Η ανάλυση Fit / Gap χρησιμοποιείται για την αξιολόγηση κάθε λειτουργικής περιοχής ενός επιχειρηματικού έργου ή μιας επιχειρηματικής διαδικασίας για την επίτευξη συγκεκριμένου στόχου. Περιλαμβάνει τον εντοπισμό βασικών δεδομένων ή στοιχείων που ταιριάζουν στο επιχειρηματικό σύστημα και κενά που χρειάζονται λύσεις. Αυτή η τεχνική βασίζεται σε διάφορους στόχους, οι οποίοι επικεντρώνονται στον προσδιορισμό βασικών συνιστωσών που είναι απαραίτητες για την επίτευξη της βέλτιστης πρακτικής μέσα σε έναν οργανισμό.
Σκοπός
Για κάθε έργο, ο κύριος σκοπός της ανάλυσης Fit / Gap είναι να διασφαλιστεί ότι κάθε έργο εκτελείται σύμφωνα με τις μεθόδους που θεωρούνται αποτελεσματικές και αποδοτικές. Συνιστά επίσης τροποποιήσεις, όπως βασικά ζητήματα και διεπαφές που χρειάζονται προσαρμογές πολιτικής, για κάθε επιχειρηματική διαδικασία για την εξασφάλιση των αποτελεσμάτων στόχων.
Fit / Gap Sessions
Η ανάλυση Fit / Gap γίνεται μέσω μιας σειράς συνεδριών από τον ιδιοκτήτη της επιχείρησης ή του έργου, διευθυντή, επαγγελματίες εμπειρογνώμονες ή συμβούλους. Κάθε σύνοδος εργασίας επικεντρώνεται σε μία βασική προϋπόθεση: την ανάπτυξη πληροφοριών που θα χρησιμοποιεί ο οργανισμός ως μέρος των κανόνων και των τυποποιημένων κανονισμών του. Όλα τα βασικά ζητήματα και τα επίμαχα θέματα εξετάζονται σε κάθε συνεδρίαση. Οι εκπρόσωποι της διοίκησης καλούνται να παρακολουθήσουν κάθε σύνοδο που αντιμετωπίζει ένα βασικό πρόβλημα ή ανησυχία.
Κάλυψη περιόδου λειτουργίας
Σε μια συνεδρία ανάλυσης Fit / Gap καλύπτονται συνήθως τα ακόλουθα θέματα και μέτρα: καθορισμός απαιτήσεων για τις απαραίτητες μετατροπές επιχειρηματικών διαδικασιών, αναγνωρίζοντας όλες τις προσαρμοσμένες εργασίες που πρέπει να γίνουν. σχεδιασμό μέτρων δοκιμών · προσδιορισμός διαδικασιών ασφάλειας, αναφοράς και τεκμηρίωσης · και τη δημιουργία κανόνων και τυποποιημένων διαδικασιών.
Επεξεργασία πληροφορίας
Μετά από προκαταρκτική διευθέτηση ή συζήτηση θεμάτων, καθορίζονται τα καθήκοντα που είναι απαραίτητα για την αλλαγή ή την αντιμετώπιση αυτών των προβλημάτων. Η ομάδα εξετάζει όλες τις πληροφορίες σχετικά με το θέμα ή την ανησυχία. Παρέχονται επίσης τεκμηρίωση και αξιολόγηση φακέλων από προηγούμενες φάσεις που περιλαμβάνουν μέτρα οργανωτικής αλλαγής.
Αναγνώριση εργασιών
Αναγράφονται όλες οι εργασίες που απαιτούνται για την έναρξη των συστάσεων από μια ανάλυση Fit / Gap. Οι εξαρτήσεις μεταξύ των καθηκόντων καθορίζονται προκειμένου να δομηθεί το σχέδιο κατανομής εργασιών. Στη συνέχεια εντοπίζονται όλοι οι πόροι που είναι απαραίτητοι για την εκτέλεση κάθε εργασίας για κάθε ομάδα λειτουργιών εντός του οργανισμού. Τέλος, καθορίζονται συγκεκριμένα οι ρόλοι και οι λειτουργίες των μελών της ομάδας και των ομάδων λειτουργιών.
