Οι επαγγελματίες, όπως οι λογιστές και οι δικηγόροι, συχνά γράφουν επιστολές σε πελάτες σχετικά με σημαντικά επιχειρηματικά θέματα. Η επιχείρηση πρέπει να ακολουθήσει ορισμένες διαδικασίες για να παράγει σαφείς και αποτελεσματικές επιστολές πελατών. Οι επαγγελματίες γράφουν επιστολές πελατών για πολλούς σκοπούς, στους οποίους συμπεριλαμβάνεται η υποδοχή ενός νέου πελάτη, η συζήτηση ενός επιχειρησιακού θέματος ή η παροχή συμβουλών. Γράψτε μια επιστολή πελάτη επαγγελματικά και καθιστούν εύκολη την ανάγνωση, με σαφή σκοπό που ο αναγνώστης θα καταλάβει.
Χρησιμοποιήστε το επιστολόχαρτο. Οι περισσότερες επαγγελματικές επιχειρήσεις χρησιμοποιούν επιστολόχαρτα για όλες τις επιστολές, συμπεριλαμβανομένων εκείνων στους πελάτες. Το επιστολόχαρτο περιέχει το όνομα της επιχείρησης, τη διεύθυνση και τον αριθμό τηλεφώνου.
Συστήνω την επιστολή. Όταν γράφετε ένα γράμμα σε έναν πελάτη, γράψτε το απευθείας στο άτομο αναφέροντας το όνομα του ατόμου. Μπορεί να ξεκινήσει με τη λέξη "Αγαπητέ" ακολουθούμενη από το όνομα του ατόμου ή τη λέξη "Προς". Περιλάβετε μια ημερομηνία στο επάνω μέρος της επιστολής.
Ξεκινήστε την επιστολή με μια σύντομη εισαγωγή. Κρατήστε την εισαγωγή ευχάριστη και συνομιλητική. Ευχαριστήστε τον πελάτη για τη χρήση της επιχείρησής σας και υποδείξτε τον λόγο για την επιστολή.
Αναπτύξτε το σώμα της επιστολής. Αυτό το μέρος της επιστολής περιέχει τις πληροφορίες για το σκοπό της επιστολής. Μπορεί να περιέχει συμβουλές ή άλλες πληροφορίες σχετικές με τον πελάτη.
Αποφύγετε να χρησιμοποιήσετε όρους που θα καταλάβαινε μόνο ένας επαγγελματίας στον συγκεκριμένο τομέα. Οι δικηγόροι και οι λογιστές συχνά χρησιμοποιούν όρους συγκεκριμένους στον τομέα τους, αλλά μπορεί να μην είναι εξοικειωμένοι με τους πελάτες. Επιλέξτε λέξεις που είναι σαφείς σε οποιοδήποτε άτομο, ανεξάρτητα από το φόντο.
Ζητήστε από τον πελάτη να σας καλέσει με ερωτήσεις. Μια πρόσκληση για επικοινωνία με την επιχείρηση για πρόσθετη βοήθεια και πληροφορίες είναι ένα τυποποιημένο μέρος όλων των επιστολών πελατών.
Υπογράψτε την επιστολή. Συμπεριλάβετε την υπογραφή σας στο κάτω μέρος της επιστολής και στείλετε το έγγραφο στον πελάτη σας.
