Οι εργαζόμενοι σε όλα τα επίπεδα μπορεί να χρειαστεί να γράψουν σημειώματα ανακοίνωσης (κοινώς αναφερόμενα ως σημειώματα) ως μέρος της δουλειάς τους. Η συγγραφή αποτελεσματικών σημείων αντανακλά θετικά το άτομο που τις έγραψε, καθώς αποτελεί ένδειξη καλής επικοινωνίας. Τα ανακοινωθέντα σημειώνουν θετικά και αρνητικά νέα στους υπαλλήλους σε ολόκληρο τον οργανισμό. Οι αναγγελίες προώθησης και ανοίγματος θέσεων εργασίας συχνά λαμβάνονται με ενθουσιασμό, ενώ οι αλλαγές πολιτικής και οι ανακοινώσεις περικοπής μπορούν να προκαλέσουν άγχος και άγχος. Η δημιουργία ενός συμπαγούς μηνύματος βοηθάει στην αποστολή μηνυμάτων με σαφήνεια και με θετικό τρόπο.
Προσδιορίστε το βασικό μήνυμα που προσπαθείτε να μεταδώσετε. Ενημερώστε για το κατά πόσο οι ειδήσεις θα είναι ευπρόσδεκτες ή όχι και χρησιμοποιήστε αυτές τις πληροφορίες για να αποφασίσετε πώς να πλαισιώσετε καλύτερα το μήνυμα που παραδίδεται. Τα αρνητικά μηνύματα θα χρειαστούν περισσότερες πληροφορίες για το γιατί γίνεται κάτι, ενώ τα θετικά μηνύματα μπορούν να επικεντρωθούν στις ειδήσεις που παραδίδονται χωρίς να προσθέτουν λεπτομερείς γενικές πληροφορίες σχετικά με το γιατί συνέβη το γεγονός.
Μάθετε πώς τα τέσσερα βασικά στοιχεία μιας σημείωσης. Τα καλύτερα σημειώματα κολλάνε στην αποδεκτή μορφή που αναγνωρίζεται στην επιχειρησιακή γραφή. Με αυτόν τον τρόπο, οι συντάκτες σημειώσεων παραμένουν ουδέτεροι στις ανακοινώσεις τους και δεν φαίνονται μεροληπτικοί. Τα σημειώματα περιέχουν τέσσερα βασικά τμήματα: την επικεφαλίδα, το άνοιγμα, το σώμα και το συμπέρασμα.
Δημιουργήστε την επικεφαλίδα σας. Οι επικεφαλίδες περιλαμβάνουν τέσσερα κύρια τμήματα: από, ημερομηνία και θέμα. Το πεδίο "Προς:" περιλαμβάνει μια λίστα παραληπτών και τους τίτλους εργασίας τους. Το πεδίο "Από:" περιλαμβάνει το όνομα και τον τίτλο του ατόμου από το οποίο προέρχεται το σημείωμα. Το πεδίο "Ημερομηνία:" είναι συνήθως η ημερομηνία παράδοσης του σημειώματος, σε σχέση με την ημερομηνία σύνταξης ή δημιουργίας του. Το πεδίο "Θέμα:" λέει στους παραλήπτες το σκοπό του σημειώματος. Αυτά τα πεδία είναι παρόμοια με τα πεδία που χρησιμοποιούνται συνήθως στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και πρέπει να εμφανίζονται ως εξής:
Προς: Από: Ημερομηνία: Θέμα:
Γράψτε το άνοιγμα της σημείωσης. Η αρχική παράγραφος επικεντρώνεται στον σκοπό της ανακοίνωσης. συμπεριλαμβανομένων των πληροφοριών που χρειάζονται για να βοηθήσουν τους παραλήπτες να κατανοήσουν την ανακοίνωση που γίνεται.
Γράψτε το σώμα της σημείωσης. Το σώμα περιλαμβάνει οποιεσδήποτε και όλες τις λεπτομερείς πληροφορίες που πρέπει να γνωρίζουν οι παραλήπτες. Οι προσφορές μπορούν να περιλαμβάνουν πληροφορίες σχετικά με τη νέα δουλειά και τις ευθύνες ενός εργαζομένου, καθώς και πότε θα αναλάβουν το νέο τους ρόλο. Οι αλλαγές πολιτικής θα πρέπει να περιλαμβάνουν πληροφορίες για το πότε θα τεθεί σε ισχύ η νέα πολιτική και πώς θα επηρεάσει τους εργαζομένους.
Γράψτε το συμπέρασμα του σημειώματος. Ένα καλό συμπέρασμα λέει στους υπαλλήλους τι πρέπει να κάνουν για να προετοιμαστούν για αλλαγές.
Πάρτε λίγο χρόνο μακριά από το σημείωμα και στη συνέχεια επιστρέψτε σε αυτό για να επεξεργαστείτε με φρέσκα μάτια. Τα καλά γραμμένα σημειώματα είναι απαλλαγμένα από γραμματικά λάθη και παρέχουν σαφή μηνύματα.
