Εάν είστε πιασμένοι στο τηλέφωνο με ένα συνωστισμένο συνάδελφο ή πελάτη, τι θα έπρεπε να ήταν μια γρήγορη, απλή τηλεφωνική κλήση μπορεί να πάρει ένα μεγάλο κομμάτι από την ημέρα σας. Αντί να προσπαθείτε να κάνετε πολλαπλούς στόχους ενώ ο καλών επισκέπτεται, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε μερικές τακτικές τεχνικές για να τερματίσετε την κλήση όσο το δυνατόν γρηγορότερα, χωρίς να θυσιάζετε την ευγένεια ή την απόκλιση από τη βασική εθιμοτυπία. Αφού φροντίσετε την επιχείρηση, μπορείτε να κάνετε μια χαριτωμένη και ευγενική έξοδο από την κλήση.
Εστίαση στο θέμα στο χέρι. Κρατήστε τη συζήτηση επικεντρωμένη στο σκοπό της κλήσης και αποφύγετε να παρασυρθείτε σε μικρές συζητήσεις. Αν το πρόσωπο με το οποίο μιλάτε αρχίζει να παραβλέπει ένα μη σχετικό θέμα, τον κατευθύνετε απαλά προς τα πιο σημαντικά θέματα. Μη φοβάστε να είστε μπροστά όταν το κάνετε αυτό. Αν ο άνθρωπος που μιλάτε μετατοπίζεται σε ένα άλλο θέμα, επαναφέρετε λέγοντας, "Αλλά για …" και αναφέρετε πάλι το κύριο σημείο. Αυτό θα επιτρέψει στον καλούντα να γνωρίζει ότι το θέμα στο χέρι είναι το πιο σημαντικό πράγμα. Αναφέρετε επίσης ότι "δεν θέλετε να καταλάβετε πολύ χρόνο". Αυτός είναι ένας αυστηρός αλλά ευγενικός τρόπος να κρατηθεί ένα τηλεφώνημα σε καλό δρόμο.
Ρωτήστε κλειστά ερωτήματα, ώστε να μην υπάρχει παρασύρεται από το κύριο θέμα. Αντί να ρωτήσετε ποιος είναι ο κατάλληλος χρόνος για να συναντήσετε, ρωτήστε: "Θα είμαι η κατάλληλη στιγμή για να συναντηθώ;" Οι κλειστές ερωτήσεις θα έχουν μόνο έναν καθορισμένο αριθμό απαντήσεων, δύο έως τρία το πολύ και αυτό θα κρατήσει τη συζήτηση συγκεκριμένη στο υποκείμενο θέμα.
Συγκεντρώστε το τηλεφώνημα για να βεβαιωθείτε ότι έχετε φροντίσει τα πάντα. Επαναλάβετε ξανά το ζήτημα και τον τρόπο χειρισμού του. Μια γρήγορη, "Θα τραβήξω αυτές τις πληροφορίες και θα έχω μια αναφορά σε σας μέχρι το τέλος της ημέρας", ενισχύει ότι όλα έχουν ληφθεί μέριμνα.
Ρωτήστε αν υπάρχει κάτι άλλο που μπορείτε να κάνετε για να βοηθήσετε, ή οποιαδήποτε άλλα θέματα σχετικά με το θέμα που πρέπει να συζητηθούν. Για άλλη μια φορά, ενισχύστε το σκοπό της κλήσης και μην παραβλέπετε άλλα θέματα. Χρησιμοποιήστε φράσεις όπως "Έτσι, το λύνει το πρόβλημα σας με την αναφορά εξόδων;" ή "Υπάρχει κάτι άλλο που μπορώ να συμπεριλάβω σε αυτό το πακέτο για εσάς;" Καθώς η κλήση φτάνει στο συμπέρασμά της, ο άνθρωπος από την άλλη άκρη θα αναγνωρίσει πιθανώς ότι, όχι, δεν υπάρχει τίποτα άλλο σε αυτό το θέμα για να συζητήσουμε.
Ευχαριστήστε τον καλούντα για την ώρα του ή για κλήση (ανάλογα με το ποιος ξεκίνησε την κλήση). Να τον ενημερώσετε ότι θα ακολουθήσετε με οποιοδήποτε τρόπο είναι κατάλληλο για την κατάσταση. Χρησιμοποιήστε μια γρήγορη "Have a nice day" ή "Thanks for calling" για να τερματίσετε την κλήση. Αποφύγετε μακρά αποχαιρετιστήρια κατά τη διάρκεια των οποίων ανταλλάσσετε πάρα πολλές ευχαριστίες.
Συμβουλές
-
Εάν γνωρίζετε ότι ένας συγκεκριμένος συνεργάτης έχει την τάση να μιλάει πάρα πολύ, στείλτε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όποτε είναι δυνατόν για να αντιμετωπίσετε ζητήματα ή να κάνετε ερωτήσεις.
