Πολλές επιχειρήσεις, τόσο μεγάλες όσο και μικρές, χρησιμοποιούν πιστωτικές κάρτες που εκδίδονται από την εταιρεία ως τρόπος για τους εργαζόμενους να ολοκληρώνουν μικρές αγορές ή να πληρώνουν για άλλα έξοδα που σχετίζονται με τις επιχειρήσεις. Προκειμένου να μειωθεί η πιθανότητα κακής χρήσης, θα πρέπει να κοινοποιούνται σαφώς καθορισμένες πολιτικές για τη χρήση της κάρτας στους υπαλλήλους και τους προϊσταμένους τους. Αυτές οι πολιτικές θα πρέπει να αντιμετωπίζουν θέματα όπως η κατάλληλη χρήση, η ασφάλεια, οι περιορισμοί και οι διαδικασίες επανεξέτασης.
Καθήκοντα κατόχου κάρτας
Οι υπάλληλοι που επιλέγονται να λαμβάνουν επαγγελματικές πιστωτικές κάρτες θα πρέπει να θεωρούνται υπεύθυνοι για την ασφάλεια της κάρτας, καθώς και για την προστασία της ιδιωτικής ζωής των πληροφοριών που σχετίζονται με την εταιρεία. Αυτή η ευθύνη θα πρέπει να περιλαμβάνει τη διατήρηση της κάρτας σε ασφαλή τοποθεσία, την προστασία του προσωπικού αριθμού αναγνώρισης της κάρτας και την εξέταση των δηλώσεων για δόλια δραστηριότητα. Οι πιστωτικές κάρτες της εταιρείας δεν πρέπει ποτέ να χρησιμοποιούνται από οποιονδήποτε άλλο εκτός από τον κάτοχο της κάρτας. Οι χαμένες ή κλεμμένες κάρτες θα πρέπει να αναφέρονται στον εκδότη της κάρτας και στην εταιρεία το συντομότερο δυνατό.
Όρια δαπανών
Οι πιστωτικές κάρτες της εταιρείας πρέπει να περιλαμβάνουν όρια δαπανών σύμφωνα με τις αναμενόμενες ανάγκες του εργαζομένου. Αυτά τα όρια πρέπει να κοινοποιούνται στον εργαζόμενο κατά την έκδοση και να τηρούνται αυστηρά. Οι εργαζόμενοι θα πρέπει να διασφαλίζουν ότι η χρήση δεν υπερβαίνει αυτό το όριο ή ότι επιβάλλουν ποινές ή τέλη υπέρβασης ορίων. Οι πιστωτικές κάρτες της εταιρείας δεν θα πρέπει ποτέ να χρησιμοποιούνται για προκαταβολές μετρητών.
Αναφορά χρήσης
Οι υπάλληλοι θα πρέπει να θεωρούνται υπεύθυνοι για τις τακτικές αναφορές χρήσης στον καθορισμένο επόπτη.Αυτές οι αναφορές πρέπει να περιλαμβάνουν λεπτομερή επεξήγηση των επιμέρους χρεώσεων, των αρχικών εισπράξεων και των κατάλληλων λογιστικών κωδικών της εταιρείας. Αυτές οι πληροφορίες πρέπει να επισυνάπτονται στην ισχύουσα μηνιαία δήλωση και να υποβάλλονται με αρκετό χρόνο για να αποφευχθούν τα τέλη καθυστερημένης πληρωμής.
Προσωπική χρήση
Εάν δεν συμπεριληφθεί ως μέρος πακέτου αποζημίωσης των εργαζομένων, δεν επιτρέπεται η προσωπική χρήση πιστωτικής κάρτας εταιρείας. Η προσωπική χρήση θα πρέπει να ορίζεται ως οποιεσδήποτε χρεώσεις που δεν σχετίζονται άμεσα με τη λειτουργία της επιχείρησης ή συναφή έξοδα. Η προσωπική χρήση σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης θα πρέπει να απαιτεί πρόσθετες εξηγήσεις και άμεση αποπληρωμή στην εταιρεία.
Αναθεώρηση χρήσης
Η αναθεώρηση της χρήσης της πιστωτικής κάρτας των εργαζομένων θα πρέπει να γίνεται σε τακτική βάση. Αυτή η αναθεώρηση θα πρέπει να διεξάγεται τόσο από τον άμεσο επιβλέποντα εργαζόμενο όσο και από ένα μέλος του τμήματος λογιστικής των επιχειρήσεων. Ο υπεύθυνος εποπτείας του υπαλλήλου θα πρέπει να θεωρείται υπεύθυνος για τον προσδιορισμό της χρήσης ως εφαρμόσιμου και κατάλληλου για τις εργασιακές ευθύνες του υπαλλήλου. Η λογιστική υπηρεσία θα πρέπει να διασφαλίζει ότι οι πληρωμές και οι πιστώσεις υποβάλλονται σε σωστή επεξεργασία και δεν έχουν σημειωθεί υπέρβαση των ορίων χρήσης.
