Μια επιτυχημένη επιχείρηση βασίζεται στην αποτελεσματική διαχείριση γραφείου. Η δημιουργία και η διατήρηση ενός καταλόγου προμηθειών γραφείου είναι ένας τρόπος για να διατηρήσετε το γραφείο σας σε πλήρη απόδοση. Μια λίστα προμηθειών γραφείου είναι μια απογραφή των προμηθειών που χρειάζεται το γραφείο σας για να εκτελεί τις καθημερινές λειτουργίες του. Χρησιμοποιώντας μια λίστα προμηθειών γραφείου εξασφαλίζετε ότι δεν θα ξεχάσετε σημαντικά αντικείμενα κατά την παραγγελία αναλωσίμων.
Δημιουργήστε έναν κατάλογο όλου του εξοπλισμού γραφείου που χρησιμοποιείται από το προσωπικό της εταιρείας σας. Για να συντάξετε μια πλήρη λίστα, πραγματοποιήστε μια βόλτα στο κτίριο γραφείων σας. Ξεκινώντας από το γραφείο σας, σημειώστε τον εξοπλισμό γραφείου που χρησιμοποιείτε. Ταξιδέψτε σε ολόκληρο το κτίριο γραφείων σας, συμπεριλαμβανομένων των δωματίων αντιγραφής, των δωματίων ταχυδρομείου, των χώρων υποδοχής, των δωματίων διακοπών και των τουαλετών
Τοποθετήστε κάθε κομμάτι του εξοπλισμού γραφείου σε μια συγκεκριμένη κατηγορία. Αυτό θα εξαλείψει την επικάλυψη. Οι κατηγορίες περιλαμβάνουν γενικά είδη γραφείου, τεχνολογία και ηλεκτρολογικό υλικό, στατικά και προϊόντα χαρτιού, προμήθειες καθαρισμού και διάφορα είδη.
Αξιολογήστε τις λειτουργικές απαιτήσεις για κάθε συσκευή. Για παράδειγμα, οι εκτυπωτές χρειάζονται μελάνι. Οι υπολογιστές χρειάζονται καλώδια. Τα αρχεία αρχείων χρειάζονται αρχεία. Οι καφετιέρες χρειάζονται επενδύσεις. Οι συσκευές διανομής σαπουνιού χρειάζονται σαπούνι.
Καταχωρίστε τα δεδομένα που συλλέγετε σε ένα υπολογιστικό φύλλο. Χρησιμοποιήστε ξεχωριστές στήλες για τις κύριες κατηγορίες, τον κατάλογο του εξοπλισμού γραφείου και τις πραγματικές προμήθειες γραφείου. Χρησιμοποιώντας ένα υπολογιστικό φύλλο, μπορείτε να ταξινομήσετε τον κατάλογο προσφοράς γραφείου ανάλογα με τις ανάγκες ή να προσθέσετε πρόσθετες πληροφορίες, όπως αριθμούς αναγνώρισης εξαρτημάτων ή προϊόντων.
Συμβουλές
-
Αν η επιχείρησή σας είναι μεγάλη, ίσως θελήσετε να ζητήσετε από κάθε τμήμα τα συγκεκριμένα τμήματα, όπως τα μητρώα ελέγχου και τα αρχεία προσωπικού των εργαζομένων. Για να προσδιορίσετε εύκολα τις ανάγκες σας στο γραφείο, διατηρήστε μια τρέχουσα απογραφή του εξοπλισμού γραφείου και των αναλωσίμων γραφείου χρησιμοποιώντας το υπολογιστικό φύλλο. Ανατρέξτε στο απόθεμά σας σε τακτική βάση για να αποφύγετε την εξάντληση των αναλωσίμων.
