Ο γενικός λογαριασμός διαδραματίζει κρίσιμο ρόλο στον κύκλο υπολογισμού. Ένα γενικό βιβλίο περιέχει ένα αρχείο κάθε συναλλαγής που έχει συναντήσει ποτέ η επιχείρησή σας. Ένα γενικό βιβλίο είναι επίσης γνωστό ως ονομαστικό βιβλίο.
Προέλευση
Το γενικό μητρώο προέρχεται από άλλα περιοδικά ή υπομνήματα. Για παράδειγμα, οι πληροφορίες που εγγράφονται ή δημοσιεύονται στο γενικό βιβλίο σας μπορεί να προέρχονται από ή να δημοσιεύονται στο ενημερωτικό δελτίο πωλήσεων ή χρημάτων.
Λειτουργία
Οι περισσότερες εταιρείες χρησιμοποιούν το σύστημα διπλής εισόδου όταν αποστέλλουν συναλλαγές στο γενικό μητρώο. Σημασία για κάθε συναλλαγή, μια χρέωση αναρτάται στα αριστερά και μια πίστωση δημοσιεύεται στα δεξιά. Συνήθως, κάθε χρέωση ή πίστωση επηρεάζει δύο ή περισσότερους λογαριασμούς γενικού μητρώου.
Ρύθμιση ενός βιβλίου
Το γενικό βιβλίο δημιουργείται ως μια σειρά λογαριασμών Τ. Τα μετρητά, οι εισπρακτέοι λογαριασμοί και οι πωλήσεις είναι παραδείγματα λογαριασμών που θα χρησιμοποιήσετε στο γενικό σας βιβλίο. Η δημιουργία του βιβλίου σας δεν περιλαμβάνει ανάλυση από μέρους σας. Απλά μεταφέρετε τα οικονομικά στοιχεία από το περιοδικό στο γενικό μητρώο. Βεβαιωθείτε ότι τα υπόλοιπα ταιριάζουν.
Σημασία
Μετά την επαλήθευση της ακρίβειας όλων των πληροφοριών στο γενικό μητρώο, μπορεί να δημιουργηθεί ο ισολογισμός και η κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων. Το γενικό βιβλίο σας μπορεί να είναι χειροκίνητο ή ηλεκτρονικό. Οι περισσότερες εταιρείες διαθέτουν λογισμικό που επιτρέπει σε έναν χρήστη να εισάγει οικονομικές πληροφορίες στο μηχανογραφημένο γενικό μητρώο.
Γραπτά ίχνη
Ο γενικός λογαριασμός σας μπορεί να σας βοηθήσει να εντοπίσετε και να αποτρέψετε την απάτη στην επιχείρησή σας. Ένα γενικό μητρώο σάς επιτρέπει να δημιουργείτε ελέγχους και ισορροπίες στην επιχείρησή σας. Για παράδειγμα, εάν έχετε μετρητά στο χέρι των 40.000 δολαρίων, αυτό θα πρέπει να είναι ο ίδιος αριθμός που δημοσιεύτηκε στο γενικό μητρώο. Το γενικό βιβλίο σας μπορεί να έρθει χρήσιμο αν η επιχείρησή σας πρέπει να ελεγχθεί από το IRS.
