Μια από τις πιο απογοητευτικές πτυχές της επιχείρησης είναι η αντιμετώπιση κακών ελέγχων. Η αντιμετώπιση των επιστραφέντων επιταγών μπορεί να είναι περίπλοκη υπόθεση. Οι πιο συνηθισμένοι ιδιοκτήτες και διευθυντές επιχειρηματικών ζητημάτων που αντιμετωπίζουν είναι πώς να εμπλουτίσουν το θέμα με έναν πελάτη, ειδικά εάν είναι κανονικός. Ίσως ο πιο συνηθισμένος και ευγενής τρόπος για τη συλλογή κεφαλαίων είναι με μια καλά επεξεργασμένη επιστολή σχετικά με το χρέος.
Γράψτε την επιστολή στην εταιρία χαρτικά σας. Μην συγχέετε το ζήτημα ζητώντας πληρωμή στα προσωπικά σας χαρτικά.
Χρησιμοποιήστε τον κατάλληλο χαιρετισμό για τον πελάτη σας, δύο θέσεις κάτω από τη διεύθυνση επιστροφής. Χρησιμοποιήστε τον όρο "Αγαπητέ" και το επώνυμο όπως "Αγαπητέ κύριε Jones" ή "Αγαπητέ κα. Smith". Αντίθετα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το γενικό "Hello" ή "Greetings". Αποφύγετε να χρησιμοποιήσετε ένα όνομα ή ανεπίσημο χαιρετισμό, όπως "Hi."
Ξεκινήστε την επιστολή αντιμετωπίζοντας το χρέος με έναν μη απειλητικό τρόπο. Ένα παράδειγμα αυτού θα ήταν: "Σας γράφουμε για να σας ενημερώσουμε ότι ένα προσωπικό τιμολόγιο που μας εκδόσατε επιστράφηκε σε εμάς χωρίς να πληρώσουμε από την τράπεζα." Συνεχίστε κατά τρόπο που να δίνει στον αποδέκτη το πλεονέκτημα της αμφιβολίας: "Είμαστε σίγουροι αυτό δεν αντιπροσωπεύει τίποτα περισσότερο από μια επίβλεψη εκ μέρους σας και ότι θα διορθώσετε γρήγορα το λάθος."
Δώστε όλες τις λεπτομέρειες σχετικά με την κακή επιταγή, όπως το όνομα της τράπεζας, τον αριθμό ελέγχου και την ημερομηνία, καθώς και το ποσό. Επίσης, αναφερθείτε στον αριθμό λογαριασμού του πελάτη με την εταιρεία σας και τεκμηριώνετε το υπόλοιπο του λογαριασμού.
Αναφέρετε την πολιτική "επιστροφής χρημάτων επιστροφής" αν έχετε. Για παράδειγμα, εάν έχετε μια γραπτή πολιτική που καθορίζει μια χρέωση $ 20 για όλες τις επιστραφείσες επιταγές, θα την αναφέρατε και θα την ζητήσετε μαζί με το ποσό της επιταγής. Πάντα να παρέχετε στον πελάτη το ποσό ολόκληρου του οφειλόμενου υπολοίπου, όπως "Παρακαλώ παραδώστε τα 150,00 δολάρια για την επιστροφή σας και το τέλος επιστροφής των $ 20 που επιστρέφεται για συνολικό ποσό 170,00 δολαρίων."
Δώστε εντολή στον πελάτη σχετικά με το πώς μπορεί να σας παραδώσει τα χρήματα. Για παράδειγμα, μπορείτε να ζητήσετε να φέρει μετρητά στον τόπο της επιχείρησής σας ή να στείλετε ταχυδρομική επιταγή ή πιστοποιημένο επιταγή στην επαγγελματική σας διεύθυνση. Επίσης, αναφέρετε εάν μπορείτε να δεχτείτε πιστωτικές ή χρεωστικές κάρτες μέσω τηλεφώνου ή προσωπικά.
Δηλώστε τους όρους πληρωμής: "Αποπληρώστε την πληρωμή εντός 15 ημερών." Κλείστε μια πρόσκληση για να σας καλέσει ο παραλήπτης με οποιεσδήποτε ερωτήσεις.
Αποσυνδεθείτε και αντιγράψτε τον πληρεξούσιό σας. Προσθέστε το "esquire" στο επώνυμο του δικηγόρου, οπότε ο παραλήπτης γνωρίζει ότι ένας επαγγελματίας νομικής παρακολουθεί την κατάσταση. Δεν θέλετε να απειλήσετε νομική ενέργεια με μια πρώτη επιστολή. Η επίλυση του χρέους φιλικά είναι η προτιμώμενη επιλογή. Η αντιγραφή του πληρεξούσιου σας προειδοποιεί προσεκτικά τον παραλήπτη ότι μπορείτε να πάρετε τον παραλήπτη στο δικαστήριο εάν το πρόβλημα δεν επιλυθεί.
Συμβουλές
-
Εάν δεν ακούσετε από τον οφειλέτη σας εντός 10 εργάσιμων ημερών, ακολουθήστε με μια άλλη επιστολή που υπογραμμίζει την ανάγκη σας να ακούσετε πίσω από αυτόν μέσα σε μια εβδομάδα. Εάν δεν λάβετε απάντηση ή ο οφειλέτης αρνείται να πληρώσει, μεταβείτε το θέμα στον δικηγόρο σας.
