Η απάτη δεν αποτελεί έγκλημα που συμβαίνει στο ύπαιθρο και περιστασιακοί εσωτερικοί ή εξωτερικοί έλεγχοι δεν επαρκούν πλέον για την ανίχνευση απάτης στο λογιστικό σύστημα. Για την καλύτερη πρόληψη της απάτης, μια εταιρεία θα πρέπει να γνωρίζει όλους τους τύπους απάτης που θα μπορούσε να λάβει χώρα, ώστε να μπορέσει να δημιουργήσει κατάλληλα προγράμματα ελέγχου. Μια εταιρεία θα πρέπει να συζητήσει τον κίνδυνο απάτης με όλη τη διοίκηση και το προσωπικό, να χρησιμοποιήσει δοκιμές απάτης και να γνωρίζει την ικανότητα του διευθυντικού προσωπικού να παρακάμπτει τα συστήματα ελέγχου της απάτης. Οι ασυνήθιστες συναλλαγές ή οι "κόκκινες σημαίες" σε ένα λογιστικό σύστημα είναι γενικά η πρώτη ένδειξη για δόλιες συμπεριφορές εντός μιας επιχείρησης.
Ανακοίνωση κλοπής μετρητών και επενδύσεων με τη μορφή σκασίματος ή κλοπής. Σύμφωνα με τον δικτυακό τόπο Λογιστική Φορολογική Φορολογία, η απάτη με τη μορφή κλοπής μετρητών και επενδύσεων είναι συχνά η πιο δημοσιευμένη, αλλά έχει ως αποτέλεσμα τα μικρότερα ποσά που κλέβονται σε σύγκριση με άλλες μορφές απάτης. Το skimming συμβαίνει όταν ένας υπάλληλος παίρνει χρήματα, συνήθως λίγο κάθε φορά, πριν καταγραφεί στο λογιστικό σύστημα ή παραποιήσει τις αποδείξεις και τις τραπεζικές καταθέσεις. Το Larceny συμβαίνει όταν κάποιος υπάλληλος παίρνει χρήματα μετά την καταχώρησή του στο λογιστικό σύστημα, παγιδεύει επιταγές ή εμπλέκεται σε παραπλανητικά προγράμματα πωλητών. Ο λογιστής Joel B. Charkatz, σε άρθρο για την Lorman Education Services, δηλώνει ότι οι λογιστές και όσοι έχουν πρόσβαση στα οικονομικά αρχεία μιας επιχείρησης είναι συνήθως τα άτομα που κρίνονται ένοχα για τέτοιου είδους απάτες. Μπορεί να εντοπίσετε αυτή τη μορφή απάτης αν παρατηρήσετε περιοδικά μικρά χρηματικά ποσά.
Αναζητήστε αποκλίσεις στους λογαριασμούς δαπανών των εργαζομένων. Ένας υπάλληλος που διαπράττει απάτη μπορεί να μετατρέψει σε ψεύτικες αποδείξεις και να τα διεκδικήσει ως επιχειρηματικό έξοδο, να ζητήσει επιστροφή εξόδων για μη εγκεκριμένα αντικείμενα, να αυξήσει το κόστος μιας αγοράς εάν δεν απαιτούνται αποδείξεις ή να ζητήσει επιστροφή πέραν της μιας για τα ίδια έξοδα. Άλλοι τρόποι με τους οποίους ένας εργαζόμενος μπορεί να κλέψει χρήματα από μια εταιρεία δεν είναι να πληρώσει προκαταβολές ή να χρησιμοποιήσει πιστωτικές κάρτες της εταιρείας για προσωπική χρήση. Σε μια μεγάλη επιχείρηση, οι αποκλίσεις λογαριασμών εξόδων ως αποτέλεσμα της απάτης μπορεί να φαίνονται μικρές, αλλά μπορούν να χτίσουν σε μεγάλες ποσότητες με το χρόνο. Για την ανίχνευση απάτης στους λογαριασμούς δαπανών των εργαζομένων, απαιτήστε αποδείξεις με όλες τις αιτήσεις επιστροφής χρημάτων και δημιουργήστε ελέγχους που απαιτούν λεπτομερή καταγραφή όλων των αγορών.
Βρείτε την σκόπιμη πλαστογράφηση των οικονομικών αρχείων με εσωτερικούς ελέγχους. Η παραποίηση των οικονομικών εκθέσεων εξακολουθεί να αποτελεί απάτη, ακόμη και αν τα περιουσιακά στοιχεία δεν κλαπούνταν, επειδή οι πληροφορίες παραπλανούν τους επενδυτές και επηρεάζουν την τιμή των μετοχών μιας εταιρείας. Η Λογιστική Χρηματοοικονομική Φορολογία συνιστά να χρησιμοποιείται η χρήση εξωτερικών ελεγκτών για τη διενέργεια πλήρων ελέγχων πέραν των εσωτερικών ελέγχων.
Ανιχνεύστε κλοπές προμηθευτών ή δόλιες πληρωμές παρατηρώντας ασυνήθιστα υψηλές τιμές αγοράς ή έναν άγνωστο προμηθευτή. Οι εργαζόμενοι που είναι υπεύθυνοι για την πραγματοποίηση αγορών από την εταιρεία μπορούν να ζητήσουν από τους προμηθευτές να πληρώσουν ένα ριψοκίνδυνο για την επιχειρηματική τους δραστηριότητα, πράγμα που έχει ως αποτέλεσμα μια επιχείρηση να πληρώνει περισσότερο από το συνηθισμένο για τα αγαθά. Μια εταιρεία μπορεί να ανιχνεύσει αυτό το είδος απάτης γνωρίζοντας την αγοραία αξία των προμηθειών που αγοράζει σε σύγκριση με την τιμή που κατέβαλε.
Εναλλακτικά, μια εταιρεία μπορεί να κάνει πληρωμές σε πωλητές ή υπαλλήλους που δεν υπάρχουν. Ο Charkatz δηλώνει ότι αυτό το είδος απάτης είναι πιο δύσκολο να εντοπιστεί σε μεγάλες επιχειρήσεις που απασχολούν εκατοντάδες ανθρώπους και συμβόλαιο με αρκετούς πωλητές. Ωστόσο, ο έλεγχος των παραγγελιών αγοράς και των αιτήσεων πληρωμής έναντι ενός τρέχοντος καταλόγου απασχολούμενων ατόμων και συμβεβλημένων προμηθευτών μπορεί να βοηθήσει στον εντοπισμό και την πρόληψη της απάτης σε ένα λογιστικό σύστημα.
