Όταν εκτελείτε μια επιχείρηση, υπάρχουν στιγμές που πρέπει να πείτε όχι σε έναν πελάτη, πωλητή ή συνεργάτη. Το να το κάνεις με επαγγελματικό τρόπο μπορεί να βοηθήσει στη διατήρηση μιας καλής σχέσης.
Επαγγελματική Παρουσίαση Επιστολών
Συμπληρώστε την επιστολή σας σε επιστολόχαρτο της εταιρείας ή σε στάση και στείλτε την επιστολή από το πιο κατάλληλο άτομο στον οργανισμό σας. Εάν υπάρχει αριθμός παραπόνου πελάτη, αριθμός παραγγελίας ή λογαριασμός αναφοράς, συμπεριλάβετε αυτήν στην αλληλογραφία σας.
Δηλώστε την υπόθεσή σας
Επικεφαλίστε με μια θετική σημείωση, όπως ευχαριστώντας τον πελάτη για το αίτημά του, στη συνέχεια, φτάστε μέχρι το σημείο. Για παράδειγμα, "Σας ευχαριστούμε για την υποστήριξη σας και την πρόσφατη επιστολή σας σχετικά με την κατάσταση της εγγύησης στη βιντεοκάμερα XYZ σας. Μετά από εκτεταμένες έρευνες, διαπιστώνουμε ότι δεν μπορούμε να τιμούμε την εγγύηση στην βιντεοκάμερα σας όπως ζητήσατε."
Εμπιστευθείτε το Σκεπτικό σας
Δώστε έναν συγκεκριμένο λόγο για τον λόγο για τον οποίο απορρίπτετε το αίτημα ενός πελάτη. Για παράδειγμα, αναφέρετε την πολιτική της εταιρείας, αναθεωρήστε τα κυριότερα σημεία της υπόθεσης ή συνοψίστε με άλλο τρόπο τι είναι πίσω από την απόφασή σας. Συμπεριλάβετε συνημμένα, εάν είναι απαραίτητο, όπως αντίγραφα συμβολαίων, εγγυήσεων ή άλλων εγγράφων που υποστηρίζουν τη θέση σας. Για παράδειγμα, "Όπως θα δείτε στη συνημμένη συμφωνία εγγύησης, αυτή η πολιτική πλήρους εξυπηρέτησης ισχύει για τους πρώτους 12 μήνες ιδιοκτησίας. Σύμφωνα με τα αρχεία μας, αγοράσατε τη φωτογραφική μηχανή σας πριν από τρία χρόνια, καθιστώντας την αξίωση σήμερα αδικαιολόγητη ».
Προσφέρετε συμβιβασμό
Σε ορισμένες περιπτώσεις, δεν υπάρχει χώρος για συμβιβασμό ή για επέκταση ενός κλάδου ελιάς, αλλά εάν θέλετε να διατηρήσετε την επιχείρηση του πελάτη κάτω από το δρόμο, προσφέρετε κάποιο είδος παραχώρησης για να βοηθήσετε να μαλακώσετε το χτύπημα. Για παράδειγμα, "Θα θέλαμε να σας προσφέρουμε μια έκπτωση 25% για την αγορά μιας νέας βιντεοκάμερας", ή "Εγγυημένη, βρείτε μια δωροκάρτα αξίας 50 δολαρίων που μπορεί να εξαργυρωθεί για οποιαδήποτε αγορά ηλεκτρονικών ειδών στο κατάστημά μας".
Άλλοι τύποι αρνήσεων
Κατά τη διάρκεια της λειτουργίας της επιχείρησής σας, μπορεί να χρειαστεί να μειώσετε τους όρους των συμβάσεων με τους πωλητές, να απορρίψετε αιτήματα των εργαζομένων για διακοπές ή να γράψετε με άλλο τρόπο επαγγελματική αλληλογραφία σε άλλους επιχειρηματικούς συνεργάτες. Ακολουθήστε τις ίδιες γενικές οδηγίες που περιγράφονται παραπάνω, προσαρμόζοντας το γράμμα στη συγκεκριμένη κατάσταση.
Συμβουλές
-
Απαγόρευση σύναψης συμβάσεων: "Σας ευχαριστούμε για την ευκαιρία να ανανεώσουμε τη σύμβασή μας με το ABC Refuse Removal. Λόγω της πρόσφατης αύξησης των τελών σας, επιλέξαμε να χρησιμοποιήσουμε τις υπηρεσίες άλλου παρόχου."
Αιτήματα υπαλλήλων: "Το αίτημά σας για αμειβόμενη ανοικτή εργασία κατά την τελευταία εβδομάδα του Δεκεμβρίου απορρίπτεται, καθώς αυτή η εβδομάδα σβήνει για όλους τους υπαλλήλους λόγω της απογραφής στο τέλος του έτους.
Προσκλήσεις συγγραφέων: "Σας ευχαριστώ για την πρόσκληση να υπηρετήσετε στο διοικητικό συμβούλιο σας. Δυστυχώς, έχω κάποιες προηγούμενες επαγγελματικές δεσμεύσεις που με εμποδίζουν να αναλάβω νέους ρόλους αυτή τη στιγμή ".
Τύλιξέ το
Συμπληρώστε την επιστολή σας με μια ευγνωμοσύνη για την υπάρχουσα σχέση, ακολουθούμενη από μια πρόσκληση για περαιτέρω συζήτηση του θέματος, εάν είναι απαραίτητο. Για παράδειγμα, "Σας ευχαριστούμε για την επιχείρησή σας.Εάν έχετε ερωτήσεις ή επιθυμείτε να συζητήσετε περαιτέρω το θέμα, παρακαλώ αισθανθείτε ελεύθερος να επικοινωνήσετε μαζί μου απευθείας."
