Οι συναντήσεις του Toastmasters επιτρέπουν στους συμμετέχοντες να εφαρμόζουν τεχνικές δημόσιας ομιλίας και ηγετικές ικανότητες σε ένα φιλικό και φιλικό περιβάλλον. Ο γενικός ρόλος του toastmaster είναι να προγραμματίσει και να καθοδηγήσει τη συνάντηση, να συντονίσει με άλλα μέλη και να εξασφαλίσει την ομαλή και αποτελεσματική διεξαγωγή της συνάντησης. Ο toastmaster ενεργεί επίσης ως emcee, εισάγοντας ομιλητές και άλλους συμμετέχοντες. Η δράση στο ρόλο του toastmaster σας δίνει την ευκαιρία να χρησιμοποιήσετε τις δεξιότητες που συγκεντρώσατε ενώ υπηρετούσατε σε άλλους ηγετικούς ρόλους.
Πριν την συνάντηση
Δημιουργήστε ένα λεπτομερές πρόγραμμα για τη συνάντηση. Γνωρίστε την ατζέντα του συνεδρίου και τους συμμετέχοντες που θα συμμετάσχουν στη συνάντηση.
Επικοινωνήστε με τα μέλη που έχουν προγραμματιστεί για ένα ρόλο εκ των προτέρων. Όχι μόνο αυτό επιβεβαιώνει τη συμμετοχή, αλλά επιτρέπει επίσης στα μέλη να ενημερώσουν εκ των προτέρων για μια ξαφνική απουσία, έτσι ώστε να μπορεί κάποιος να έρθει σε επαφή με άλλο μέλος για να συμπληρώσει αν χρειαστεί.
Συνέντευξη στους προγραμματισμένους ομιλητές και επιβεβαίωση της συμμετοχής τους. Συγκεντρώστε πληροφορίες σχετικά με τον τύπο της ομιλίας, το μήκος της ομιλίας, τον τίτλο και άλλες σημαντικές πληροφορίες. Ο αριθμός των ηχείων μπορεί να μειωθεί από το Table Topics Master, προκειμένου να διατηρηθεί η συνάντηση στο χρονοδιάγραμμα, εάν κάποιο από τα ηχεία παρουσιάζει μια ομιλία μακρύτερη από την κανονική.
Προετοιμάστε την ημερήσια διάταξη σας πριν από τη συνάντηση. Βεβαιωθείτε ότι είναι διαθέσιμα αρκετά αντίτυπα για διανομή μεταξύ των συμμετεχόντων.
Φτάστε νωρίς στη σύσκεψη. Όχι μόνο θα είστε σε θέση να ελέγξετε ότι όλοι οι συμμετέχοντες είναι παρόντες και έτοιμοι να πραγματοποιήσουν τη συνάντηση, μπορείτε επίσης να φροντίσετε τις λεπτομέρειες της τελευταίας στιγμής, εάν προκύψουν.
Κατά τη διάρκεια της Συνάντησης
Πάρτε μια θέση κοντά στο μπροστινό μέρος του δωματίου. Αυτό θα σας δώσει γρήγορη πρόσβαση στο ιατρείο όταν σας ζητηθεί.
Διοργανώστε τη συνάντηση μετά την εισαγωγή σας από τον προεδρεύοντα αξιωματικό. Ως toastmaster, έχετε τον έλεγχο της συνάντησης, εκτός από την περίπτωση που μεταβιβάζεστε τον έλεγχο σε άλλους συμμετέχοντες, όπως οι ομιλητές, ο πίνακας θεμάτων και ο γενικός αξιολογητής. Θα εκτελέσετε επίσης καθήκοντα όπως την αναγγελία του θέματος της σύσκεψης, την εισαγωγή των συμμετεχόντων και την ανάληψη ελέγχου από τη συνάντηση μετά τη λήξη τους.
Συνεχίστε να είστε ενήμεροι για το χρονικό διάστημα της προόδου της συνάντησης. Επιβεβαιώστε ότι όλες οι ομιλίες έγιναν εντός του χρονικού διαστήματος με το χρονόμετρο και πραγματοποιήστε τις απαραίτητες προσαρμογές για να διασφαλίσετε ότι η συνεδρίαση παραμένει εγκαίρως.
