Ένας χάρτης διαδικασιών περιγράφει τα καθήκοντα που εκτελούνται για την ολοκλήρωση συγκεκριμένης εργασίας στο χώρο εργασίας. Οι χάρτες μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να περιγράψουν τις διαδικασίες κατασκευής, τις εταιρικές δομές και τα καθήκοντα διαχείρισης. Οι χάρτες διαδικασιών παρέχουν πολύτιμες πληροφορίες σχετικά με μια διαδικασία για να βοηθήσουν τη διοίκηση να βρει τρόπους για να κάνει την διαδικασία ακόμα καλύτερη. Ενώ υπάρχουν πολλά πλεονεκτήματα στη δημιουργία χάρτων διαδικασιών, υπάρχουν μερικά μειονεκτήματα που δεν πρέπει να αγνοηθούν.
Ακρίβεια δεδομένων
Τα δεδομένα που συλλέγονται για να δημιουργηθεί ένας χάρτης διαδικασίας πρέπει να είναι ακριβή ώστε ο χάρτης να είναι χρήσιμος για να περιγράψει μια διαδικασία. Οι εργαζόμενοι που χρησιμοποιούν τρέχουσες διαδικασίες καλούνται συνήθως να συμβάλλουν στη συλλογή δεδομένων. Οι μέθοδοι συλλογής περιλαμβάνουν έρευνες, συνεντεύξεις, αναλύσεις της διαδικασίας, στατιστικά στοιχεία και στοιχεία παρελθόντων αποτελεσμάτων. Μερικές φορές τα δεδομένα που συλλέγονται ενδέχεται να μην είναι αντιπροσωπευτικά για ολόκληρη τη διαδικασία ή μπορεί να γίνουν αντιληπτά από τη δυσαρέσκεια της γνώμης ή των εργαζομένων.
Λεπτομέρειες χάρτη διεργασιών
Για να δημιουργήσετε έναν ακριβή χάρτη διαδικασιών απαιτεί προσοχή στη λεπτομέρεια. Αν δεν έχετε την υπομονή ή την ικανότητα να δημιουργήσετε έναν χάρτη διαδικασίας, η εργασία μπορεί να γίνει συντριπτική. Αυτό μπορεί να οδηγήσει σε σφάλματα στην ερμηνεία δεδομένων ή στην τοποθέτηση δεδομένων στο χάρτη.
Εύρος εισόδου
Οι χάρτες διαδικασιών περιλαμβάνουν συνήθως στοιχεία από μικρές ομάδες εργαζομένων. Αυτά τα δεδομένα μπορεί να μην είναι αντιπροσωπευτικά της ολόκληρης διαδικασίας, ωστόσο, εάν η διαδικασία είναι μεγάλη ή εκτείνεται σε πολλαπλά τμήματα. Για να δημιουργήσετε έναν ακριβέστερο χάρτη διαδικασίας, ίσως χρειαστεί να δημιουργήσετε πρώτα ένα σχέδιο χρησιμοποιώντας δεδομένα από μια μικρή ομάδα εργαζομένων. Η αποστολή αυτού του σχεδίου σε μια μεγαλύτερη ομάδα για ανατροφοδότηση και για επαλήθευση της ακρίβειας αυξάνει το χρόνο που απαιτείται για την παραγωγή ενός ακριβούς χάρτη διαδικασίας.
Διευκόλυνση
Η συμμετοχή των εργαζομένων και της διοίκησης είναι απαραίτητη για την κατάρτιση ακριβούς ημερομηνίας για τη δημιουργία ενός χάρτη διαδικασιών. Όσοι δημιουργούν το χάρτη πρέπει να παρουσιάζουν σαφώς τους στόχους τους στη διοίκηση. Η διοίκηση πρέπει να ενθαρρύνει τους υπαλλήλους να παρέχουν χρήσιμες πληροφορίες βάσει των στόχων. Χωρίς σαφή επικοινωνία μεταξύ εκείνων που δημιουργούν το χάρτη διαδικασίας και τη διαχείριση, τα δεδομένα που συλλέγονται ενδέχεται να μην είναι τόσο ακριβή όσο και χρήσιμα.
