Ο προϋπολογισμός εφοδιασμού γραφείου είναι μια ανάλυση του κόστους που μπορεί να χρησιμεύσει ως πρόγραμμα δαπανών. Σε γραπτή μορφή, ο προϋπολογισμός καθορίζει τον τρόπο με τον οποίο η εταιρεία θα δαπανήσει κεφάλαια που προορίζονται για προμήθειες που χρησιμοποιούνται σε εργασίες γραφείου. Το σχέδιο πρέπει να είναι ρεαλιστικό, ώστε να μπορεί εύκολα να κατανοηθεί και να τηρηθεί. Ο προϋπολογισμός του εφοδιασμού γραφείου είναι απαραίτητο εργαλείο για τη μέτρηση των συνολικών εξόδων των επιχειρήσεων. Η προετοιμασία ενός προϋπολογισμού θα σας επιτρέψει να διαχειριστείτε αποτελεσματικά το κόστος και να διατηρήσετε ένα λογικό εύρος λειτουργικών δαπανών που δεν θα υπερβαίνει τα έσοδα των επιχειρήσεων. Ο βασικός προϋπολογισμός προσφοράς γραφείου περιλαμβάνει γενικά μόνο τα έξοδα που απαιτούνται απολύτως για την αποτελεσματική λειτουργία μιας επιχείρησης. Ο προϋπολογισμός μπορεί να αυξηθεί με την πάροδο του χρόνου, ανάλογα με τις ανάγκες, ενώ η επιχείρηση μεγαλώνει.
Ελέγξτε τα στοιχεία της προσφοράς γραφείου που είναι απαραίτητα για τη λειτουργία της επιχείρησης. Δημιουργήστε ένα υπολογιστικό φύλλο για να απαριθμήσετε στοιχεία όπως στυλό, διάφορα είδη χαρτιού, δείκτες, μολύβια, μελάνι εκτυπωτή, συρραπτικά και συρραπτικά, συνδετήρες, φάκελοι αρχείων, αναλώσιμα αλληλογραφίας, φακέλους και ταινίες. Βεβαιωθείτε ότι έχετε συμπεριλάβει στοιχεία ειδικά για την συγκεκριμένη επιχείρησή σας. Για παράδειγμα, εάν παρέχετε αντίγραφα ασφαλείας δεδομένων ή αντιμετωπίζετε αποθήκευση μέσων, θα χρειαστείτε CD ή DVD και άλλα εξειδικευμένα αναλώσιμα και εξοπλισμό.
Ελέγξτε το κόστος των αντικειμένων και λάβετε μια μηνιαία συνολική ποσότητα για κάθε στοιχείο. Δηλώστε τους υπολογισμούς στο υπολογιστικό φύλλο. Προσθέστε όλους τους ατομικούς αριθμούς για κάθε στοιχείο μαζί για το συνολικό μηνιαίο προϋπολογισμό. Στη συνέχεια πολλαπλασιάστε το μηνιαίο σύνολο κατά 12 για το ετήσιο ποσό του προϋπολογισμού του εφοδιασμού γραφείου. Προσθέστε επιπλέον 10% για επέκταση.
Ερευνήστε τους διάφορους πωλητές γραφείου για να βρείτε τις πιο αποδοτικές τιμές. Δημιουργήστε ένα ξεχωριστό υπολογιστικό φύλλο για να συγκρίνετε τα δεδομένα από διάφορους προμηθευτές για τα στοιχεία που χρησιμοποιείτε τακτικά για την άσκηση επιχειρηματικών δραστηριοτήτων. Οι ανεξάρτητοι πωλητές θα παρέχουν συχνά εισαγωγικά για να τα εξετάσετε. Υπολογίστε τις εκτιμήσεις του προμηθευτή για το κατά προσέγγιση μηνιαίο μέσο κόστος. Συμπεριλάβετε αυτά τα δεδομένα συν 10 τοις εκατό στο υπολογιστικό φύλλο.
Συγκρίνετε τις εκτιμήσεις συνολικού προμηθευτή με την τρέχουσα και την αρχική σας εκτίμηση. Δημιουργήστε ένα αντίγραφο του υπολογιστικού φύλλου αρχικής εκτίμησης από το Βήμα 1 για να χρησιμοποιήσετε την εξέταση των αλλαγών των τιμών. Χρησιμοποιήστε το νέο υπολογιστικό φύλλο ως πρότυπο για τον τρέχοντα προϋπολογισμό σας. Προσαρμόστε την τιμολόγηση των αντικειμένων που βρέθηκαν λιγότερο για τους διαφορετικούς προμηθευτές. Σημειώστε τον προμηθευτή, την τιμή και την ημερομηνία στο υπολογιστικό φύλλο για μελλοντική παρακολούθηση. Εξετάστε κάθε στοιχείο της λίστας και εξαλείψτε αυτά που δεν είναι απολύτως απαραίτητα.
Αξιολογεί και αναθεωρεί τον προϋπολογισμό σε μηνιαία βάση. Δοκιμάστε να χρησιμοποιήσετε ένα εργαλείο προϋπολογισμού, όπως αυτό που προσφέρεται από τη Microsoft, για τη διαχείριση των πόρων του γραφείου. Αναπτύξτε ένα σύστημα παρακολούθησης του προϋπολογισμού εφοδιασμού γραφείου με συνέπεια. Ρυθμίστε τακτικά και αναθεωρείτε την τιμολόγηση και τη χρήση της προσφοράς. Προσαρμόστε τον προϋπολογισμό σύμφωνα με τα νέα ευρήματα και τακτοποιήστε όποτε είναι δυνατόν. Εάν παρουσιαστεί υπερβολική καθυστέρηση, ακολουθήστε τα βήματα για να βρείτε μειώσεις με άλλους τρόπους αξιοποιώντας τις πωλήσεις και τις προσφορές άλλων πωλητών.
