Οι οργανισμοί δεν μπορούν να δεχτούν κάθε πρόταση που λαμβάνουν και γι 'αυτό πρέπει να γράψουν επιστολές για να ενημερώσουν τις επιχειρήσεις ότι αρνούνται τις προτάσεις τους. Αυτό γίνεται συχνά μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Η εταιρεία που απορρίπτει τις προτάσεις δημιουργεί μια επιστολή και στέλνει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στις κατάλληλες επιχειρήσεις. Κάθε φορά που μια εταιρεία γράφει μια επιστολή απόρριψης, πρέπει να εξετάσει ορισμένα βασικά σημεία, συμπεριλαμβανομένης της διατήρησης των διπλωματικών, ειλικρινών και σύντομων γραμμάτων.
Χρησιμοποιήστε μια γραμμή θέματος. Όταν γράφετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, υπάρχει η δυνατότητα να συμπληρώσετε ένα θέμα στη γραμμή θέματος. Κατά τη σύνταξη επιστολής απόρριψης προτάσεων, χρησιμοποιήστε τη γραμμή θέματος για να ενημερώσετε το άτομο σχετικά με το τι είναι το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σχετικά με. Δεν χρειάζεται να περιέχει τις λέξεις "Απόρριψη της πρότασης", αλλά μπορεί να δηλώνει κάτι σαν "Ανταπόκριση στην πρότασή σας".
Διατηρήστε απλή τη μορφοποίηση. Μην χρησιμοποιείτε φανταχτερούς τύπους γραμματοσειρών ή οποιοδήποτε ειδικό τύπο μορφοποίησης. Χρησιμοποιήστε την τυποποιημένη μορφοποίηση που έχουν τα περισσότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και διατηρήστε τις λέξεις με το αριστερό περιθώριο.
Απευθυνθείτε στο email. Ξεκινήστε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου απευθυνόμενος στον υπεύθυνο επικοινωνίας που συνέταξε την αρχική πρόταση. Εάν δεν υπάρχει συγκεκριμένο άτομο επικοινωνίας που περιλαμβάνεται στην πρόταση, απευθυνθείτε στο τμήμα ανθρώπινων πόρων της εταιρείας.
Δηλώστε το σκοπό του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Να είστε σαφής, άμεσος και διπλωματικός όταν ξεκινάτε την επιστολή. Ενημερώστε τον αναγνώστη ότι γράφετε αυτήν την επιστολή για να τον ενημερώσετε δυστυχώς ότι η εταιρεία σας αρνείται την πρόταση που υπέβαλε ο ίδιος ή η εταιρεία του. Βεβαιωθείτε ότι έχετε συμπεριλάβει το όνομα της εταιρείας σας και τον σκοπό της αρχικής πρότασης.
Συμπεριλάβετε έναν λόγο. Μια επιστολή απόρριψης πρέπει να είναι ειλικρινής και ειλικρινής. Εξαιτίας αυτού, οι περισσότερες επιχειρήσεις περιλαμβάνουν έναν λόγο που εξηγεί γιατί αρνούνται την πρόταση. Οι λόγοι ποικίλλουν για την άρνηση της πρότασης, αλλά συνδέονται συνήθως με το κόστος.
Προσφέρετε θετικές ευχές στον αναγνώστη.Ενημερώστε τον αναγνώστη ότι επιθυμείτε τον ίδιο και τις δουλειές του στο μέλλον και τον προσκαλέστε να υποβάλει προτάσεις για μελλοντικά έργα που μπορεί να έχει η εταιρεία σας.
Υπογράψτε την επιστολή. Στο τέλος του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, υπογράψτε το γράμμα "Ειλικρινά" ακολουθούμενο από το όνομα και τον τίτλο σας.
Συμβουλές
-
Πάντα να είστε βέβαιος να διορθώσετε επιχειρησιακές επιστολές πριν από την αποστολή τους. Μην πείτε αρνητικά πράγματα για την εταιρεία, αντ 'αυτού προσπαθήστε να κρατήσετε το γράμμα θετικό.
