Υπάρχουν συγκεκριμένα πράγματα που μπορείτε να επικοινωνήσετε με άλλους ανθρώπους στον χώρο της επιχείρησής σας χρησιμοποιώντας τη διανομή μηνυμάτων. Ένα σημείωμα επικοινωνεί γενικά με κάτι σημαντικό για τους συναδέλφους και συνήθως διανέμεται τουλάχιστον σε ένα άτομο εντός της εταιρείας. Ένα σημείωμα μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για να ενημερώσει ο καθένας για κάτι επείγον, όπως τα χαμένα αρχεία. Τα χαμένα αρχεία μπορούν να επηρεάσουν τη λειτουργία της επιχείρησης και οι εργαζόμενοι πρέπει να ενημερωθούν για το πρόβλημα και πώς μπορούν να βοηθήσουν το συντομότερο δυνατόν.
Συμπληρώστε την κεφαλίδα για τη σημείωση σχετικά με τα χαμένα αρχεία. Αυτό περιλαμβάνει μια γραμμή για την ημερομηνία, το θέμα, ποιος είναι το σημείωμα και ποιος είναι από. Αυτές οι γραμμές έχουν την ένδειξη "Ημερομηνία", "Θέμα", "Προς" και "Από". Το θέμα θα πρέπει να λέει τουλάχιστον "Απώλεια αρχείων", αλλά μπορεί επίσης να περιγράψει τα αρχεία που έχουν χαθεί.
Εξηγήστε το θέμα σύντομα στην πρώτη παράγραφο ακριβώς κάτω από την κεφαλίδα. Αυτό πρέπει σίγουρα να περιλαμβάνει τα αρχεία που χάνονται, όπως τα αρχεία για έναν συγκεκριμένο πελάτη ή ένα έργο. Μπορεί επίσης να περιλαμβάνει τον τρόπο με τον οποίο πιστεύετε ότι τα αρχεία χάθηκαν, πού ήταν και πόσο επείγον είναι να τα βρείτε.
Περιγράψτε περισσότερα για το πρόβλημα στην επόμενη ενότητα. Βρείτε λεπτομερέστερα τα χαμένα αρχεία σε αυτό το σημείο. Μπορείτε να δώσετε λεπτομέρειες σχετικά με τον πελάτη ή το έργο στα οποία βρίσκονται τα αρχεία ή για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο τα αρχεία μπορούν να αναζητηθούν από τους υπαλλήλους. Σε αυτό το σημείο, δώστε μια συγκεκριμένη ημερομηνία που θα πρέπει να βρεθούν τα αρχεία.
Ενημερώστε τους αποδέκτες του σημειώματος ακριβώς τι θέλετε να κάνουν στο τελικό τμήμα. Αυτό θα πρέπει να είναι συγκεκριμένα στοιχεία ενέργειας, όπως η αναζήτηση στη βάση δεδομένων X ή η αναζήτηση σε όλα τα προσωπικά σας αρχεία σε περίπτωση που αποθηκεύσετε τα χαμένα αρχεία στον υπολογιστή της εταιρείας σας ή στους δίσκους flash. Επαναλάβετε την ημερομηνία κατά την οποία θα πρέπει να βρεθούν τα αρχεία.
Επαναλάβετε την επισήμανση. Βεβαιωθείτε ότι δεν συμπεριλάβατε ευαίσθητες πληροφορίες σχετικά με τα αρχεία που δεν πρέπει να έχουν γραπτό αρχείο. Επίσης, βεβαιωθείτε ότι έχετε διατυπώσει τη σημασία της σαφούς εύρεσης των χαμένων αρχείων.
