Οι επιχειρήσεις βασίζονται στην επαγγελματική και αξιόπιστη επικοινωνία για να παραμείνουν κερδοφόρες και ανταγωνιστικές στην αγορά. Οι εργαζόμενοι επικοινωνούν με συναδέλφους, διευθυντικά στελέχη, πελάτες, πωλητές, μέσα ενημέρωσης και συναφείς κυβερνητικές υπηρεσίες, με αποτέλεσμα οι αναλύσεις επικοινωνίας να έχουν σημαντικό αντίκτυπο. Παρά το αρνητικό αντίκτυπο και την επαγγελματική απογοήτευση, είναι σημαντικό να χρησιμοποιήσετε την κατάλληλη γλώσσα όταν επικρίνετε έναν υπάλληλο λόγω έλλειψης επικοινωνίας.
Επανελέγχω
Η έλλειψη επικοινωνίας είναι ένας από τους κύριους λόγους που απαριθμούνται από τους εργαζόμενους κατά τη μετάβαση σε μια νέα θέση εργασίας λόγω απογοήτευσης από τη διοίκηση, οπότε προτού προβείτε σε επίπληξη αφιερώστε χρόνο για να διερευνήσετε τις εν λόγω καταστάσεις για να διαπιστώσετε εάν η διοίκηση ή άλλοι υπάλληλοι παίζουν ρόλο στην επικοινωνία. Θα ήταν λάθος να επιπλήξετε έναν εργαζόμενο για προβλήματα επικοινωνίας που συνδέονται άμεσα με τις ενέργειες άλλων εργαζομένων.
Ουδέτερος τόνος
Η γλώσσα που χρησιμοποιείται για να επιπλήξει κάποιος υπάλληλος λόγω έλλειψης επικοινωνίας πρέπει να παραμείνει ουδέτερη. Όταν ξεκινάτε τη διαδικασία πειθαρχίας, διατηρήστε έναν επαγγελματικό ήχο αντί να γλιστρήσετε σε θυμό, απογοήτευση, συγκατοίκηση ή σαρκασμό. Αυτό βοηθά στη διευκόλυνση μιας αποτελεσματικής συζήτησης, αποφεύγοντας ενδεχόμενα νομικά εμπόδια εάν ο υπάλληλος λάβει θέση ότι η επίπληξή σας πέρασε αποδεκτά όρια.
Εξήγηση
Η αρχική γλώσσα για την επίπληξη των υπαλλήλων που προκαλούν επικοινωνία πρέπει να ξεκινήσει ζητώντας μια εξήγηση από την οπτική τους. Η χρήση αυτής της συνεκτικής γλώσσας προσελκύει τον εργαζόμενο στη διαδικασία, ζητώντας του να λογοδοτεί για τις ενέργειές του. Ένα αίτημα για επεξήγηση μπορεί να αναφέρει: "Παρακαλούμε περιγράψτε τις περιστάσεις που οδήγησαν στην καθυστέρηση στην επαφή με τον πελάτη μας για τρεις εβδομάδες, παρά τις επανειλημμένες τηλεφωνικές κλήσεις και τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου".
Αναφορά γεγονότων
Αποφύγετε γενικές δηλώσεις όταν επικρίνετε έναν υπάλληλο για προβλήματα επικοινωνίας. Αντ 'αυτού, χρησιμοποιήστε συγκεκριμένα παραδείγματα για να περιγράψετε την ανάλυση της επικοινωνίας από την άποψη της διοίκησης. Για παράδειγμα, μπορείτε να αναφέρετε τις ημερομηνίες για μη επαναφορά των τηλεφωνημάτων και τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τις καθυστερημένες αναφορές που κατατέθηκαν και συγκεκριμένες καταγγελίες που υποβάλλονται από πελάτες, διαχειριστές ή πωλητές. Αναφέρετε πώς κάθε περιστατικό είχε αρνητικές επιπτώσεις στην επιχείρηση.
Συνέπειες
Εκφράστε την απογοήτευση για την έλλειψη επικοινωνίας του υπαλλήλου, αλλά μην ασχολείστε με κατηγορίες ή επικρίσεις. Μετακινήστε άμεσα στις άμεσες συνέπειες των επιλογών του υπαλλήλου για μια πιο αποτελεσματική επίπληξη. Για παράδειγμα, μπορείτε να μειώσετε προσωρινά τις ευθύνες και τα προνόμια του υπαλλήλου, ώστε να έχει τους πόρους ή το κίνητρο να προσαρμόσει τη συμπεριφορά του. Όταν αναθέτετε συνέπειες, ακολουθήστε τις πειθαρχικές επιλογές που περιγράφονται στο εγχειρίδιο της επιχείρησής σας για να αποφύγετε τις κατηγορίες για αδικία ή υπερβολική πειθαρχία.
Σχέδιο δράσης
Μετακινήστε την επίπληξη σε πιο θετική περιοχή αναπτύσσοντας ένα σχέδιο δράσης μαζί με τον υπάλληλο για να αντιμετωπίσετε τα προβλήματα επικοινωνίας του. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει την ανάπτυξη ενός σχεδίου ανταπόκρισης σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εντός δύο εργάσιμων ημερών για μη επείγον ταχυδρομείο ή οποιοδήποτε χρονικό πλαίσιο φαίνεται λογικό για την εταιρική κουλτούρα και τη βιομηχανία σας, για παράδειγμα. Το σχέδιο δράσης θα πρέπει επίσης να περιγράφει τις μελλοντικές πειθαρχικές ενέργειες που θα γίνουν εάν η έλλειψη επικοινωνίας συνεχίσει.
