Η επιχείρησή σας πρέπει να συμπληρώνει ένα έντυπο W2 κάθε χρόνο για κάθε εργαζόμενο. Αυτές οι μορφές παρουσιάζουν πληροφορίες που επηρεάζουν τους φορολογικούς υπολογισμούς, συμπεριλαμβανομένων των μισθών, της κρατικής και ομοσπονδιακής παρακράτησης φόρου εισοδήματος και των συνταξιοδοτικών εισφορών. Ο υπάλληλος είναι υπεύθυνος για την αποστολή αντιγράφου του εντύπου μαζί με την ετήσια φορολογική δήλωση στην υπηρεσία εσωτερικών εσόδων. Η συμπλήρωση ενός W2 είναι σχετικά απλή αν έχετε λογισμικό φορολογικής λογιστικής για να παρακολουθείτε τους αριθμούς.
Μορφοποιήστε με τους κανόνες
Το λογισμικό λογιστικής σας μπορεί να συμπληρώνει τα μεμονωμένα πλαίσια στη φόρμα αυτόματα από αποθηκευμένα στοιχεία και υπολογισμούς. Το IRS απαιτεί μια τυποποιημένη γραμματοσειρά Courier των 12 σημείων χωρίς τυχόν διορθώσεις και όλες τις καταχωρήσεις που τοποθετούνται εξ ολοκλήρου εντός των πλαισίων. Η φόρμα είναι αναγνώσιμη από το μηχάνημα και εάν εκραγεί για εσφαλμένη μορφοποίηση ή για χειρόγραφη ή σε λάθος χρώμα, θα πρέπει να την υποβάλετε ξανά.
Περισσότερες λεπτομερείς περιγραφές
Εμφάνιση των συνολικών μισθών, παρακράτησης και όλων των άλλων κατάλληλων πληροφοριών στα σωστά πλαίσια. Το IRS παρέχει το εγχειρίδιο "Πληροφορίες για το έντυπο W2", διαθέσιμο είτε σε έντυπη μορφή είτε ηλεκτρονικά, με ανάλυση των απαιτούμενων πληροφοριών. Ορισμένα κιβώτια είναι καθαρά ενημερωτικά αλλά υποχρεωτικά. Η εμφάνιση του κωδικού DD στο πλαίσιο 12, για παράδειγμα, λέει στο IRS ο εργοδότης αναφέρει την εισφορά του σε ένα εξειδικευμένο σχέδιο υγείας, το οποίο αποκλείεται από το φορολογητέο εισόδημα του εργαζομένου. Οι λειτουργίες του κιβωτίου υπόκεινται σε αλλαγές, καθώς ο φορολογικός νόμος δημιουργεί νέες απαιτήσεις υποβολής εκθέσεων.
Διανομή του εγγράφου
Αντίγραφο αρχείου Α του εντύπου W2 με τη διοίκηση κοινωνικής ασφάλισης, η οποία χρειάζεται τις πληροφορίες για την εγγραφή μισθών και συνεισφορών του υπαλλήλου της SSA. Στείλτε αντίγραφο 1 στο κράτος ή στο τοπικό τμήμα φορολογίας, εφόσον απαιτείται από το νόμο. Το αντίγραφο B, το αντίγραφο C και το αντίγραφο 2 πηγαίνουν στον εργαζόμενο και το αντίγραφο D είναι για τα αρχεία του εργοδότη. Η προθεσμία για τη διανομή του εντύπου και του αρχείου ποικίλει κάθε χρόνο. Η προθεσμία για την υποβολή αίτησης για το 2014, για παράδειγμα, είναι η 2η Μαρτίου 2015, ενώ η προθεσμία για τη διανομή στους υπαλλήλους είναι η 2 Φεβρουαρίου 2015. Μπορείτε να ζητήσετε παράταση χρόνου για την υποβολή αρχείου με το έντυπο IRS 8809. Θα πρέπει να υπάρχει ένα μόνιμο αντίγραφο του W2 στο λογιστικό σας σύστημα. Το IRS απαιτεί από εσάς να φυλάσσετε τη φόρμα, ακόμη και αν δεν μπορεί να παραδοθεί στον εργαζόμενο, για τέσσερα χρόνια.
Εξοικονομήστε χρόνο με το BSO
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις υπηρεσίες Business Services Online της Κοινωνικής Ασφάλισης για να δημιουργήσετε και / ή να ανεβάσετε μια ηλεκτρονική έκδοση των W2 σας, η οποία μπορεί επίσης να εκτυπωθεί για τους υπαλλήλους. Εάν εκτελείτε μια μικρή επιχείρηση, αυτό αντιπροσωπεύει μια εναλλακτική λύση για να τραβήξετε μαζί τα W2 μέσω του δικού σας λογιστικού συστήματος ή να τα κάνετε χειροκίνητα. Ο ιστότοπος SSA απαιτεί εγγραφή. Πρέπει να έχετε ενεργοποιημένο πρόγραμμα περιήγησης με κρυπτογράφηση 128 bit και cookie και Adobe Acrobat Reader για να δημιουργήσετε τα έγγραφα online.
