Όποιος ασκεί μια επιχείρηση αντιμετώπισε την πρόκληση να διασφαλίσει ότι οι εργαζόμενοι θα κάνουν τα κατάλληλα βήματα για να ολοκληρώσουν τη δουλειά τους. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για εταιρείες που παράγουν προϊόντα ή παρέχουν υπηρεσίες, κυβερνητικές υπηρεσίες που πρέπει να επιβάλλουν κανονισμούς και οργανισμούς, όπως τα νοσοκομεία που είναι επιφορτισμένα με την υγεία των ασθενών. Πώς αντιμετωπίζουν αυτές οι ανησυχίες για να διασφαλίσουν ότι οι εργαζόμενοι ακολουθούν τα σωστά βήματα; Γράφουν ποιοτικές διαδικασίες που καθορίζουν τον ρόλο κάθε υπαλλήλου στη βελτίωση της συνολικής απόδοσης.
Ξεκινήστε κατανοώντας τη διαφορά μεταξύ εσωτερικής και εξωτερικής ποιότητας. Η εσωτερική ποιότητα αναφέρεται στις προσπάθειες μιας επιχείρησης να βελτιώσει τις εσωτερικές λειτουργίες της, όπως η βελτίωση της διαχείρισης και της απόδοσης των εργαζομένων. Η εξωτερική ποιότητα αναφέρεται στις προσπάθειες μιας εταιρείας να διατηρήσει υψηλά επίπεδα ικανοποίησης του πελάτη.
Εστίαση στις διαδικασίες γραφής για τη βελτίωση της εσωτερικής ποιότητας. Υπογραμμίστε ότι πρέπει να συμμετέχετε όλοι στην εταιρεία, από το προσωπικό υποστήριξης έως τους ανώτερους διευθυντές. Ωστόσο, να θυμάστε ότι αν δείξετε ένα πραγματικό ενδιαφέρον για τις απαντήσεις των εργαζομένων σε νέες διαδικασίες, είναι πιθανό να εμπνεύσετε την εμπλοκή των εργαζομένων, η οποία καταλήγει να ενισχύσει το ηθικό.
Συμβουλευτείτε τον Διεθνή Οργανισμό Τυποποίησης (ISO), ο οποίος έχει δημοσιεύσει εγχειρίδια ποιότητας για χρήση από κατασκευαστές και παρόχους υπηρεσιών. Σύμφωνα με την Praxiom Research Group Limited, η οποία ερμηνεύει τα πρότυπα ISO για το ευρύ κοινό, το πρότυπο ISO 9004 υποδηλώνει ότι οι εταιρείες "δημιουργούν ένα κοινωνικοπολιτιστικό περιβάλλον που υποστηρίζει τη βελτίωση". Αυτό σημαίνει ότι οι διαχειριστές πρέπει να σέβονται το προσωπικό υποστήριξης, να μοιράζονται εταιρικές πληροφορίες με τους υπαλλήλους και οι εποπτικές αρχές να μπορούν να ενθαρρύνουν τους υπαλλήλους να εργάζονται καλύτερα καθορίζοντας το σωστό παράδειγμα.
Ανάπτυξη συστήματος για τη μέτρηση της βελτίωσης της ποιοτικής διαδικασίας. Για άλλη μια φορά, το πρότυπο ISO 9004 συνιστά στις εταιρείες να μάθουν πώς να μετρήσουν την ικανοποίηση των πελατών και την επαγγελματική εξέλιξη των εργαζομένων - τα βασικά συστατικά ενός συνολικού συστήματος διαχείρισης ποιότητας.
Εξετάστε τις προτάσεις της GMP, ενός παγκόσμιου ηγέτη σε καλές πρακτικές παρασκευής, σε εταιρείες που επιδιώκουν να γράψουν διαδικασίες ποιότητας. Το GMP υποδεικνύει ότι οι διαχειριστές καταλαβαίνουν κάθε εργασία πριν γράψουν τις διαδικασίες γι 'αυτό. Θα πρέπει να απαριθμήσουν τα βασικά βήματα που πρέπει να ακολουθούν οι εργαζόμενοι κατά την εκτέλεση των συγκεκριμένων εργασιών τους.
Γράψτε τις διαδικασίες ποιότητας στην καθημερινή γλώσσα. Σύμφωνα με το GMP, "Μπορείτε να αυξήσετε την αναγνωσιμότητα της διαδικασίας χρησιμοποιώντας σύντομες, απλές προτάσεις".
Μάθετε πώς να συσκευάζετε τις διαδικασίες έτσι ώστε οι εργαζόμενοι να τους δίνουν προσοχή. Για παράδειγμα, η GMP σας προτείνει να κάνετε επιπλέον βήματα για να σχεδιάσετε σελίδες με εντυπωσιακές εικόνες, πίνακες περιεχομένου, δείκτες και ελκυστικά οπτικά.
Χρησιμοποιήστε φωτογραφίες στα εγχειρίδια ή στις οδηγίες της ποιοτικής διαδικασίας. Όχι μόνο οι εικόνες μπορούν να καταστήσουν τις οδηγίες σας πιο κατανοητές, αλλά μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να δώσουν έμφαση σε σημαντικά σημεία ή να προκαλέσουν με άλλο τρόπο το ενδιαφέρον των εργαζομένων.
