Γράφοντας ένα επίσημο γράμμα είναι εκφοβιστικό. Γράφοντας μια επίσημη επιστολή στο αφεντικό σας μπορεί να αισθάνεστε έξω-από-αυτό-ο κόσμος τρομακτικό. Είτε πρόκειται να ζητήσετε ελεύθερο χρόνο είτε να υποβάλετε την παραίτησή σας, είναι μια καλή δεξιότητα να μάθετε καθώς βγαίνετε στον κόσμο εργασίας. Κρατώντας ένα πρότυπο στο μυαλό θα σας βοηθήσει πολύ στην πορεία.
Σκεφτείτε την πρόθεσή σας
Ποια είναι η εστίασή σας εδώ; Τι θέλεις να έχει το τελικό σου αποτέλεσμα; Να είστε σαφείς με τον εαυτό σας όχι μόνο αυτό που θέλετε να πείτε αλλά γιατί πρέπει να πείτε ότι βοηθάει όταν γράφετε στον προϊστάμενό σας. Είναι σημαντικό να είστε ειλικρινείς για το τι θέλετε να μεταφέρετε.
Οι πληροφορίες επικοινωνίας σας
Στην επάνω δεξιά γωνία, πρέπει να τοποθετήσετε όλα τα στοιχεία επικοινωνίας σας. Θα πρέπει να μοιάζει με τα ακόλουθα:
- Ονομα
- Διεύθυνση εταιρίας.
- Την απευθείας τηλεφωνική γραμμή της εταιρείας σας.
- Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Αυτό καθιστά πολύ σαφές ποιος είστε και ποιος είναι ο άμεσος επιβλέπων σας ή η ομάδα σας.
Οι πληροφορίες επικοινωνίας του προϊσταμένου σας
Ακριβώς απέναντι από τα στοιχεία επικοινωνίας σας, τοποθετήστε τα στοιχεία επικοινωνίας του αφεντικού σας με την ίδια μορφή όπως παραπάνω, ως εξής:
- Ονομα
- Διεύθυνση εταιρίας.
- Την απευθείας τηλεφωνική γραμμή της εταιρείας.
- Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Ημερομηνία της επιστολής
Μία γραμμή κάτω από τα στοιχεία επικοινωνίας, τοποθετήστε το γράμμα. Θα πρέπει να χρονολογείται την ημέρα που επιθυμείτε να το αφήσετε για το αφεντικό σας, όχι την ημέρα που άρχισε να γράφετε την επιστολή σας. Αυτό επιτρέπει επίσης ένα χρονικό πλαίσιο για μια απάντηση.
Άνοιγμα με χαιρετισμό
Ακριβώς κάτω από την ημερομηνία, τοποθετήστε το χαιρετισμό, "Αγαπητέ κύριε / Μ./Γρ. όνομα του αφεντικού με ένα ακόλουθο κόμμα. Γράψτε πώς ακριβώς το αφεντικό σας προτιμά να αντιμετωπιστεί.
Πρώτη παράγραφος
Ξεκινήστε συνοψίζοντας ποιοι είστε. Είτε η εταιρεία σας είναι μεγάλη ή μικρή, ο εντοπισμός σας είναι ο σωστός τρόπος να το κάνετε. Ο τίτλος της εργασίας σας, το ακριβές τμήμα σας και πόσο καιρό έχετε με την εταιρεία. Αυτός είναι και ο τόπος όπου επιθυμείτε να δηλώσετε σαφώς τον σκοπό της σύνταξης αυτής της επιστολής στον προϊστάμενό σας, για παράδειγμα, "γράφω αυτή την επιστολή για να ζητήσω ιατρική άδεια που αρχίζει έξι εβδομάδες από σήμερα, από τις 15 Μαΐου έως τις 5 Ιουνίου."
Δεύτερη παράγραφος
Εδώ είναι όπου εσείς σαρκώστε τη δήλωση που κάνατε στην παραπάνω παράγραφο. Συνεχίζοντας με το παράδειγμα της ανάγκης για ιατρική άδεια, θα μπορούσατε να γράψετε κάτι σαν: "Ο λόγος μου για την ιατρική άδεια είναι να πάρω μια χειρουργική ιατρική εντολή. Έχω στη διάθεσή μου πέντε εβδομάδες άδειας μετ 'αποδοχών. Μπορώ να λάβω την πλήρη άδεια μετ 'αποδοχών μου καθώς και μια άλλη εβδομάδα απλήρωτης απουσίας; "Είναι σημαντικό να χρησιμοποιήσετε τον σωστό τόνο στην επιστολή σας. Ποτέ δεν θέλετε να συναντήσετε τόσο απαιτητικές, αλλά αμφισβητούμενες και ενημερωτικές. Τελικά, θέλετε το αφεντικό σας να αισθάνεται ότι σέβεστε τη θέση και την εξουσία σας να αποφασίσετε τι επιτρέπεται. Είναι επίσης σημαντικό να προσθέσετε ότι είστε ανοιχτοί στο να μιλήσετε προσωπικά για το θέμα ή με οποιονδήποτε τρόπο είναι πιο εύκολο για αυτούς να επικοινωνήσουν μαζί σας.
Τρίτη παράγραφος
Εν συντομία, ευχαριστήστε τον προϊστάμενό σας για την ώρα που διαβάζετε την επιστολή σας.
Κλείστε με την υπογραφή σας
Αποχωρήστε με ένα ευγενικό και επαγγελματικό κλείσιμο. Οι "καλύτερες ευχές" και "ειλικρινά" ακολουθούμενες από κόμμα είναι και οι δύο καλές, τυποποιημένες επιλογές. Αφήστε ένα μεγάλο κενό και πληκτρολογήστε το όνομά σας έτσι ώστε όταν εκτυπωθεί, μπορείτε να υπογράψετε το γράμμα σε αυτό το διάστημα.
Όποια και αν είναι η πρόθεση της επίσημης επιστολής σας προς τον προϊστάμενό σας, φροντίστε να το γράψετε πολύ νωρίτερα εάν είναι χρονικά ευαίσθητο. Είτε αφήσετε προσωρινά την εταιρεία σας είτε προκηρύξετε την παραίτησή σας, είναι άμεση και ευγενής.
