Πώς να γράψετε μια πρόταση αγοράς

Όταν διαχειρίζεστε ένα έργο ή μια ομάδα, τελικά θα πρέπει να αγοράσετε προϊόντα ή υπηρεσίες από μια εξωτερική εταιρεία. Οι επιχειρήσεις έχουν πρωτόκολλα που αναφέρουν συγκεκριμένα ποσά δολαρίων που μπορούν να εξουσιοδοτήσουν οι εργαζόμενοι για λογαριασμό της εταιρείας. Εάν μια αγορά που θέλετε να κάνετε είναι υψηλότερη από το καθορισμένο όριο, ένας επόπτης υποχρεούται να εξουσιοδοτήσει την αγορά. Σε αυτές τις περιπτώσεις, η πρόταση αγοράς χρησιμοποιείται για να δικαιολογήσει την ανάγκη αγοράς, ιδίως όταν η δαπάνη θα είναι μεγάλη ή θα επηρεάσει σημαντικό μέρος της επιχείρησης.

Δημιουργήστε ένα γράφημα σύγκρισης. Το γράφημα θα πρέπει να απαριθμεί κάθε προμηθευτή του αγαθού ή της υπηρεσίας που αναζητάτε και να περιέχει σχετικά χαρακτηριστικά σχετικά με την προσφορά. Για παράδειγμα, εάν αναζητάτε έναν πωλητή για να παρέχετε δραστηριότητες δημιουργίας ομάδων για το προσωπικό, οι κατηγορίες θα περιλαμβάνουν: Όνομα εταιρείας, Τοποθεσία, Επιλογές δραστηριότητας, Επιλογές ανά τιμή, Συμπεριλαμβανόμενο προσωπικό, Προηγούμενοι πελάτες και Παραπομπές / Αναφορά. Συμπεριλάβετε όσο το δυνατόν περισσότερα γνωρίσματα "με μια ματιά". Αυτό θα κάνει τα δεδομένα εύκολο να αναθεωρηθούν.

Κάνετε την έρευνά σας. Συγκεντρώστε μια λίστα με τρεις έως πέντε προμηθευτές που προμηθεύουν το αγαθό ή την υπηρεσία που ψάχνετε. Η συμπερίληψη πολλών προμηθευτών στην πρότασή σας υποδεικνύει τη δέουσα επιμέλεια και βοηθά τον διευθυντή σας να καταλάβει γρήγορα το σκεπτικό σας. Αποκτήστε ένα γραπτό απόσπασμα από κάθε πωλητή και συμπληρώστε τον πίνακα σύγκρισης με τα δεδομένα του. Σχεδιάστε ανάλογα, καθώς ορισμένοι πωλητές χρειάζονται χρόνο προμηθειών για την προσφορά τιμών. Πάρτε μια δέσμευση από την επαφή του προμηθευτή σας σχετικά με το πότε θα λάβετε τη γραπτή προσφορά. Τέλος, ζητήστε από τον πωλητή για αναφορές από επιχειρήσεις που έχουν κάνει επιχειρήσεις με αυτές που είναι παρόμοιες με τις δικές σας.

Ανατρέξτε στις αναφορές προμηθευτών. Όλα τα άλλα χαρακτηριστικά, όπως η τιμή και η υπηρεσία, μπορεί να θεωρηθούν ίσα, αλλά δεν είναι όλοι οι πωλητές κατάλληλοι για την επιχείρησή σας. Ένας προμηθευτής μπορεί να έχει το σωστό προϊόν αλλά δεν μπορεί να το παραδώσει εγκαίρως αξιόπιστα. Οι προμηθευτές υπηρεσιών ενδέχεται να μην έχουν εμπειρία με τον τύπο της επιχείρησής σας, αλλά κάνουν πολύ καλά με άλλα είδη. Οι αναφορές θα σας βοηθήσουν να αποφύγετε τέτοιου είδους ζητήματα και να ενισχύσετε την εγκυρότητα της πρότασής σας.

Πάρε μια απόφαση. Συγκρίνετε τους προμηθευτές βάσει των χαρακτηριστικών που έχετε ορίσει, των αναφορών και των γραπτών εισαγωγικών. Μοιραστείτε τα ευρήματά σας με έναν συνάδελφο του οποίου η γνώμη σας εκτιμάτε και ζητάτε τη συμβολή της. Παραμείνετε αντικειμενικοί και επιλέξτε τον προμηθευτή με την υψηλότερη αξία στην εταιρεία.

Δημιουργία σημείωσης. Απευθυνθείτε στην επιστολή προς τον υπεύθυνο λήψης αποφάσεων για την αγορά. Γράψτε μια σύντομη δήλωση για την πρόθεσή σας να αγοράσετε και να δηλώσετε σαφώς γιατί η αγορά είναι απαραίτητη και ποια οφέλη θα έχει για την επιχείρηση. Εάν μπορείτε να υπολογίσετε την απόδοση της επένδυσης, φροντίστε να συμπεριλάβετε αυτές τις λεπτομέρειες στη σημείωση. Συμπεριλάβετε επίσης την έρευνα που πραγματοποιήσατε, το σκεπτικό για την απόφασή σας και το σχετικό βραχυπρόθεσμο και μακροπρόθεσμο κόστος της αγοράς.

Παραδώστε το σημείωμα στον προϊστάμενό σας. Συμπεριλάβετε τις προτάσεις πωλητών και το διάγραμμα σύγκρισης ως συνημμένα. Προγραμματίστε μια συνάντηση με τον προϊστάμενό σας για να συζητήσετε λεπτομερώς την αγορά. Προσπαθήστε να προβλέψετε τις ερωτήσεις που θα έχει ο επιβλέπων σας και θα έρθετε στην προγραμματισμένη συνάντηση με δυνατές και σίγουρες απαντήσεις.