Στον κόσμο της λογιστικής, οι συναλλαγές εσόδων και εξόδων καταγράφονται χρησιμοποιώντας μια συγκεκριμένη διαδικασία που έχει οριστεί για την παρακολούθηση και ταξινόμηση κάθε συναλλαγής για εύκολη ανάκληση αργότερα. Οι λογιστές καταγράφουν συνεχώς τις συναλλαγές και κάθε μήνα πρέπει να είναι σε θέση να ταξινομούν και να ταξινομούν αυτά τα δεδομένα σε μορφή που παράγει ένα σύνολο οικονομικών καταστάσεων που περιλαμβάνουν την κατάσταση αποτελεσμάτων και τον ισολογισμό της εταιρείας. Κάθε κομμάτι μιας συγκεκριμένης χρηματοοικονομικής συναλλαγής καταγράφεται σε λογαριασμούς που χρησιμοποιούν αναγνωριστικά στοιχεία που ονομάζονται γενικοί κωδικοί.
Συμβουλές
-
Οι εταιρείες συχνά χρησιμοποιούν κώδικες γενικού μητρώου (GL) για να ταξινομούν τα λογιστικά δεδομένα με διάφορους τρόπους. Αυτοί οι κωδικοί επιτρέπουν στην εταιρεία να ταξινομεί δεδομένα συναλλαγών έτσι ώστε να μπορεί να παράγει πολλές διαφορετικές λογιστικές εκθέσεις και παρέχει τη δυνατότητα ανάλυσης των λογιστικών συναλλαγών της εταιρείας με ποικίλους χρήσιμους τρόπους.
Τι είναι ένας κώδικας GL;
Οι εταιρείες συχνά χρησιμοποιούν κώδικες γενικού μητρώου (GL) για να ταξινομούν τα λογιστικά δεδομένα με διάφορους τρόπους. Οι κωδικοί μπορούν να κυμαίνονται από μια απλή τριψήφια σειρά σε έναν κώδικα με πολλά τμήματα, ο καθένας ο οποίος χαρακτηρίζει έναν ταξινομητή, όπως έναν θυγατρικό αριθμό, μια επιχειρηματική μονάδα, ένα τμήμα ή άλλη κατηγοριοποίηση.
Αυτοί οι κωδικοί επιτρέπουν στην εταιρεία να ταξινομεί δεδομένα συναλλαγών έτσι ώστε να μπορεί να παράγει πολλές διαφορετικές λογιστικές εκθέσεις και παρέχει τη δυνατότητα ανάλυσης των λογιστικών συναλλαγών της εταιρείας με ποικίλους χρήσιμους τρόπους.
Αυτοί οι λογαριασμοί κωδικού GL δημιουργούνται με συγκεκριμένη σειρά, η οποία ορίζεται από την αρχή της λογιστικής διπλής εισόδου. Οι κωδικοί GL μεταφέρονται από τα περιουσιακά στοιχεία όπως τα μετρητά, οι εισπρακτέοι λογαριασμοί, τα αποθέματα και ο εξοπλισμός, στις υποχρεώσεις και στα ίδια κεφάλαια. Ο αριθμός των λογαριασμών σε αυτήν την ενότητα θα μπορούσε να ανέρχεται σε λιγότερους από πέντε, ή ακόμα και περισσότερους από 100, ανάλογα με την πολυπλοκότητα της εταιρείας.
Ο κατάλογος λογαριασμών GL περιλαμβάνει επίσης τους λογαριασμούς που συνθέτουν την κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων, από λογαριασμούς εσόδων και λοιπών εσόδων προς λογαριασμούς λειτουργικών εξόδων και λογαριασμούς μη λειτουργικών εξόδων, όπως έξοδα εξόφλησης τόκων.
Η Γενική Λογιστική
Το γενικό βιβλίο μιας εταιρείας λειτουργεί ως κύριο αρχείο για όλες τις χρηματοοικονομικές συναλλαγές. Το GL μπορεί να περιλαμβάνει υποκεφάλαια, για παράδειγμα, να τηρεί αρχεία ανά επιχειρηματική μονάδα, τα οποία όλα συνδυάζονται στο γενικό βιβλίο. Όλες αυτές οι πληροφορίες γίνονται τότε οι βάσεις για τις οικονομικές καταστάσεις της εταιρείας.
Το GL αποθηκεύει τις λεπτομέρειες για κάθε λογιστική συναλλαγή. Αυτές οι πληροφορίες είναι χρήσιμες όταν, μετά από λίγα χρόνια, ο λογιστής πρέπει να θυμάται γιατί η εταιρεία πέρασε ένα ασυνήθιστα μεγάλο χρηματικό ποσό για αναλώσιμα γραφείου ένα μήνα ή μια εταιρεία πληρώνει δύο φορές λάθος ένα λογαριασμό και πρέπει να ανακαλύψει τα στοιχεία της πληρωμής να λύσετε το πρόβλημα. Οι λογιστές συχνά κάνουν σημειώσεις στο σύστημα υπολογιστών όταν πραγματοποιούν συναλλαγές εγγραφής περιοδικών στο GL για μελλοντική αναφορά.
Ποιες είναι οι εγγραφές στο γενικό βιβλίο;
Οι καταχωρίσεις γενικού μητρώου είναι οι καταγεγραμμένες συναλλαγές μιας εταιρείας που περιλαμβάνουν χρήματα. Αυτές οι συναλλαγές γίνονται συνήθως σε ένα λογιστικό περιοδικό πρώτα και οι πληροφορίες αυτές συνοψίζονται και δημοσιεύονται στο γενικό μητρώο.
Για παράδειγμα, όταν μια εταιρεία αγοράζει αναλώσιμα γραφείου, καταγράφει τα εξερχόμενα μετρητά, πραγματοποιώντας εγγραφή σε ημερολόγιο πίστωσης στο λογαριασμό ταμειακών διαθεσίμων του, μια καταχώριση χρεωστικού ημερολογίου για την αύξηση του λογαριασμού ενεργητικού της για τα είδη γραφείου και μια εισπράξη του χρεωστικού ημερολογίου στον λογαριασμό εξόδων γραφείου, η οποία θα εμφανίζεται στην κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων.
Μετά την ολοκλήρωση αυτών των εγγραφών, ο λογιστής τους τοποθετεί στο γενικό βιβλίο για να ολοκληρώσει τη διαδικασία εγγραφής. Πολλά μηχανογραφημένα λογιστικά συστήματα διατηρούν διαφανή τη διαδικασία καταχώρησης του περιοδικού, έτσι ώστε να φαίνεται ότι όλες οι συναλλαγές γίνονται απευθείας στο γενικό μητρώο.
Το Λογιστικό Σχέδιο
Οι λογαριασμοί GL συμμορφώνονται με μια συγκεκριμένη σειρά και δομή, που ονομάζεται λογιστικό διάγραμμα, το οποίο επιτρέπει τον έλεγχο ορισμένων τύπων σφαλμάτων και την παραγωγή συνεπών και τακτικών οικονομικών καταστάσεων. Οι εταιρείες συνήθως χρησιμοποιούν λογιστική διπλής εισόδου κατά την εγγραφή σε γενικό μητρώο και πρέπει να χρησιμοποιούν χρεώσεις και πιστώσεις συμψηφισμού για την καταγραφή κάθε εγγραφής.
Η βασική λίστα των κωδικών λογαριασμών GL ή του λογαριασμού λογαριασμών απαριθμεί όλους τους λογαριασμούς ισολογισμού και στη συνέχεια όλους τους λογαριασμούς λογαριασμού αποτελεσμάτων. Οι λογιστές μπορούν στη συνέχεια να εκτελέσουν μια αναφορά που ονομάζεται δοκιμαστική ζυγαριά, η οποία δείχνει κάθε λογαριασμό GL και το αντίστοιχο υπόλοιπο του. Δεδομένου ότι κάθε συναλλαγή πρέπει να έχει τουλάχιστον μία είσοδο χρέωσης και πίστωσης, η οποία αντισταθμίζεται άμεσα μεταξύ τους, η έκθεση ισορροπίας πρέπει να δείχνει ότι το άθροισμα όλων των λογαριασμών ισούται με το μηδέν. Σε αντίθετη περίπτωση, μια χρέωση ή μια πίστωση θα μπορούσε να λείπει ή να έχει καταγραφεί λανθασμένα.
