούς - "$ 100.00".
Καταγράψτε τους ελέγχους της επιχείρησής σας στο μητρώο ελέγχου. Αν χρησιμοποιείτε μηχανογραφημένο λογιστικό πρόγραμμα για να εκτυπώσετε τους ελέγχους της επιχείρησής σας, αυτές οι πληροφορίες μπορεί να καταγραφούν αυτόματα ή ίσως χρειαστεί να το δημοσιεύσετε αργότερα. Εκτυπώστε μια πλήρη αναφορά για τα χαρτιά σας. Εάν εγγράφεστε χειρωνακτικά την επιταγή σας, συμπεριλάβετε την ημερομηνία ελέγχου, το όνομα του δικαιούχου πληρωμής, τα τιμολόγια ή τους καταβληθέντες λογαριασμούς, το ποσό που καταβλήθηκε σε κάθε τιμολόγιο ή λογαριασμό και το συνολικό ποσό της επιταγής. Ενημερώστε τους λογαριασμούς σας για όλους τους λογαριασμούς που επηρεάζονται.
Διορθώστε τις επιταγές σας! Όλοι κάνουν περιστασιακά λάθη. Ένα επιπλέον μηδέν, για παράδειγμα, μπορεί να είναι ένα καταστροφικό λάθος.
Δημιουργήστε αντίγραφο ασφαλείας των δεδομένων σας εάν χρησιμοποιείτε μηχανογραφημένο λογιστικό πρόγραμμα. Στη συνέχεια, εάν απαιτείται ξεχωριστό βήμα για την ανάρτηση των επιταγών σας, κάντε το τώρα.
Υπογράψτε τις επιταγές της επιχείρησής σας από το άτομο που έχει την εξουσία να υπογράψει επιταγές. Ορισμένοι έλεγχοι επιχειρήσεων απαιτούν περισσότερες από μία υπογραφές. Βεβαιωθείτε ότι έχετε λάβει όλες τις απαραίτητες υπογραφές πριν στείλετε τα επιταγές σας.
Καταχωρίστε τα αντίγραφα επιταγής σας με τα τιμολόγια ή τους λογαριασμούς που καταβάλατε, αν χρησιμοποιείτε ελέγχους διπλής ή τριπλής μορφής. Αν δεν έχετε αντίγραφα ελέγχου, σημειώστε τον αριθμό ελέγχου, την ημερομηνία και το ποσό πληρωμής σε κάθε τιμολόγιο που καταβλήθηκε πριν από την κατάθεση.
