Ένα σύστημα απογραφής είναι μια στρατηγική για την παρακολούθηση του αποθέματος που διαθέτει μια επιχείρηση. Επειδή οι περισσότερες εταιρείες χρησιμοποιούν και πωλούν το απόθεμά τους σε καθημερινή βάση, τα συστήματα απογραφής πρέπει να ενημερώνονται τακτικά. Τα συστήματα αποθεμάτων μπορούν να είναι χειροκίνητα ή μηχανογραφικά. Η επιτυχία και η χρησιμότητά τους εξαρτώνται από την ικανότητά τους να παρακολουθούν τις προμήθειες με τρόπους που καθιστούν τις επιχειρήσεις πιο κερδοφόρες και λιγότερο αγχωτικές.
Παρακολούθηση του εισερχόμενου αποθέματος
Ένα σύστημα απογραφής βασίζεται σε μια λεπτομερή και ακριβή διαδικασία για την παρακολούθηση των αναλωσίμων καθώς τα λαμβάνετε. Τα αναλώσιμα αποθηκεύονται συχνά σε αποθηκευτικό χώρο ή αποθήκη αρχικά, προτού αποθηκευτούν σε κατάστημα λιανικής πώλησης ή χρησιμοποιηθούν για την πλήρωση παραγγελιών πελατών. Ένα σύστημα απογραφής θα πρέπει να παρακολουθεί το προϊόν καθώς η εταιρεία σας το λαμβάνει και να προσθέσει το ποσό του νέου προϊόντος στο ποσό που έχετε στη διάθεσή σας. Ορισμένα συστήματα ηλεκτρονικών υπολογιστών το κάνουν αυτόματα. Η ακρίβειά τους εξαρτάται από την πληρότητά σας στο συνδυασμό του ποσού που παραγγείλατε με το ποσό που παραδίδεται όταν υπάρχουν ασυμφωνίες.
Παρακολούθηση αποθέματος στο χέρι
Παρακολουθήστε το απόθεμα στο χέρι απαιτεί να διατηρείτε τα τρέχοντα αρχεία για το τι έμεινε η εταιρεία σας από τις προηγούμενες παραγγελίες, καθώς και πόσο προσθέτει σε αυτό το απόθεμα μέσω των εισερχόμενων παραγγελιών και πόσο καταναλώνει το απόθεμά του μέσω πωλήσεων και συρρίκνωσης. Ένα επιτυχημένο σύστημα απογραφής θα συγκεντρώνει αυτές τις πληροφορίες χρησιμοποιώντας αρχεία, όπως τα τιμολόγια παράδοσης και τις αποδείξεις πωλήσεων, καθώς και την επαλήθευση της ακρίβειάς του με οπτική μέτρηση των προμηθειών στο χέρι. Διερευνήστε τις αποκλίσεις μεταξύ αυτών των δύο σειρών αριθμών προκειμένου να εντοπίσετε τις αδυναμίες του συστήματος.
Παρακολούθηση συρρίκνωσης
Η συρρίκνωση είναι η διαδικασία της απώλειας αποθέματος λόγω περιστάσεων διαφορετικών από τις πωλήσεις ή τη χρήση σε μια διαδικασία ρουτίνας κατασκευής. Η κλοπή εργαζομένων προκαλεί συρρίκνωση, όπως και τα σκουπίδια και η θραύση. Οι εταιρείες που εργάζονται με φθαρτά τρόφιμα έχουν υψηλότερο ποσοστό συρρίκνωσης από τις επιχειρήσεις που ασχολούνται με αντικείμενα που διαρκούν. Η συρρίκνωση αντιπροσωπεύει μεγάλο μέρος της αναπόφευκτης απόκλισης μεταξύ του ποσού του αποθέματος που θα έπρεπε να έχει η εταιρεία σας με βάση τα τιμολόγια και τα αρχεία πωλήσεών της και το ποσό που πραγματικά έχει. Η παρακολούθηση της συρρίκνωσης σας δίνει τη δυνατότητα να εντοπίσετε και να αντιμετωπίσετε τα προβλήματα της απώλειας χρήσιμων αποθεμάτων με μη βιώσιμο ρυθμό.
Παραγγελίες
Ένα σύστημα απογραφής πρέπει να παρέχει πολλές από τις πληροφορίες που χρειάζεται η εταιρεία σας για την τοποθέτηση παραγγελιών και την ανανέωση των αναλωσίμων. Αν τα αποθέματά σας δείχνουν ότι είχατε 30 widgets και πουλήσατε 20 την εβδομάδα και άλλα δύο έσπασε, αυτές οι πληροφορίες σας βοηθούν να αποφασίσετε να παραγγείλετε 22 περισσότερα widgets, υποθέτοντας ότι θέλετε να ξεκινήσετε κάθε εβδομάδα με 30 widgets στο χέρι.
