Οι διαδικασίες γραφείου είναι το αποδεκτό πρότυπο για την επιχειρηματική δραστηριότητα σε ένα συγκεκριμένο χώρο εργασίας. Αυτά τα πρότυπα μπορεί να διαφέρουν ανάλογα με τη βιομηχανία, το φόρτο εργασίας, τη γεωγραφική θέση, τον επαγγελματισμό του γραφείου ή το μέγεθος της εταιρείας. Για παράδειγμα, οι διαδικασίες γραφείου σε μια ιατρική, οδοντιατρική ή νομική πρακτική θα είναι πολύ διαφορετικές από αυτές σε μια κατασκευαστική, λιανική ή εισαγωγική επιχείρηση. Ωστόσο, υπάρχουν ορισμένοι "κανόνες" για τις διαδικασίες γραφείου στις διάφορες βιομηχανίες.
Διαδικασίες τηλεφώνου
Όλα τα γραφεία απαιτούν επαγγελματικό και ευγενικό τρόπο τηλεφωνίας. Απαντήστε αμέσως στο τηλέφωνο, μιλήστε με σαφήνεια και ευγενία και ποτέ μην αφήσετε τον καλούντα σε αναμονή για περισσότερα από λίγα δευτερόλεπτα χωρίς να επιστρέψετε στην κλήση - ακόμα και αν το μόνο που λέγεται είναι ότι "εξακολουθώ να εργάζομαι για το αίτημά σας".
Πάρτε μηνύματα για τους εργαζόμενους που είναι εκτός γραφείου ή δεν είναι διαθέσιμοι. Καταγράψτε σαφώς το όνομα, την ημερομηνία, την ώρα και τον αριθμό τηλεφώνου του καλούντος, μαζί με τον σκοπό της κλήσης, εάν δοθεί. Όταν υπάρχει ένα σύστημα φωνητικού ταχυδρομείου, ρωτήστε τον καλούντα εάν επιθυμεί να αφήσει ένα φωνητικό ταχυδρομείο και στη συνέχεια να το μεταφέρει στο σύστημα αυτόματου τηλεφωνητή. Είναι ακατάλληλο να μεταφέρετε μια κλήση χωρίς να ενημερώσετε τον καλούντα πριν από τη μεταφορά.
Διαχείρηση αρχείων
Οι ιδιαιτερότητες της διαχείρισης αρχείων ποικίλλουν σε μεγάλο βαθμό από γραφείο σε γραφείο, αλλά οι λεπτομέρειες όλων των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων πρέπει να διατηρούνται με τακτικό και επαγγελματικό τρόπο. Κρατήστε αντίγραφα όλων των αποδείξεων, των τιμολογίων, των δηλώσεων λογαριασμού, των εντολών εργασίας, των προτάσεων, των εκτιμήσεων εργασίας, της αλληλογραφίας, των εκθέσεων και των άλλων εγγράφων που παράγει η εταιρεία.
Δημιουργήστε αρχεία για κάθε πωλητή, λογαριασμό πελάτη, πώληση ή έργο, με βάση τις προδιαγραφές της εταιρείας. Καθορίστε σαφή ετικέτα σε όλους τους φακέλους και τις αρχειοθετήστε σε μια εύκολα προσβάσιμη θέση όπου μπορούν να ανακτηθούν γρήγορα όταν χρειάζεται. Αυτές είναι απαιτήσεις για σωστή διαχείριση κάθε επιχείρησης, ανεξάρτητα από τη βιομηχανία.
Διαχείριση και διανομή αλληλογραφίας
Η διαχείριση των εισερχόμενων και εξερχόμενων αλληλογραφίας ποικίλλει ανάλογα με το γραφείο, αλλά αντιμετωπίζει όλα τα αλληλογραφία ως σημαντική αλληλογραφία και τα χειρίζεται άμεσα, κυρίως αλληλογραφία με πελάτες και πελάτες.
Ανοίξτε και δρομολογήστε το ταχυδρομείο στο κατάλληλο τμήμα ή υπάλληλο, ανάλογα με τις συγκεκριμένες διαδικασίες της εταιρείας. Ποτέ μην ανοίξετε αλληλογραφία με σφραγίδα "προσωπική". Εάν πρόκειται να ανοίξετε εισερχόμενη αλληλογραφία πριν από τη διανομή, κλείστε το φάκελο στο πίσω μέρος της αλληλογραφίας σε περίπτωση που χρειάζεται μια διεύθυνση ή πληροφορίες αποστολέα.
Ζυγίστε το εξερχόμενο ταχυδρομείο, εάν είναι απαραίτητο, και τοποθετήστε το σωστό ποσό ταχυδρομικών αποστολών στην επάνω δεξιά γωνία. Εάν η αλληλογραφία παραληφθεί από έναν μεταφορέα ταχυδρομείου, τοποθετήστε το στην κατάλληλη εξερχόμενη θέση για παραλαβή. Εάν μεταφερθεί στο τοπικό ταχυδρομείο, τοποθετήστε όλα τα γράμματα σε ένα κουτί για εύκολη μεταφορά. Ταινία όλες τις συσκευασίες με ασφάλεια και σαφή ετικέτα τους για τη σωστή παράδοση.
Υπολογιστές και Τεχνολογία
Η διασφάλιση της σωστής προστασίας των δεδομένων υπολογιστών είναι σημαντική στο σημερινό γραφείο που βασίζεται σε μεγάλο βαθμό σε τέτοιες πληροφορίες. Εφαρμόστε βασικές διαδικασίες ασφαλείας για τη διασφάλιση αρχείων και υλικού υπολογιστή.
Για την προστασία εγγράφων και λογισμικού, δημιουργήστε ένα ημερήσιο αντίγραφο ασφαλείας όλων των αρχείων υπολογιστή σε μια τοποθεσία Internet που προσφέρει μια τέτοια υπηρεσία ή σε μια ξεχωριστή μονάδα flash ή δίσκο Zip. Να είστε προσεκτικοί κατά τη λήψη αρχείων και λογισμικού από το Internet. Διατηρήστε έναν προγραμματισμό προστασίας από ιούς που εκτελείται κάθε φορά που ένας υπολογιστής είναι ενεργοποιημένος και διατηρείτε ενημερωμένη τη βάση δεδομένων για ιούς, καθώς προκύπτουν συνεχώς νέες απειλές.
Προστατέψτε το υλικό με ένα ισχυρό και αξιόπιστο σύστημα προστασίας από υπερτάσεις. Απενεργοποιήστε τους υπολογιστές τη νύχτα όταν κανείς δεν τους χρησιμοποιεί και αποσυνδέστε οποιαδήποτε ηλεκτρονικά κατά τη διάρκεια ισχυρών καταιγίδων.
