Οι ημέρες κατά τις οποίες οι επιχειρήσεις έτρεξαν εντελώς σε χαρτί που αποστέλλεται από το ταχυδρομείο "σαλιγκάρι" (αλληλογραφία που αποστέλλεται μέσω της ταχυδρομικής υπηρεσίας των ΗΠΑ) έχουν φύγει πολύ. Η σημερινή τεχνολογία έχει βελτιώσει σημαντικά την ανωμαλία και την επανάληψη της εργασίας γραφείου, αλλά κάθε τόσο τα γραφεία εξακολουθούν να πρέπει να στέλνουν αντικείμενα με τον παλιομοδίτικο τρόπο. Η σωστή μορφοποίηση μιας επιχειρησιακής επιστολής για αλληλογραφία εξακολουθεί να είναι σημαντική γνώση που πρέπει να έχετε στο χώρο εργασίας. Μερικές φορές τα γράμματα χρειάζονται τις πρόσθετες πληροφορίες μιας "Προσοχής σε" για να μπορέσει η επιστολή να φτάσει στο σωστό άτομο ή θέση.
Τοποθετήστε το όνομα στην πρώτη γραμμή της διεύθυνσης που ακολουθεί ο τίτλος, αν γνωρίζετε το όνομα και τον τίτλο του ατόμου. Στην επόμενη γραμμή, τοποθετήστε τη διεύθυνση του δρόμου ή το ταχυδρομείο. Στην επόμενη γραμμή, τοποθετήστε την πόλη, την κατάσταση και τη διεύθυνση. Δεν χρειάζεστε μια "Προσοχή σε" εάν έχετε το όνομα και τον τίτλο.
Αν δεν γνωρίζετε το όνομα του ατόμου - για παράδειγμα, θέλετε να στείλετε ένα βιογραφικό σημείωμα στο τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού - τοποθετήστε το όνομα της εταιρείας στην πρώτη γραμμή και μετά στη διεύθυνση. Τοποθετήστε το φάκελο κατά μήκος της επιφάνειας γραφής. Βάλτε "Προσοχή: Ανθρώπινο δυναμικό" ή "Προσοχή: Ανθρώπινο δυναμικό" στην κάτω αριστερή γωνία του φακέλου.
Αν γνωρίζετε ένα όνομα, αλλά όχι ένα επώνυμο, μπορείτε να απευθύνετε το γράμμα χρησιμοποιώντας το πρώτο όνομα μετά το παχύ έντερο. Για παράδειγμα, "Προσοχή: Jane στο ανθρώπινο δυναμικό". Η τοποθέτηση βρίσκεται ακόμα στην κάτω αριστερή γωνία του φακέλου.
Συμβουλές
-
Προσπαθήστε να αποκτήσετε το πλήρες όνομα του ατόμου επικοινωνίας χρησιμοποιώντας το Internet ή καλώντας την εταιρεία. Είναι πάντα καλύτερο να είστε συγκεκριμένοι όταν απευθύνεστε σε μια επιχειρηματική επιστολή.
Προειδοποίηση
Μην πληκτρολογήσετε μια διεύθυνση ή μια ετικέτα διεύθυνσης και, στη συνέχεια, γράψτε χειροκίνητα την "Προσοχή σε:", καθώς θα μοιάζει με μια δεύτερη σκέψη.
