Το γενικό μητρώο αντιπροσωπεύει την πρώτη σημαντική προσπάθεια της εταιρείας σας να ενοποιήσει όλες τις λογιστικές εγγραφές για κάθε ένα από τα στοιχεία γραμμής που εμφανίζονται στην κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων και στον ισολογισμό. Κάθε στοιχείο γραμμής ολοκληρώνεται μαζί με καταχωρίσεις εξισορρόπησης και μεταφέρεται στο γενικό μητρώο. Για παράδειγμα, ο λογαριασμός που καταβάλλεται μπορεί να περιέχει χιλιάδες καταχωρίσεις που αντικατοπτρίζουν την επιχειρηματική δραστηριότητα με τους πωλητές. Στο γενικό βιβλίο αναφέρονται συνολικά οι πληρωτέοι λογαριασμοί. Το βιβλίο δοκιμών είναι παρόμοιο με το πρώτο σχέδιο της κατάστασης λογαριασμού αποτελεσμάτων και του ισολογισμού. Συγκεντρώνει όλες τις χρεώσεις από τη μία πλευρά (ή τη σελίδα) και τις παρουσιάζει έναντι των εξισωτικών πιστώσεων στην άλλη πλευρά (ή σελίδα). Αυτά τα έγγραφα ενημερώνονται συνεχώς καθώς οι καταχωρήσεις καταχωρούνται στο λογιστικό σύστημα πληροφοριών, αλλά τελικά είναι πιο σημαντικές όταν χρησιμοποιούνται για την παρουσίαση τριμηνιαίων και ετήσιων οικονομικών καταστάσεων ή για την συμπλήρωση φορολογικών δηλώσεων.
Διαφορές
Ο κύριος σκοπός του γενικού μητρώου είναι να συνοψίσει όλες τις χρηματοοικονομικές συναλλαγές κατά τη διάρκεια μιας οικονομικής περιόδου. Ο βασικός σκοπός του ισοζυγίου πληρωμών είναι να εξασφαλίσει την ισορροπία χρεώσεων και πιστώσεων. Κάθε βήμα αυτής της διαδικασίας περιλαμβάνει συνοπτική παρουσίαση, ενοποίηση και παρουσίαση. Παραμένοντας με το πληρωτέο παράδειγμα, όλες οι συναλλαγές που αφορούν κάθε πωλητή συνοψίζονται στο γενικό μητρώο. Στη συνέχεια, όλες οι καταστάσεις πληρωτέες περιλήψεις ενοποιούνται και παρουσιάζονται στο υπόλοιπο της δοκιμής ως πληρωτέοι λογαριασμοί. Η ίδια διαδικασία γίνεται για την εξισορρόπηση των στοιχείων και όλων των άλλων στοιχείων γραμμής, όπως το απόθεμα, οι πωλήσεις και τα ίδια κεφάλαια των μετόχων. Το γενικό βιβλίο έχει πολλές σελίδες, αλλά η δοκιμαστική ισορροπία συνήθως δεν υπερβαίνει τις πολλές σελίδες και μοιάζει πολύ με τον ισολογισμό και την κατάσταση αποτελεσμάτων.
