Οι διευθυντές μιας εταιρείας συχνά εκτελούν διαχείριση μετρητών ως μια ευρεία πρακτική που μπορεί να καλύψει τη γενική επιχειρησιακή κουλτούρα του οργανισμού - καλύπτοντας κάθε τομέα, λειτουργία, επιχειρηματική μονάδα, διαδικασία και μηχανισμό. Οι βασικές πολιτικές διαχείρισης των ταμειακών διαθεσίμων είναι οι διαδικασίες γύρω από τους λογαριασμούς εκταμιεύσεων, ειδικά εκείνες που σχετίζονται με σημαντικές εκροές χρημάτων και μακροπρόθεσμες επενδύσεις.
Ορισμός
Μια εταιρεία χρησιμοποιεί λογαριασμούς εκταμιεύσεων για τον έλεγχο των χρημάτων που καλύπτει για ποικίλες δαπάνες όπως η μισθοδοσία, οι διαφορές, τα ρυθμιστικά πρόστιμα, η συντήρηση του εξοπλισμού και τα είδη γραφείου. Οποιοσδήποτε λογαριασμός εξαρτάται από την επιχείρηση για να παρακολουθεί τι εξέρχεται - και τι έρχεται σε - κελάρια εταιρειών χαρακτηρίζεται ως λογαριασμός εκροής. Λόγω της σημασίας του λογαριασμού αυτού, πολλή στρατηγική σκέψη εμπλέκεται στη διατύπωση και την έγκριση διαδικασιών εκταμίευσης. Με τον τρόπο αυτό, οι άμεσες συνεισφορές διευθυντικών στελεχών και διαχειριστών επιχειρήσεων ενισχύουν την εξουσία του εγχειριδίου εταιρικής πολιτικής και βελτιώνουν την υποκείμενη αφηγηματική ροή, τα οποία αποτελούν σημαντικά κριτήρια που βοηθούν τους υπαλλήλους να κατανοήσουν σαφώς πώς να εκταμιεύουν τα κεφάλαια, πότε να το ζητήσουν, πώς να αναφέρετε εμβάσματα.
Παρακολούθηση επιχειρηματικής δραστηριότητας
Για μια επιχείρηση, ένα εγχειρίδιο διαδικασιών πληρωμής που έχει μελετηθεί καλά δίνει στους επικεφαλής τμήματος τους απαραίτητους μοχλούς για την παρακολούθηση της επιχειρηματικής δραστηριότητας, την ακριβή καταγραφή των χρημάτων της εταιρείας και την αποτροπή της υπεξαίρεσης περιουσιακών στοιχείων - ειδικά κλοπής μετρητών. Για παράδειγμα, ο εταιρικός ταμίας μπορεί να εργάζεται σε συνεργασία με το προσωπικό της λογιστικής υπηρεσίας για να δημιουργήσει το έδαφος για αποτελεσματική διαχείριση μετρητών, ενσταλάζοντας τους υφισταμένους τη σημασία πράξεων όπως η παρακολούθηση επιταγών, η παρακολούθηση λογαριασμών εκταμιεύσεων και η περιοδική χρηματοοικονομική πληροφόρηση. Η τελευταία πρακτική είναι απαραίτητη για να υπολογίσετε πόσα μετρητά προέρχονταν από λογαριασμούς εκταμίευσης κατά τη διάρκεια μιας δεδομένης περιόδου, όπως ένα μήνα ή ένα τρίμηνο.
Κόστος κινδύνου
Στις σύγχρονες οικονομίες, η ηγεσία μιας εταιρείας μπορεί να μην αφήνει πολύ περιθώρια για τον τρόπο με τον οποίο οι υπάλληλοι διαχειρίζονται τους λογαριασμούς εκταμιεύσεων, φοβούμενοι ότι μια μη-απαγορευμένη προσέγγιση στη διαχείριση μετρητών θα μπορούσε να κοστίσει τα χρήματα των επιχειρήσεων κάτω από το δρόμο. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι τα ανώτερα στελέχη πρέπει να διαχειρίζονται τα χρήματα της εταιρίας έξυπνα, ώστε οι επενδυτές και οι δανειστές να αντιλαμβάνονται την οργάνωση ως χαμηλότερο πιστωτικό κίνδυνο. Σε αντίθετη περίπτωση, οι πιστωτές ενδέχεται να αυξήσουν το κόστος δανεισμού της εταιρείας και να χρεώσουν υψηλότερα επιτόκια - μια δυσμενή εξέλιξη για την επιχείρηση, ειδικά αν χρειαστεί νέα χρήματα για να αντιμετωπίσει ανταγωνιστικά κόπρανα, να επεκτείνει τις πωλήσεις και να κάνει όλα τα πράγματα που πρέπει να κάνει μια επιχείρηση χρόνος.
Εργαλεία και εμπλοκή του προσωπικού
Οι υπάλληλοι των πληρωτέων λογαριασμών δουλεύουν παράλληλα με τους εταιρικούς ταμία και τους οικονομικούς διευθυντές για να παρακολουθούν πόσο προέρχονται οι λογαριασμοί εκταμιεύσεων και να υπολογίζουν γιατί η οργάνωση πρέπει να μειώσει τα μετρητά. Για την αποτελεσματική εκτέλεση των καθηκόντων τους, αυτοί οι επαγγελματίες χρησιμοποιούν ποικίλα εργαλεία όπως λογισμικό διαχείρισης ταμειακών ροών, προγράμματα χρηματοοικονομικής ανάλυσης, λογισμικό προγραμματισμού επιχειρηματικών πόρων και εφαρμογές διαχείρισης απαιτήσεων και πληρωτέων λογαριασμών.
