Η ικανότητά σας να επικοινωνείτε αποτελεσματικά θα επηρεάσει άμεσα την επιτυχία σας στην εργασία. Είναι σημαντικό να γνωρίζετε πώς να γράφετε και να στέλνετε αλληλογραφία που είναι συνοπτική και κατανοητή. Το επιχειρησιακό σημείωμα είναι ένα σύντομο έγγραφο που απευθύνεται σε μια συγκεκριμένη ομάδα ανθρώπων και επικεντρώνεται σε συγκεκριμένο σκοπό. Ένα καλά γραπτό σημείωμα θα σας βοηθήσει να επικοινωνείτε αποτελεσματικά και να επιτύχετε αποτελέσματα. Εκτός από το σωστό γράψιμο, είναι σημαντικό να βεβαιωθείτε ότι το σημείωμα σας έχει σταλεί σωστά, στους ανθρώπους που πρέπει να το διαβάσουν περισσότερο.
Δημιουργώντας τη σημείωσή σας
Σκεφτείτε το ακροατήριό σας. Πριν αρχίσετε να συνθέτετε το σημείωμά σας, εξετάστε το επίπεδο εκπαίδευσης και την εμπειρία των ανθρώπων με τους οποίους επικοινωνείτε. Επίσης, λάβετε υπόψη τις ανάγκες των παραληπτών σας. Ορισμένα άτομα μπορεί να χρειάζονται πιο λεπτομερείς οδηγίες και συγκεκριμένες, καθιερωμένες οδηγίες, ενώ άλλες μπορούν να παρέχουν ένα πολύ γενικό κομμάτι πληροφοριών και στη συνέχεια να αναλάβουν πρωτοβουλία από μόνοι τους.
Χρησιμοποιήστε σωστή μορφοποίηση κεφαλίδας. Στη γραμμή "Ημερομηνία", χρησιμοποιήστε τυπικές συντομεύσεις. Για το "Για", θα πρέπει να αναφέρετε κάθε άτομο που θα λάβει το σημείωμα με το όνομα. Μην χρησιμοποιείτε ψευδώνυμα. Χρησιμοποιήστε τα ονόματα και τα επώνυμα και τα βάζετε στην τάξη αλφαβητικά ή κατά θέση μέσα στην εταιρεία. Για τη γραμμή "Από", χρησιμοποιήστε το επώνυμό σας, καθώς και το τμήμα στο οποίο βρίσκεστε, εάν υπάρχει.
Επιλέξτε μια γραμμή θέματος που είναι συγκεκριμένη και ενημερωτική. Συχνά, οι άνθρωποι στέλνουν σημειώματα με υποκείμενες γραμμές που είναι ασαφείς και γενικές. Μια συγκεκριμένη και συνοπτική θα δώσει στους αποδέκτες μια πολύ καλύτερη εικόνα για το τι αναφέρεται το σημείωμα. Για παράδειγμα, μια γενική θεματική ενότητα θα έγραφε "Συνάντηση", αλλά μια συγκεκριμένη γραμμή θέματος θα μπορούσε να πει, "Παρουσίαση ομάδας πωλήσεων για τη συνεδρίαση της Παρασκευής."
Ανοίξτε με τις λεπτομέρειες. Μην χάσετε χρόνο με chat-chat ή φόντο. Το πρώτο μέρος του σημειώματός σας θα πρέπει να λέει ακριβώς τι χρειάζεστε. Χρησιμοποιώντας το παραπάνω παράδειγμα της παρουσίασης της ομάδας πωλήσεων, μπορείτε να το ανοίξετε: "Κατά την συνάντηση της Παρασκευής, η ομάδα πωλήσεων θα παρουσιάσει ένα slide show με στοιχεία πληρωτέα για το πρώτο τρίμηνο".
Γράψτε το σημείωμά σας, αποφεύγοντας την παθητική φωνή. Ένα σημείωμα έχει σχεδιαστεί για να μοιραστεί πληροφορίες και να ζητήσει βοήθεια, έτσι πρέπει να χρησιμοποιήσετε μια ενεργή φωνή. Στη γραμματική και τη γραφή, η ενεργή φωνή σημαίνει ότι το θέμα μιας φράσης είναι ενεργό - να κάνει ή να είναι κάτι - αντί να έχουν άλλα πράγματα να συμβούν σε αυτά. Η ενεργή φωνή θα διαβάσει ως εξής: "Η ομάδα πωλήσεων θα παρουσιάσει μια παρουσίαση." Μια παθητική προσέγγιση θα διατυπωθεί ως εξής: "Θα θέλαμε η ομάδα πωλήσεων να εξετάσει μια παρουσίαση παρουσίασης."
Γράψτε ένα συμπέρασμα. Το συμπέρασμά σας δεν πρέπει να είναι περίπλοκο, αλλά πρέπει να συνοψίζει τα βασικά σημεία που αναφέρονται στο ίδιο το σημείωμα.
Επεξεργαστείτε την εργασία σας. Λίγα πράγματα είναι τόσο ενοχλητικά όσο στέλνετε ένα επιχειρησιακό υπόμνημα και συνειδητοποιείτε ότι μετά από αυτό έχετε αφήσει ένα γιγαντιαίο ορθογραφικό λάθος στη μέση του. Επαλείψτε το σημείωμά σας πριν το στείλετε και, εκτός από τις διορθώσεις, αποφύγετε τις περιττές λέξεις. Κρατήστε τη σημείωσή σας σύντομη.
Στείλτε το σημείωμά σας
Στείλτε το σημείωμά σας. Αν το στέλνετε μέσω αλληλογραφίας, βεβαιωθείτε ότι κάθε άτομο που απευθύνεται στο σημείωμα έχει το δικό του αντίγραφο. Κανείς δεν πρέπει ποτέ να μοιραστεί ένα σημείωμα με τον τύπο στην επόμενη καμπίνα.
Χρησιμοποιήστε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εάν είναι μια επιλογή. Ένα σημείωμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα πρέπει να αποστέλλεται σε όλους ταυτόχρονα, αλλά μπορεί να θέλετε να τυφλήσετε αντίγραφο μερικών παραληπτών. Αν στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη σημείωσή σας, τοποθετήστε το θέμα του σημειώματος στη γραμμή θέματος της κεφαλίδας του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μην χρησιμοποιείτε χαριτωμένες ή πολύχρωμες γραμματοσειρές, εικόνες ή άλλα πρόσθετα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Συνέχεια μετά την αποστολή του σημειώματος σας. Εάν υπάρχει μια προθεσμία που αναφέρεται στο σημείωμα, βεβαιωθείτε ότι ελέγχετε αργότερα με τους παραλήπτες.
Συμβουλές
-
Βεβαιωθείτε ότι το σημείωμα σας ακολουθεί οποιεσδήποτε οδηγίες της εταιρείας σχετικά με τα σημεία των κουκκίδων, την απόσταση των παραγράφων κλπ.
Προειδοποίηση
Αν χρησιμοποιείτε ηλεκτρονικό ταχυδρομείο για να στείλετε ένα σημείωμα, κάντε διπλό έλεγχο πριν πατήσετε το πλήκτρο "Αποστολή". Θα θελήσετε να είστε προσεκτικοί σχετικά με το ποιος λαμβάνει ιδιόκτητες ή εμπιστευτικές πληροφορίες μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
