Η σύνταξη μιας επίσημης επιστολής σε ένα συμβούλιο - είτε πρόκειται για ένα σχολικό συμβούλιο είτε για μια διεθνή εταιρία - μπορεί να φανεί σαν ένα αποθαρρυντικό έργο με την πρώτη ματιά. Το σπάσιμο του σε μικρά, διαχειρίσιμα βήματα, ωστόσο, το καθιστά μια πολύ πιο εύκολη διαδικασία από ότι ίσως αρχικά περιμένατε. Μια επίσημη επιστολή προς ένα συμβούλιο ακολουθεί όλους τους κανόνες μιας επιχειρησιακής επιστολής. Είναι σημαντικό να κρατήσετε την επιστολή σας σύντομη και μέχρι το σημείο. Μια επίσημη επιστολή δεν θα πρέπει να είναι περισσότερο από μια σελίδα μακριά, οπότε αν η επιστολή σας υπερβεί αυτό, συνεχίστε να επεξεργάζεστε μέχρι να καταλάβετε τα βασικά στοιχεία.
Καταγράψτε μια λίστα με πράγματα που πρόκειται να συμπεριλάβετε στην επιστολή σας προς το συμβούλιο. Εάν, για παράδειγμα, γράφετε στο διοικητικό συμβούλιο για να ζητήσετε χρήματα για ταξίδι στην τάξη, να αναφέρετε ποιοι μαθητές θα συμμετάσχουν και πού και πότε θα λάβει χώρα.
Η μορφή ενός επίσημου γράμματος είναι η εξής: διεύθυνση επιστροφής, ημερομηνία, εσωτερική διεύθυνση, χαιρετισμός, γράμμα και κλείσιμο. Τα περιθώρια μιας ίντσας πρέπει να παραμένουν και στις τέσσερις πλευρές της σελίδας.
Χρησιμοποιήστε τη μορφή μπλοκ και ξεκινήστε όλο το κείμενο στην αριστερή πλευρά της σελίδας. Αντί να εσοχή, αφήστε μια κενή γραμμή μεταξύ κάθε μέρους του γράμματος στο διοικητικό συμβούλιο.
Γράψτε στο επιστολόχαρτο αν είναι δυνατόν. Εάν, ωστόσο, δεν έχετε επιστολόχαρτο, πληκτρολογήστε τη διεύθυνσή σας στην επάνω αριστερή γωνία. Καταχωρίστε μια κενή γραμμή και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε την ημερομηνία.
Εισαγάγετε την εσωτερική διεύθυνση του πίνακα, την ίδια διεύθυνση που εμφανίζεται στον φάκελο, καθώς αυτό διαχωρίζει επιχειρησιακά γράμματα από φιλικά. Χωρίς μια εσωτερική διεύθυνση οι άνθρωποι μπορεί να μπερδεύονται για τους οποίους προορίζεται το γράμμα.
Πληκτρολογήστε τον χαιρετισμό. Σε αυτή την περίπτωση θα ήταν "Αγαπητέ Πρόεδρο Τζόουνς και Μέλη του Συμβουλίου της Παγκόσμιας Τέχνης". Μια άλλη δυνατότητα είναι "Αγαπητοί συνάδελφοι του Παγκόσμιου Οργανισμού Χειροτεχνίας"
Φτάνετε κατευθείαν στο σημείο. Μην ασχοληθείτε με την ευχή των ανθρώπων μια ευχάριστη μέρα ή την ερώτηση για την υγεία τους. "Σας γράφω στο συμβούλιο" σημαίνει ότι εννοείτε τις επιχειρήσεις.
Διατηρήστε ένα τυπικό επιχειρηματικό τόνο στην επιστολή σας προς το συμβούλιο. Μείνετε μακριά από προσωπικά ζητήματα και εμμείνετε στα γεγονότα.
Κρατήστε τις παραγράφους και τις προτάσεις σας σύντομες και θυμηθείτε να ξεκινήσετε μια νέα παράγραφο όταν αλλάζετε ιδέες στην επιστολή σας στο διοικητικό συμβούλιο. Αποφύγετε τις φραστικές προτάσεις και μην χρησιμοποιείτε μεγάλη λέξη όταν θα το κάνει ένα μικρό.
Κλείστε την επιστολή σας στο διοικητικό συμβούλιο με "Ειλικρινά" και σημειώστε ότι ακολουθείται από κόμμα. Ένα άλλο αποδεκτό επίσημο κλείσιμο είναι "Με εκτίμηση".
Αφήστε τρεις ή τέσσερις γραμμές για την υπογραφή σας, και στη συνέχεια πληκτρολογήστε το όνομά σας. Εάν αντιγράφετε την επιστολή σε οποιονδήποτε άλλο, προσθέστε "Cc" και καταχωρήστε τα ονόματά τους.
Αφήστε την επιστολή σας στο διοικητικό συμβούλιο να καθίσει για 24 ώρες και στη συνέχεια να διορθώσετε τυχόν γραμματική ή να πληκτρολογήσετε λάθη. Διαβάστε την επιστολή σας με χαρά και αξιολογήστε την για επίσημο τόνο και περιεχόμενο. Επεξεργαστείτε ανάλογα.
