Εάν η εταιρεία σας έχει περισσότερους από έναν εργαζόμενους και οι εργαζόμενοι αυτοί ταξιδεύουν ή κάνουν αγορές για την εταιρεία στις προσωπικές πιστωτικές κάρτες τους, χρειάζεστε μια πολιτική επιστροφής των πιστωτικών καρτών.Οι πολιτικές επιστροφής των πιστωτικών καρτών σας επιτρέπουν να καθορίσετε ποια έξοδα θα επιστραφούν, να ορίσετε ένα ανώτατο όριο στις δαπάνες και να ενημερώσετε τους υπαλλήλους για τον τρόπο με τον οποίο λειτουργεί η διαδικασία επιστροφής χρημάτων.
Προσδιορίστε εάν απαιτείται προ-έγκριση
Η επιστροφή των δαπανών της πιστωτικής κάρτας των εργαζομένων μπορεί να είναι ένας εφιάλτης στον προϋπολογισμό, εάν οι ανθρώπινοι πόροι και η λογιστική δεν έχουν ιδέα για το είδος των τελών που περιμένουν. Η απαίτηση προηγούμενης έγκρισης για ορισμένες ή όλες τις δαπάνες της πιστωτικής κάρτας μπορεί να εξαλείψει την επιδείνωση της αυτοκόλλητης ετικέτας κατά τη σύγκριση των τελών επιστροφής των πιστωτικών καρτών. Τα έντυπα εξουσιοδότησης ταξιδιών ή εξόδων και οι εντολές αγοράς μπορούν να βοηθήσουν τους διαχειριστές να σταματήσουν τις μη εξουσιοδοτημένες δαπάνες, βοηθώντας ταυτόχρονα τους ανθρώπινους πόρους και τη λογιστική να πάρουν μια ιδέα για το κόστος που θα επιστραφούν.
Ορίστε όρια δαπανών
Η κάλυψη των επιστροφών μέσω πιστωτικών καρτών με τον καθορισμό ορίων για τις δαπάνες είναι ένας άλλος τρόπος με τον οποίο οι πολιτικές επιστροφής των πιστωτικών καρτών μπορούν να βοηθήσουν στην αποτροπή των προβλημάτων του προϋπολογισμού. Ο καθορισμός ορίων δαπανών για τα γεύματα, τα ξενοδοχεία και η ψυχαγωγία θα διατηρήσουν τις αποζημιώσεις ταξιδιού υπό επιταγή, ενώ οι επιστροφές για υπηρεσίες ή υλικά θα πρέπει να ελέγχονται μέσω εντολών αγοράς ή προαίρεσης. Οι τυποποιημένες αποζημιώσεις για γεύματα, για παράδειγμα, μπορούν να εξαλείψουν την ανάγκη των υπαλλήλων να μετατρέψουν τα έσοδά τους και είναι χρήσιμες για οργανισμούς που επεξεργάζονται μεγάλες ποσότητες επιστροφών.
Καθορίστε ποια έξοδα θα επιστραφούν
Οποιαδήποτε πολιτική αποζημίωσης πιστωτικών καρτών θα πρέπει να καθορίζει με σαφήνεια ποιες δαπάνες θα επιστραφούν. Ενώ τα έξοδα για τρόφιμα, ταξίδια και στέγαση είναι τα τυποποιημένα έξοδα επιστροφής, η εταιρική κουλτούρα μπορεί να υπαγορεύει άλλες δαπάνες που υπόκεινται σε επιστροφή, όπως δαπάνες για ψυχαγωγία πελατών, συμπεριλαμβανομένου ή αποκλεισμού αλκοολούχων ποτών και πλυντηρίου για εκτεταμένα επαγγελματικά ταξίδια. Η πολιτική σας θα πρέπει να ορίζει ποιο κόστος μπορεί να επιστραφεί και πότε, προκειμένου να αποφευχθεί η κατάχρηση εξόδων των εργαζομένων.
Καθορίστε τι χρειάζεται για να αποδειχθεί η επιστροφή χρημάτων
Η επιστροφή των χρεώσεων των πιστωτικών καρτών των εργαζομένων μπορεί γρήγορα να καταστεί προβληματική για τους λογαριασμούς και τους ανθρώπινους πόρους, εάν η πολιτική αποζημίωσης δεν καθορίζει ποια τεκμηρίωση απαιτείται. Ενώ ορισμένες εταιρείες βασίζονται σε ατομικές αποδείξεις, άλλοι χρησιμοποιούν αποστολές μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή σχολιασμένα αντίγραφα των δηλώσεων πιστωτικών καρτών ή καθορίζουν πρότυπα αποζημιώσεις για τα περισσότερα επιστρεπτέα έξοδα για να αποφευχθεί η υπερβολική γραφειοκρατία συνολικά. Ο όγκος των επιστροφών που ασχολείται με την εταιρεία σας θα πρέπει να υπαγορεύει την πολιτική σας.
