Όταν στέλνετε ένα φάκελο σε μια επαγγελματική διεύθυνση, είναι πάντα καλύτερο να μπορείτε να το επισημάνετε στην προσοχή ενός συγκεκριμένου ατόμου. Το μεγαλύτερο μέρος της αλληλογραφίας που λαμβάνεται από μια επιχείρηση επεξεργάζεται μέσω μιας αίθουσας αποστολής αλληλογραφίας. Εάν δεν απευθύνεται σαφώς σε συγκεκριμένο άτομο, το ταχυδρομείο σας θα σταλεί σε ένα γενικό τμήμα και στη συνέχεια θα ξαναρχίσει. Μπορεί ή δεν μπορεί να καταλήξει στα σωστά χέρια εγκαίρως. Η γνώση του πώς να προσθέσετε μια "προσοχή" σε ένα φάκελο αλληλογραφίας με τέτοιο τρόπο ώστε να μην συγχέει τη διεύθυνση για την ταχυδρομική υπηρεσία και καθυστερεί την παράδοση και επομένως να παρέχει καθοδήγηση στην αίθουσα αποστολής της επιχείρησης είναι απαραίτητη για να φτάσετε το φάκελο σας τα σωστά χέρια τη σωστή στιγμή.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Κατάλογος προσωπικού (για την επιχείρηση ή το σχολείο που λαμβάνει)
-
Μόνιμα στυλό μελάνης ή δείκτη
-
Ένας επιπλέον φάκελος (αν χρειαστεί)
Συμβουλευτείτε τον κατάλογο προσωπικού της επιχείρησης ή του σχολείου που στέλνετε στον φάκελο σας και βεβαιωθείτε ότι έχετε το σωστό όνομα και ορθογραφία του ατόμου στον οποίο πρέπει να σημειώσετε το φάκελο. Εάν δεν έχετε κατάλογο, καλέστε τον κεντρικό πίνακα διανομής του τόπου στον οποίο τη στέλνετε και ζητήστε τους το όνομα και τη σωστή ορθογραφία.
Απευθυνθείτε στον φάκελο σας. Τοποθετήστε τη διεύθυνση επιστροφής στην επάνω αριστερή γωνία και τη διεύθυνση που αποστέλλεται μέσω ταχυδρομείου στο κέντρο του φακέλου. Η διεύθυνση στην οποία απευθύνεστε πρέπει να είναι γραμμένη σε μεγαλύτερο τύπο, στη συνέχεια, τη διεύθυνση επιστροφής. Και οι δύο διευθύνσεις πρέπει να εκτυπώνονται με όλα τα κεφαλαία γράμματα με μόνιμη μελάνη (είτε στυλό είτε δείκτη).
Σημειώστε το φάκελο στην προσοχή του συγκεκριμένου προσώπου. Για να το κάνετε αυτό εκτυπώστε "ATTN" ή "ATTENTION" πάνω από την πρώτη γραμμή της διεύθυνσης στην οποία αποστέλλεται η ταχυδρομική αλληλογραφία και στη συνέχεια γράψτε το όνομα του ατόμου μετά από αυτό με όλα τα κεφαλαία γράμματα. Έτσι, αν σηκώνετε ένα φάκελο προς την προσοχή του John Doe, πάνω από την πρώτη γραμμή της διεύθυνσης αλληλογραφίας, θα έχετε δίκιο "ATTN JOHN DOE" ή "ATTENTION JOHN DOE".
Συμβουλές
-
Για επιπλέον εγγύηση ότι η αλληλογραφία σας πηγαίνει στο σωστό άτομο χρησιμοποιήστε έναν επιπλέον φάκελο. Πληκτρολογήστε ή εκτυπώστε το όνομα του ατόμου στο κέντρο της μπροστινής πλευράς του φακέλου, τοποθετήστε την αλληλογραφία σας μέσα σε αυτό το φάκελο και στη συνέχεια τοποθετήστε το φάκελο μέσα σε αυτό που θα θέσετε τη διεύθυνση αλληλογραφίας και τα ταχυδρομικά τέλη. Με αυτόν τον τρόπο, εάν ανοίξει το λάθος άτομο, θα γνωρίζουν αμέσως ποιος χρειάζεται να πάει.
Προειδοποίηση
Οι φάκελοι που δεν περιλαμβάνουν τη σωστή ταχυδρομική διεύθυνση και τον ταχυδρομικό κώδικα δεν θα παραδίδονται εγκαίρως εάν παραδίδονται καθόλου. Βεβαιωθείτε ότι έχετε όλες τις σωστές πληροφορίες πριν από την ανάρτηση του φακέλου σας.
