Βελτιώστε τον χρόνο ανακύκλωσης (TAT) σε κλινικές εργαστηριακές ρυθμίσεις - για παράδειγμα, πόσο χρόνο χρειάζεται για να επεξεργαστείτε ένα δείγμα ή δοκιμή και να επιστρέψετε τα αποτελέσματα - χρησιμοποιώντας έξι μεθόδους σίγμα. Το Six sigma μετράει τις ευκαιρίες και τις αποτυχίες ποιότητας και εργάζεται για την εξάλειψη των ελαττωμάτων με βάση τις πρωτοβουλίες βελτίωσης της απόδοσης που βασίζονται σε δεδομένα. Ο όρος "μειονεκτήματα ανά εκατομμύριο ευκαιρίες" ή DPMO προσφέρει ένα ιδανικό 99,9 τοις εκατό ποιότητας. Η επιτυχής χρήση των διαδικασιών έξι σημάτων απαιτεί συχνά σημαντική μετατόπιση των συστημάτων μέτρησης και του σχεδιασμού της διαδικασίας.
Καθορίστε τις παρεχόμενες υπηρεσίες, όπως ανάλυση ούρων ή ανάλυση αίματος, και μετρήστε τους συνολικούς χρόνους ανάκαμψης. Ζητήστε από τον πελάτη να καθορίσει την προσδοκία του και να αναλύσει το κενό. Χρησιμοποιήστε τη μικρότερη διαθέσιμη αύξηση μέτρησης, όπως δευτερόλεπτα ή λεπτά. Για παράδειγμα, ο πελάτης θέλει χρόνο στροφής 30 λεπτών για εξέταση αίματος αιμοσφαιρίνης και τώρα αποδίδετε 60 λεπτά. Ο στόχος σε αυτή την περίπτωση θα ήταν να μειωθεί ο τρέχων χρόνος στροφής κατά 30 λεπτά.
Αφαιρέστε πρώτα την παραλλαγή. Ορίστε κάθε σημαντικό βήμα της διαδικασίας, όπως η λήψη του πελάτη, η ενημέρωση του υπολογιστή, η δειγματοληψία, η δειγματοληψία, η δοκιμή του δείγματος, η επικύρωση των δοκιμών, τα καταγεγραμμένα αποτελέσματα, η ειδοποίηση του πελάτη και ο πελάτης που χρεώνεται. Οπτικοποιήστε ολόκληρη τη διαδικασία δημιουργώντας ένα διάγραμμα ροής κορυφαίου επιπέδου.
Δώστε οδηγίες στους υπαλλήλους να χειρίζονται κάθε αίτημα με ενιαία διαδικασία πρώτης εισόδου / πρώτης εξόδου έτσι ώστε όταν εμφανίζεται ένα πρόβλημα να λαμβάνει ορατότητα. Επικεντρωθείτε στη ροή και μην επιτρέπετε στους εργαζόμενους να θέσουν εκτός εργασίας για διευκρίνιση, καθώς αυτές οι "εξαιρέσεις" προκαλούν το 80% της διακύμανσης των εξόδων.
Συγκεντρώστε τις προσπάθειες για να εξασφαλίσετε μια συνεπή διαδικασία, ακόμη και αν η διαδικασία δεν παρέχει ακόμα τα αποτελέσματα που χρειάζεστε.
Μετρήστε κάθε υπο-βήμα στη διαδικασία για να δείτε πόσο καιρό χρειάζεται. Σε αυτή την περίπτωση, διαπιστώνουμε ότι έχουμε 5 λεπτά για την πρόσληψη του πελάτη, 20 λεπτά αναμονής, 7 λεπτά για λήψη αίματος, 1 λεπτό για ετικέτα, 2 λεπτά για ανάλυση και 20 λεπτά αναμονής για να ενημερώσει ο πελάτης τα αποτελέσματα. Σε αυτήν την περίπτωση, ο χρόνος αναμονής ή ουράς είναι αυτό που τρώει μέχρι τη στιγμή της στροφής. Προσαρμόστε τη διαδικασία για να ελαχιστοποιήσετε τον χρόνο αναμονής.
Για να το κάνετε αυτό, προσδιορίστε περιοχές που εκπέμπουν απόβλητα, όπως υπερπαραγωγή (καθιστώντας τα πράγματα άσκοπα όπως τα αντίγραφα), καθυστερήσεις (αναμονή), μεταφορά (μετακίνηση δεδομένων ή εξοπλισμού), σπατάλη κίνησης (πληκτρολόγηση, όχι αρκετά, πάρα πολύ) και κάνοντας ελαττωματικά προϊόντα (προσθέτοντας εργασία σε κάτι ήδη ελαττωματικό).
Αναπτύξτε τρόπους για τον εξορθολογισμό της ροής διαδικασιών και επικοινωνιών με επαναπροσδιορισμό ή μετακίνηση εργασιών, ενοποίηση εργασιών, απαλλαγή από μη εκτιμημένες δραστηριότητες και προσθήκη μηχανών ή προσωπικού.
Συγκρίνετε τα εργαστήρια ανταγωνιστών για να συγκρίνετε τον τρόπο χειρισμού των κλινικών εργαστηριακών υπηρεσιών. Διερευνήστε ευκαιρίες για την εφαρμογή νέου λογισμικού, νέων τεχνολογιών και μεθόδων για τη βελτίωση της ακρίβειας και της απόκρισης.
Βεβαιωθείτε ότι τα συστήματα μέτρησης είναι συνεπή μεταξύ παρόχου και πελάτη. Για παράδειγμα, ο πελάτης μπορεί να μετρήσει τη διαδικασία μέχρι το σημείο που λαμβάνει τα αποτελέσματα, ενώ ένας πάροχος μπορεί να μετρήσει τη διαδικασία μέχρι το σημείο πληρωμής. Εξετάστε τις πραγματικές ανάγκες της επιθυμίας να μειώσετε τους χρόνους στροφής και να αντιμετωπίσετε αυτές τις συγκεκριμένες περιοχές κάθε φορά.
Ελέγξτε τη διαδικασία μετρώντας τις εισροές για να βεβαιωθείτε ότι τα βήματα της διαδικασίας παραμένουν συνεπή. Διερευνήστε ανωμαλίες και καταλάβετε γιατί συμβαίνουν τα προβλήματα. Να είστε προληπτικοί εναντίον των διακυμάνσεων, βελτιώνοντας τις μεθόδους κατάρτισης και πρόσληψης. Εάν ένας τεχνικός διαρκεί περισσότερο από ένα άλλο, μάθετε γιατί.
Για παράδειγμα, κατά τη διάρκεια της φάσης έλξης του αίματος, ο ασθενής μεταφέρεται στο δωμάτιο, περιτυλίγεται τυρκουάζ γύρω από το βραχίονά του, ο τεχνικός παίρνει τη βελόνα στο ένα χέρι και ένα στέλεχος στο άλλο. Αφού σπρώξει την περιοχή, ο τεχνικός διεισδύει στη φλέβα με μια βελόνα και απελευθερώνει το τουρνουά και στη συνέχεια τραβάει το αίμα. Λαμβάνουν την προ-μορφοποιημένη ετικέτα και το τοποθετούν στο δείγμα αίματος και το τοποθετούν στην περιοχή δοκιμής. Ένας άλλος τεχνικός μιλάει αδιάκοπα, τραβάει το αίμα με τον ίδιο τρόπο, αλλά αντί να σηματοδοτεί και τοποθετεί το δείγμα αίματος στην περιοχή δοκιμής, περπατά τον πελάτη από την πόρτα και ξεχνά να τοποθετήσει το δείγμα στην περιοχή δοκιμής μέχρι μία ώρα αργότερα. Αυτή θα είναι η παραλλαγή που πρέπει να εξαλειφθεί για να βελτιωθεί η διαδικασία.
Μετακινήστε τη καμπύλη καμπάνας αργά και μεθοδικά, σταδιακά. Εάν ο στόχος είναι να μειωθούν οι χρόνοι περιστροφής κατά 50 τοις εκατό ή 30 λεπτά συνολικά, τότε εργάζονται για τη μείωση δευτερόλεπτα από κάθε βήμα της διαδικασίας. Ορίστε ρεαλιστικά ανώτερα και κατώτατα όρια ελέγχου εξετάζοντας τις τρέχουσες αποδόσεις. Για παράδειγμα, εάν η διαδικασία σύλληψης αίματος διαρκεί 7 λεπτά κατά μέσο όρο, ρυθμίστε το κάτω όριο στα 60 δευτερόλεπτα και το ανώτατο όριο στα 420 δευτερόλεπτα. Κάθε φορά που η λήψη αίματος διαρκεί περισσότερο από τα 420 δευτερόλεπτα, καταλάβετε γιατί και εξαλείψτε τα προβλήματα. Κάθε φορά που μια εργασία στο πλαίσιο της διαδικασίας είναι τελειοποιημένη για να πάρει λιγότερο χρόνο, ο συνολικός χρόνος στροφής θα μειωθεί, πλησιάζοντας όλο και πιο κοντά στον στόχο σας.
Συμβουλές
-
Το μοντέλο DMAIC ή ο ορισμός, μέτρηση, ανάλυση, βελτίωση και έλεγχος κριτικής σκέψης χρησιμοποιείται για βελτιώσεις της διαδικασίας έξι σημάτων.
Προειδοποίηση
Η προσπάθεια βελτίωσης ενός τομέα της διαδικασίας μπορεί να επηρεάσει αρνητικά μια άλλη περιοχή, ώστε να γνωρίζει τις αλλαγές και τις επιπτώσεις τους στις συνολικές εξόδους της διαδικασίας. Δεν έχει νόημα να τελειοποιήσουμε το τέλος της διαδικασίας αν το πρώτο μέρος της διαδικασίας είναι εκεί όπου χάνεται ο χρόνος.
