Η επικοινωνία στο χώρο εργασίας είναι απαραίτητη για την ομαδική εργασία. Όχι μόνο δημιουργεί και διατηρεί σχέσεις, αλλά η επικοινωνία στο χώρο εργασίας διευκολύνει επίσης την καινοτομία. Οι εργαζόμενοι που αισθάνονται άνετα για την επικοινωνία τείνουν να έχουν ιδέες αποδεκτές με εξαιρετικό ρυθμό. Χωρίς επικοινωνία στο χώρο εργασίας, θα υπάρξουν αρκετά προβλήματα.
Το πρώτο πρόβλημα: η έλλειψη προτύπων
Όταν τα προβλήματα επικοινωνίας στο χώρο εργασίας χαμηλότερα πρότυπα, είναι συνήθως επειδή δεν είστε συνεπής για το πώς και πότε οι υπάλληλοι επικοινωνούν. Είναι καλή ιδέα να θεσπιστεί μια πολιτική επικοινωνίας για την τυποποίηση των μεθόδων επικοινωνίας με τους συναδέλφους και τους πελάτες. Αποφύγετε να βασίζεστε υπερβολικά σε έναν τύπο επικοινωνίας. Για παράδειγμα, η χρήση μόνο λεκτικής επικοινωνίας καθιστά δύσκολη την παρακολούθηση συνομιλιών και πληροφοριών.
Δεύτερο πρόβλημα: εμπόδια επικοινωνίας
Οι διαφορές στο υπόβαθρο ή την εμπειρία προκαλούν φραγμούς μεταξύ ορισμένων εργαζομένων. Χωρίς κάποια κοινή βάση, οι εργαζόμενοι μπορεί να βρουν σχετικά με ή να καταλάβουν τι είναι δύσκολο για άλλα μέλη του προσωπικού. Οι πολιτισμικές διαφορές μπορεί επίσης να προκαλέσουν δυσκολίες στις μη λεκτικές επικοινωνίες, προκαλώντας μεικτά μηνύματα.
Το τρίτο πρόβλημα: Ανάμειξη εργασιών και προσωπικές επικοινωνίες
Μερικοί υπάλληλοι τείνουν να αναμιγνύουν προσωπικές ζωές στις επικοινωνίες στο χώρο εργασίας. Οι προσωπικές επικοινωνίες μειώνουν τον επαγγελματισμό στο γραφείο, γεγονός που μερικές φορές οδηγεί σε κουτσομπολιό στο χώρο εργασίας, οδηγώντας σε μειωμένο ηθικό ή ακόμα και κατηγορίες για παρενόχληση.
Το τέταρτο πρόβλημα: Εσφαλμένες ερμηνείες και υποθέσεις
Η επικοινωνία είναι ανοικτή σε ερμηνεία και μερικές φορές ερμηνεύεται εσφαλμένα. Οι άνθρωποι συχνά κάνουν υποθέσεις με βάση τις πληροφορίες που ακούν ή διαβάζουν, είτε το ακούν είτε το διαβάζουν σωστά. Τα μη λεκτικά λόγια οδηγούν επίσης τους ανθρώπους να κάνουν υποθέσεις που μπορούν να εμποδίσουν την επικοινωνία. Για παράδειγμα, ένας υπάλληλος που αποφεύγει την επαφή με τα μάτια μπορεί να αναγκάσει τους άλλους να υποθέσουν ότι κρύβει κάτι όταν μπορεί να αισθάνεται απλά κατώτερος ή ντροπαλός.
Πρόβλημα Πέντε: Κακές δεξιότητες ακρόασης
Η ανταλλαγή πληροφοριών είναι μόνο μέρος της διαδικασίας επικοινωνίας. Οι ισχυρές δεξιότητες ακρόασης είναι απαραίτητες για την αποτελεσματική επικοινωνία και κατανόηση του κοινού μηνύματος. Οι εργαζόμενοι που δεν ακούνε ή που δεν ξέρουν πώς να ακούνε ενεργά τους συναδέλφους τους είναι πιθανό να χάσουν πληροφορίες ή να μην ξέρουν τι συμβαίνει.
Πρόβλημα έξι: Έλλειψη πραγματικής επικοινωνίας
Η πραγματική επικοινωνία είναι απαραίτητη για την αποτελεσματική επικοινωνία στο χώρο εργασίας. Εάν οι υπάλληλοι κοινοποιήσουν ψευδείς πληροφορίες ή μοιράζονται πληροφορίες που δεν είναι σίγουρες, ενδέχεται να προκαλέσουν καθυστερήσεις στην ολοκλήρωση των εργασιών. Οι διαχειριστές που μοιράζονται ψευδείς πληροφορίες ή ανταλλάσσουν πληροφορίες χωρίς να την επαληθεύσουν πρώτα, είναι πιθανό να αναστατώσουν τους υπαλλήλους.
Επίπεδο 7: Αδυναμία διασποράς επικοινωνιών
Η διάχυση των επικοινωνιών στο χώρο εργασίας συχνά βασίζεται σε μια αλυσίδα εργαζομένων που μοιράζονται τις πληροφορίες με άλλους. Σε ορισμένες περιπτώσεις, διακόπτεται η αναμετάδοση πληροφοριών, αφήνοντας ορισμένους υπαλλήλους εκτός του βρόχου. Η διακοπή της επικοινωνίας μπορεί να οδηγήσει σε σπατάλη χρόνου, χαμένες συναντήσεις, διπλές εργασίες ή άλλες διαταραχές της ροής εργασίας.
Πρόβλημα Οκτώ: Προβληματισμοί για την προστασία της ιδιωτικής ζωής
Η πολύ μικρή επικοινωνία είναι στην πραγματικότητα ιδιωτική, ειδικά σε περιβάλλον εργασίας. Η λεκτική επικοινωνία γίνεται εύκολα αντιληπτή από άλλους στο γραφείο. Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τα άμεσα μηνύματα στον υπολογιστή είναι ευαίσθητα σε hacking. Άλλοι υπάλληλοι μπορούν να διαβάσουν τον ώμο σας και να δουν εμπιστευτικές επικοινωνίες. Διαρροή εμπιστευτικών πληροφοριών δημιουργεί πρόβλημα ευθύνης και μπορεί να βλάψει τις επιχειρήσεις.
Πρόβλημα Εννέα: Αρνητικές στάσεις
Οι αρνητικές συμπεριφορές παρεμποδίζουν τη διαδικασία επικοινωνίας στο χώρο εργασίας. Σε ορισμένες περιπτώσεις, δύο υπάλληλοι μπορεί να μη θέλουν το ένα το άλλο ή να μη νοιάζονται, δημιουργώντας ένα τείχος μεταξύ των δύο όταν προσπαθούν να επικοινωνήσουν. Άλλοι εργαζόμενοι λαμβάνουν απλώς μια αδιάφορη στάση απέναντι στην εργασία γενικά, προκαλώντας τους να μην νοιάζονται για το τι λέγεται κατά την κανονική επικοινωνία στο χώρο εργασίας.
Το δέκατο πρόβλημα: Έλλειψη παρακολούθησης
Μόλις οι πληροφορίες διασκορπιστούν στο περιβάλλον γραφείου, πραγματοποιούνται συγκεκριμένες ενέργειες με βάση τις επικοινωνίες. Για παράδειγμα, μετά από μια συνάντηση για να συζητήσετε την κατεύθυνση ενός έργου, οι συμμετέχοντες πιθανόν πρέπει να ολοκληρώσουν τα καθήκοντα με βάση αυτά που συζητήσατε στη συνάντηση. Αν η επικοινωνία δεν αφήνει στους υπαλλήλους σαφή αίσθηση για το πώς να ακολουθήσουν με ενέργειες, είναι πιθανό να δείτε μια διακοπή και ημιτελή εργασία.
