Η δημιουργία διαγράμματος ροής είναι ο ευκολότερος τρόπος για την απεικόνιση μιας διαδικασίας.Το Flowcharting σας επιτρέπει να σπάσετε οποιαδήποτε διαδικασία σε μεμονωμένες εργασίες, εργασίες ή δραστηριότητες και να τις εμφανίσετε με τρόπο που να δείχνει τις λογικές σχέσεις μεταξύ τους. Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα διάγραμμα ροής είτε με το χέρι είτε με τη βοήθεια ενός προγράμματος υπολογιστή σχεδιασμένου να δημιουργεί διαγράμματα ροής. Μερικές φορές, είναι χρήσιμο να δοκιμάσετε και τις δύο μεθόδους.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Μεγάλο χαρτί γραφής
-
Κολλώδεις σημειώσεις
-
Μαρκαδόροι
-
Λογισμικό ροής υπολογιστών ή σχεδίασης λογισμικού
Προσδιορίστε τη διαδικασία που γράφετε. Διεξάγετε μια συνάντηση brainstorming και προσδιορίστε το όνομα της διαδικασίας, τις λειτουργίες, τους ανθρώπους ή τα τμήματα που συμμετέχουν στη διαδικασία και τα βήματα όπως τα γνωρίζετε.
Καταγράψτε τις λειτουργίες, τα τμήματα ή τους ανθρώπους που εμπλέκονται στην αριστερή πλευρά ενός μεγάλου φύλλου χαρτιού σύνταξης. Γράψτε κάθε ένα από τα βήματα σε μια κολλώδη ή Post-it σημείωση. Για βήματα που δείχνουν ένα σημείο απόφασης - ένα βήμα στη διαδικασία που ζητάει μια ερώτηση που απαιτεί συνήθως μια απάντηση ναι ή όχι - γωνία τις σημειώσεις με τη μορφή ενός διαμαντιού και γράψτε την ερώτηση σε αυτά. Η απόκριση θα καθορίσει την κατεύθυνση που ακολουθούν τα επόμενα βήματα στα διαγράμματα ροής.
Τοποθετήστε τις σημειώσεις στο χαρτί στα δεξιά της λίστας λειτουργιών, ανθρώπων ή τμημάτων. Μετακινήστε τα γύρω, ώστε να είναι στη σωστή σειρά και να τα συνδέσετε με γραμμές και βέλη που δείχνουν την κατεύθυνση της ροής. Βεβαιωθείτε ότι η διαδικασία ρέει προς τα εμπρός, χωρίς να χτυπήσετε ξανά.
Ανατρέξτε στο γράφημα για πιθανές αποσυνδέσεις - περιοχές όπου τα βήματα δεν λειτουργούν ή όπου η διαδικασία χρειάζεται βελτίωση ή αναδιαμόρφωση για να αποφευχθεί η εκκένωση. Μπορείτε να βελτιώσετε τη διαδικασία αλλάζοντας, προσθέτοντας ή αφαιρώντας τα βήματα για να κάνετε τη διαδικασία πιο ομαλή.
Χρησιμοποιήστε ένα πρόγραμμα σχεδίασης υπολογιστή ή ένα συγκεκριμένο πρόγραμμα ροής για να δημιουργήσετε τα βήματα, τις γραμμές και τα βέλη που αντιστοιχούν στο διάγραμμα ροής που σχεδιάσατε με το χέρι. Πληκτρολογήστε τα βήματα και τις ερωτήσεις αποφάσεων στα διάφορα σχήματα για βήματα ροής.
Συμβουλές
-
Στις περισσότερες περιπτώσεις, μπορείτε να βασιστείτε σε τρία ή τέσσερα απλά σύμβολα ή σχήματα για να καλύψετε τους περισσότερους τύπους συμβάντων σε ένα διάγραμμα ροής. Τα πιο απλά σχήματα είναι ορθογώνια για βήματα και διαμάντια για σημεία λήψης αποφάσεων.
