Ένα σύστημα διαχείρισης χρόνου χρειάζεται ορόσημα και στόχους για να είναι αποτελεσματικό. Χωρίς προθεσμίες για να συναντηθούν, τότε γίνεται απλά ένα σύστημα παρακολούθησης του ρολογιού και περιμένοντας την ημέρα να τελειώσει. Υπάρχουν πολλοί τρόποι για να ενσωματώσετε τους στόχους σας στη διαδικασία διαχείρισης του χρόνου σας και εάν η μέρα σας γίνει στόχος, τότε θα βρεθείτε να πετύχετε πολύ περισσότερο κατά τη διάρκεια μιας ημέρας.
Λειτουργία
Η ανάπτυξη μιας προσέγγισης με γνώμονα το στόχο της διαχείρισης του χρόνου μπορεί να σας βοηθήσει να επιτύχετε με δύο τρόπους. Το πρώτο είναι ότι δεν βλέπετε πλέον το ρολόι και περιμένετε να τελειώσει η μέρα, ώστε να μπορείτε να πάτε στο σπίτι. Όταν καθορίζετε στόχους για τον εαυτό σας, οδηγείτε από αυτούς τους στόχους και το ρολόι γίνεται μέσο που χρησιμοποιείτε για να διασφαλίσετε ότι θα εκπληρώσετε τις προθεσμίες σας. Το άλλο πλεονέκτημα για τη χρήση των στόχων για τη διαχείριση του χρόνου είναι ότι είστε σε θέση να ολοκληρώσετε περισσότερες σε μια μέρα από ό, τι θα μπορούσατε όταν παρακολουθείτε το ρολόι. Όταν βασίζουμε την απόδοσή μας στην επίτευξη στόχων κατά τη διάρκεια της ημέρας, μπορούμε να εξαλείψουμε τα πράγματα που χάνουν χρόνο, όπως οι εκτεταμένες τηλεφωνικές συνομιλίες και η πλοήγηση στο Internet.
Χαρακτηριστικά
Όταν ορίζετε στόχους ως μέρος του συστήματος διαχείρισης χρόνου σας, είναι σημαντικό να ορίσετε συγκεκριμένους στόχους με καθορισμένα κριτήρια. Ο καθορισμός γενικών στόχων μπορεί να κάνει τους στόχους σας να φαίνονται ανέφικτοι, ενώ η χρήση ειδικών και καθορισμένων στόχων μπορεί να σας βοηθήσει να ολοκληρώσετε τις εργασίες εγκαίρως. Για παράδειγμα, εάν ο στόχος που ορίσατε είναι να ολοκληρώσετε την τιμολόγηση μέχρι το τέλος της ημέρας, τότε αυτός ο στόχος είναι υπερβολικά ασαφής και περιλαμβάνει πάρα πολλές εργασίες. Καταργήστε αυτόν τον ασαφή στόχο σε συγκεκριμένους στόχους που συνεπάγονται τη δημιουργία τιμολογίων βάσει διαφόρων ημερομηνιών και στη συνέχεια μπορείτε να επιτεθείτε σε αυτούς τους στόχους και να ολοκληρώσετε την εργασία εγκαίρως.
Ταυτοποίηση
Η ανάληψη πάρα πολλών μπορεί να σας βοηθήσει να εκτροχιάσετε τις προσπάθειές σας για τη δημιουργία ενός συστήματος διαχείρισης χρόνου που βασίζεται σε στόχους. Πρέπει να καθορίσετε ποιοι είναι οι σωστοί στόχοι που πρέπει να επιτύχετε και να αποφύγετε την αποστασιοποίηση από καθήκοντα που δεν πρόκειται να είναι παραγωγικά. Για παράδειγμα, αν προσπαθείτε να συμπεριλάβετε εργασίες όπως το καθάρισμα του γραφείου σας ως μέρος των στόχων που ελπίζετε να ολοκληρώσετε τότε μπορεί να βρεθείτε να απομακρυνθείτε από ασήμαντα καθήκοντα. Υπάρχει μια διαφορά μεταξύ στόχων και δραστηριοτήτων. Οι στόχοι είναι καθήκοντα που είναι σημαντικά για την εργασία σας και την καριέρα σας, ενώ οι δραστηριότητες μπορούν να κάνουν την εργασία σας λίγο πιο εύκολη, αλλά δεν είναι απαραίτητες για την επιτυχία σας. Προγραμματίστε δραστηριότητες αφού έχετε επιτύχει τους στόχους σας.
ΕΞΥΠΝΟΣ
Η διαδικασία SMART είναι ένας εξαιρετικός τρόπος για να ποσοτικοποιήσετε και να δώσετε προτεραιότητα σε στόχους έτσι ώστε να μπορούν να γίνουν τακτικό μέρος της ρουτίνας διαχείρισης του χρόνου σας. Το "S" σημαίνει επιλογή συγκεκριμένων στόχων. Περιγράψτε ακριβώς τι θέλετε να είναι οι στόχοι σας και πώς σκοπεύετε να τους προσεγγίσετε. Το "M" θα σας υπενθυμίσει να μετρήσετε τους στόχους σας. Δώστε τους ένα χρονικό όριο και αναπτύξτε ένα σύστημα που θα σας επιτρέψει να ξέρετε πότε ο στόχος είναι ικανοποιημένος. Αυτό είναι κρίσιμο για την επίτευξη των στόχων σας ως μέρος της διαχείρισης του χρόνου. Το "Α" μας θυμίζει να βεβαιωθούμε ότι ο στόχος είναι εφικτός. Εάν ο καθορισμός ενός στόχου δεν είναι εφικτός, τότε ίσως χρειαστεί να το καταργήσετε σε μικρότερους στόχους για να βεβαιωθείτε ότι η εργασία γίνεται. Το "R" σημαίνει ότι πρέπει να διατηρήσετε το στόχο ρεαλιστικό. Το "T" αντιπροσωπεύει το χρονικό πλαίσιο που απαιτείται για να γίνει η δουλειά. Αν δώσετε προσοχή στο σύστημα SMART σας, τότε έχετε περισσότερες πιθανότητες να κάνετε τους στόχους σας αναπόσπαστο μέρος του συστήματος διαχείρισης χρόνου σας.
Σκέψεις
Είναι ευκολότερο να ορίσετε μια σειρά μικρότερων στόχων, αν μπορείτε να προσδιορίσετε τον κύριο στόχο ή τους στόχους σας. Μια σειρά στόχων θα πρέπει να μοιάζει με οργανόγραμμα. Έχετε τους κύριους στόχους σας που πρέπει να ολοκληρώσετε και στη συνέχεια έχετε τη σειρά μικρότερων στόχων που θα χρησιμοποιήσετε για να επιτύχετε αυτούς τους κύριους στόχους. Δίνετε προτεραιότητα στους κύριους στόχους που βασίζονται στη σημασία και, στη συνέχεια, επιτύχετε τη δουλειά να επιτύχετε τους μικρότερους στόχους σας για να ολοκληρώσετε τη δουλειά σας. Η διαδικασία για την επίτευξη των στόχων μέρος του προγράμματος διαχείρισης του χρόνου σας γίνεται ευκολότερη όταν γράφετε τους στόχους σας κάτω, και στη συνέχεια ελέγξτε τα πράγματα όπως σας συμπληρώνουν.
