Οι επιχειρήσεις είναι για την πώληση αγαθών και υπηρεσιών με κέρδος. Όταν παρέχετε αγαθά ή υπηρεσίες, ο αγοραστής πρέπει να πληρώσει. Για να υποδείξει την πληρωμή οφείλεται, ο πωλητής εκδίδει τιμολόγιο - μορφή λογαριασμού - την ποσότητα του εμπορεύματος ή των υπηρεσιών που παρέχονται σε προκαθορισμένη τιμή. Όλο και περισσότερο, πολλές επιχειρήσεις σχεδιάζουν τώρα τα δικά τους επίσημα τιμολόγια χρησιμοποιώντας έναν προσωπικό υπολογιστή αντί να τα αγοράζουν, επειδή δεν υπάρχει εγκεκριμένη τυποποιημένη μορφή για το έγγραφο.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Υπολογιστή
-
Εκτυπωτής
-
Διαδίκτυο
Μεταβείτε στο Microsoft Excel και ανοίξτε ένα κενό υπολογιστικό φύλλο και ρυθμίστε ένα πρότυπο τιμολογίου. Το υπολογιστικό φύλλο έχει σχεδιαστεί με πεδία στα οποία μπορείτε να εισάγετε τον αριθμό τιμολογίου, ημερομηνία, ποσότητα αγαθών και δεδομένα τιμολόγησης. Βάλτε το όνομα της εταιρείας σας και πληροφορίες επικοινωνίας στην κορυφή του υπολογιστικού φύλλου. Ένα λογότυπο δεν είναι απαραίτητο, αλλά μπορείτε απλά να αντιγράψετε και να επικολλήσετε ένα, αν αποφασίσετε να το προσθέσετε.
Κατεβάστε ένα δωρεάν πρότυπο στον υπολογιστή σας από το Internet. Υπάρχουν ιστότοποι που πωλούν πρότυπα για χαμηλό κόστος, αλλά μπορείτε να εξοικονομήσετε χρήματα με τη λήψη ενός δωρεάν από διάφορες ιστοσελίδες όπως το Microsoft.com, το Aynax.com, το Freetemplates.org και το Quickbooks.intuit.com.
Προσαρμόστε τα πρότυπα αντικαθιστώντας τα δείγματα με τις πληροφορίες της εταιρείας σας. Περιλαμβάνει το όνομα και τα στοιχεία επικοινωνίας του οργανισμού σας και το όνομα του ατόμου ή της επιχείρησης στην οποία οφείλεται η πληρωμή. Εάν αποφασίσετε να προσθέσετε ένα λογότυπο και έχετε στοιχεία επικοινωνίας, δεν χρειάζεται να επαναλάβετε τις ίδιες πληροφορίες στο τιμολόγιο.
Αναφέρετε τον αριθμό της παραγγελίας αγοράς και τον αριθμό τιμολογίου. Ο αριθμός της εντολής αγοράς συμβάλλει στον εντοπισμό των αγαθών για τα οποία χρεώνεται ο αγοραστής. Το πιο σημαντικό, ωστόσο, είναι ο αριθμός τιμολογίου που πολλές εταιρείες χρησιμοποιούν ως στοιχείο ελέγχου στις λογιστικές διαδικασίες τους. Είναι σημαντικό να μην επαναληφθεί ο ίδιος αριθμός μόλις εκδοθεί ένα τιμολόγιο επειδή ο αγοραστής μπορεί να αρνηθεί να πραγματοποιήσει πληρωμή ακόμη και όταν τα αριθμητικά στοιχεία και άλλες λεπτομέρειες του τιμολογίου είναι διαφορετικά.
Χρησιμοποιήστε ένα έγγραφο του Microsoft Word για να σχεδιάσετε ένα τιμολόγιο εάν η επιλογή σας ταιριάζει. Ένα έγγραφο του Word είναι εύκολο στη χρήση. Ανοίξτε μια κενή σελίδα και πληκτρολογήστε το όνομα της εταιρείας και πληροφορίες επικοινωνίας. Μπορείτε να αντιγράψετε το λογότυπο από τον ιστότοπό σας, αν έχετε, και να το επικολλήσετε σε ένα έγγραφο του Word για να το φανεί επίσημο. Συγκεντρώστε τα προϊόντα ή τις παρεχόμενες υπηρεσίες και την τιμολόγηση. Παρέχετε χώρο για την υπογραφή εξουσιοδότησης από πληρωτέους λογαριασμούς.
