Η έλευση των υπολογιστών έχει φέρει επανάσταση σε πολλές βιομηχανίες, με το γραφείο να μην αποτελεί εξαίρεση. Οι υπολογιστές βοήθησαν στη βελτίωση της αποτελεσματικότητας και της ακρίβειας των υπαλλήλων γραφείου παρέχοντας διαφορετικές λειτουργίες λογισμικού και επικοινωνίας για να βοηθήσουν στην εκτέλεση εργασιών. Οι υπολογιστές αποτελούν πλέον μέρος σχεδόν κάθε γραφείου, οι περισσότεροι χώροι εργασίας δεν είναι πλέον σε θέση να λειτουργήσουν χωρίς τη χρήση υπολογιστών.
Επικοινωνία
Η εσωτερική και εξωτερική επικοινωνία είναι πολύ πιο εύκολη με τη χρήση συστημάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και εσωτερικών μηνυμάτων σε υπολογιστές. Το προσωπικό του γραφείου είναι σε θέση να διαβιβάσει πληροφορίες σε όλο το γραφείο γρήγορα και αποτελεσματικά, καθώς οι περισσότερες εγκαταστάσεις γραφείου διαθέτουν σύστημα ειδοποίησης σε μεμονωμένους υπολογιστές όταν λαμβάνεται μήνυμα ή μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Το Διαδίκτυο επίσης βελτιώνει σε μεγάλο βαθμό τις επιλογές επικοινωνίας, με το Skype και άλλα τέτοια προγράμματα ανταλλαγής μηνυμάτων και επικοινωνίας που επιτρέπουν εθνικές ή διεθνικές διασκέψεις βίντεο και κλήσεων με ευκολία και λιγότερα έξοδα.
Αποθήκευση δεδομένων
Η ικανότητα αποθήκευσης και ανάκτησης δεδομένων των υπολογιστών γίνεται όλο και μεγαλύτερη και πιο προηγμένη καθώς βελτιώνεται η τεχνολογία. Τα αρχεία μπορούν εύκολα να ανακτηθούν μέσω λειτουργιών αναζήτησης και οι σκληροί δίσκοι μπορούν να χωρέσουν πρωτοφανείς τόμους αρχείων και δεδομένων. Για τα γραφεία με μεγάλες βάσεις δεδομένων, όπως κυβερνήσεις, φιλανθρωπικές οργανώσεις ή άλλες ενώσεις μελών, αυτή η λειτουργία αποθήκευσης και ανάκτησης δεδομένων παρέχει ασύγκριτα πλεονεκτήματα σε σχέση με την παραδοσιακή αποθήκευση αρχείων εγγράφων, όπως η ευκολία και η ταχύτητα ανάκτησης πληροφοριών, την ευκολία παρακολούθησης των αλλαγών που έγιναν στα αρχεία πελατών, μελών ή πολιτών.
Δικτύωση
Σύμφωνα με την τοποθεσία Web Spam Laws, η κοινή χρήση αρχείων είναι ένα από τα βασικά πλεονεκτήματα της δικτύωσης υπολογιστών σε περιβάλλον γραφείου. Η δικτύωση γραφείου ή η δημιουργία ενός ενδοδικτύου γραφείου σημαίνει ότι μια κοινή βάση δεδομένων αρχείων είναι προσβάσιμη σε όλους τους χρήστες. Αυτό ισχύει επίσης για το λογισμικό και τη διαχείριση των υπολογιστών, το οποίο μειώνει σημαντικά το κόστος για τα γραφεία, καθώς μπορούν να αγοράσουν ένα προϊόν λογισμικού δικτύου, αντί να χρειάζεται να αγοράσουν πολλαπλά αντίγραφα για μεμονωμένους υπολογιστές. Η δικτύωση παρέχει επίσης κοινόχρηστη πρόσβαση σε εκτυπωτές, φαξ και φωτοαντιγραφικά.
Παραγωγικότητα
Οι υπολογιστές στο περιβάλλον γραφείου βελτιώνουν σημαντικά την παραγωγικότητα. Σύμφωνα με την τοποθεσία Web Reference for Business, οι υπολογιστές στο γραφείο αυξάνουν την παραγωγικότητα όχι μόνο σε τομείς όπως η επεξεργασία κειμένου, η διαχείριση δεδομένων και η πρόσβαση σε πληροφορίες, αλλά και στη δημιουργία πληροφοριών, ταξινόμηση και τελικά αποθήκευση. Το χρονικό διάστημα που ξοδεύουν οι περισσότεροι εργαζόμενοι γραφείου στον υπολογιστή έχει, ωστόσο, προκαλέσει μια σειρά επαναλαμβανόμενων προβλημάτων υγείας για τα μάτια, τους καρπούς και τα χέρια.
