Ο τερματισμός μιας κλήσης διάσκεψης μπορεί να είναι κρίσιμος ως προς τον τρόπο με τον οποίο επηρεάζει τη σχέση και το μέλλον των ατόμων που συμμετέχουν στην κλήση. Για παράδειγμα, εάν μια κλήση διάσκεψης τελειώνει άσχημα και δεν γίνεται λόγος για τα επόμενα βήματα στη διαδικασία πώλησης, μπορεί να γίνουν παρανοήσεις που θα μπορούσαν να εμποδίσουν την πώληση. Είναι καλύτερο να σχεδιάσετε μια στρατηγική εξόδου για την κλήση έτσι ώστε η κλήση να τερματιστεί ομαλά.
Σχέδιο για την κλήση. Με το σωστό σχέδιο, όσοι ασχολούνται με την πρόσκληση μπορούν να μείνουν σίγουροι ότι θα καλυφθούν όλα τα θέματα και θα εξεταστούν όλα τα θέματα της ημερήσιας διάταξης. Ο τερματισμός της κλήσης πρόωρα όταν δεν έχουν ανακοινωθεί όλες οι πληροφορίες μπορεί να είναι καταστροφικό.
Σχεδιάστε μια στρατηγική εξόδου για διαφορετικά σενάρια. Για διάφορους λόγους, η κλήση μπορεί να λήξει νωρίς και αν τελειώσει νωρίτερα, τότε τα υπόλοιπα μέρη θα πρέπει να γνωρίζουν πώς να ανταποκριθούν και τι μέτρα πρέπει να λάβουν για να εξασφαλίσουν ότι η κλήση δεν θα χαθεί. Αυτό μπορεί να επιτευχθεί με την προετοιμασία ορισμένων τελικών σημειώσεων και την απομάκρυνση ενεργητικών βημάτων.
Συνοψίστε την κλήση. Όταν έχουν συζητηθεί όλα τα θέματα της ημερήσιας διάταξης και έχουν απαντηθεί όλες οι ερωτήσεις. Ρωτήστε αυτούς στο τηλέφωνο εάν έχουν κάτι άλλο για να προσθέσουν, αν δεν συνοψίζουν στη συνέχεια τα σημεία σφαιρών της κλήσης και βεβαιωθείτε ότι όλοι καταλαβαίνουν τι ειπώθηκε. Πηγαίνετε ένα προς ένα και επαναλάβετε τα βήματα παρακολούθησης με κάθε μέλος της διάσκεψης ώστε όλοι να γνωρίζουν ποιος κάνει αυτό που και όλοι γνωρίζουν καλά το σχέδιο που προχωράει. Κλείστε λέγοντας σε όλους πως θα επικοινωνήσει η συνέχεια. Σεβαστείτε με σεβασμό κάθε άτομο στο τηλέφωνο και πείτε αντίο στη συνέχεια να κλείσει. Στείλτε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε όλα τα μέρη που συνοψίζει την κλήση.
