Είναι δύσκολο να παρακολουθείτε μια επιχείρηση καθώς μεγαλώνει. Μπορεί να γίνει ακόμα πιο συγκεχυμένη όταν προσπαθείτε να καταλάβετε πώς η δομή έχει αλλάξει με την πάροδο του χρόνου, μέσω, για παράδειγμα, επέκτασης ή διοικητικών αλλαγών. Η χαρτογράφηση διαδικασιών βοηθά τη διοίκηση να δει τις αλλαγές μέσω ενός διαγράμματος. Ωστόσο, για να είναι ακριβές το διάγραμμα, πρέπει να ακολουθούνται ορισμένοι κανόνες για την οικοδόμηση ενός χάρτη διεργασιών.
Ορίστε τα σύμβολα του χάρτη
Κάθε χαρτης διαδικασίας έχει ένα σύνολο συμβόλων που αντιπροσωπεύουν διαφορετικές εργασίες. Πριν ξεκινήσετε να χτίζετε έναν χάρτη διεργασιών, πρέπει να ορίσετε αυτά τα σύμβολα. Οι οβάλ, για παράδειγμα, δείχνουν είσοδο στην αρχή της διαδικασίας ή εξόδου στο τέλος της διαδικασίας. Κουτιά ή ορθογώνια δείχνουν εργασίες ή δραστηριότητες που λαμβάνουν χώρα κατά τη διάρκεια της διαδικασίας. Τα βέλη δείχνουν τη ροή κατεύθυνσης και τα διαμάντια παρουσιάζουν σημεία στη διαδικασία όταν ζητούνται ερωτήσεις ή απαιτείται απόφαση. (Για παράδειγμα, ανατρέξτε στην ενότητα Πόροι.)
Ορίστε τη διαδικασία
Προσδιορίστε πού ξεκινά η διαδικασία και πού τελειώνει. Η χαρτογράφηση διαδικασιών γίνεται συνήθως όταν αλλάζετε τον τρόπο με τον οποίο οι άνθρωποι κάνουν τη δουλειά τους, για παράδειγμα προσθέτοντας μια αυτοματοποιημένη διαδικασία, όταν η εταιρεία σας συγχωνεύεται με άλλη εταιρεία, όταν εισάγετε μια νέα σειρά προϊόντων και πρέπει να κατανοήσετε τον αντίκτυπο που θα έχει έχετε στο προσωπικό σας, τα καθήκοντα και τις τεχνολογίες σας και όταν προσπαθείτε να μειώσετε το κόστος και να βελτιώσετε την αποδοτικότητα. Προσδιορίστε τι προσπαθείτε να κάνετε, πότε αρχίζει, όταν τελειώνει και ονομάστε τον χάρτη διαδικασίας σας αναλόγως.
Κατάλογος των βημάτων
Τα βήματα μπορούν να δείξουν επαρκείς πληροφορίες ή πληθώρα λεπτομερειών. Όποια διαδρομή επιλέγετε να κάνετε, κρατήστε τη διατύπωση απλή. Γράψτε κάθε βήμα στη φόρμα "verb-object" όπως "σχέδιο δράσης".
Δημιουργήστε μια ακολουθία
Χρησιμοποιώντας σημειώσεις Post-It ή κάρτες ευρετηρίου, χαρτογραφήστε τα βήματα από αριστερά προς τα δεξιά με τη μορφή διαγράμματος. Μην ανησυχείτε για να σχεδιάσετε βέλη ή αριθμούς ακόμα. Αυτό συμβαίνει μόλις έχετε μια οπτική ιδέα για το πώς θα μοιάζει ο χάρτης σας.
Σχεδιάστε το διάγραμμα
Σχεδιάστε τα σύμβολα με βάση τους κανόνες που έχετε ήδη περιγράψει για κάθε σχήμα-ovals αντιπροσωπεύουν την είσοδο και την έξοδο, για παράδειγμα. Αφού τα σύμβολα είναι στη θέση τους, σχεδιάστε τα βέλη. Εάν ένα σχήμα απαιτεί περισσότερα από ένα βέλη, ίσως χρειαστεί να τοποθετήσετε μια διαμάντι απόφασης εκεί, έτσι ώστε όταν φτάσετε σε αυτό το βήμα, θα ξέρετε ότι υπάρχουν εναλλακτικές λύσεις που πρέπει να ληφθούν υπόψη. Κατά την κατάρτιση του διαγράμματος, χρησιμοποιήστε μια προσέγγιση μοντέλου συστημάτων, όπου κάθε βήμα συνδέεται με το επόμενο βήμα ή αποτέλεσμα από ένα βέλος. Βεβαιωθείτε ότι το μοντέλο είναι πλήρες και περιλαμβάνει σχετικές πληροφορίες.
