Ένα νέο σημείωμα των εργαζομένων χρησιμεύει για την ενημέρωση του προσωπικού του οργανισμού σας σχετικά με έναν νεοφερμένο. Στείλτε ένα τέτοιο σημείωμα αρκετές μέρες πριν από την άφιξη του νέου υπαλλήλου και προσφέρετε επαρκείς πληροφορίες για να προετοιμάσετε το προσωπικό για να καλωσορίσετε το νέο άτομο και να βοηθήσετε την ομαλή ένταξή του στην εταιρεία. Το υπόμνημα μπορεί να σταλεί μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή ως έντυπη μορφή.
Αντιμετωπίστε το σημείωμα σε όλα τα μέλη του προσωπικού του οργανισμού σας. Ακόμη και το προσωπικό που δεν θα εργάζεται απευθείας με το άτομο πρέπει να ενημερώνεται για τη νέα μίσθωση.
Εισαγάγετε τον υπάλληλο με το όνομα και δηλώστε την ημερομηνία έναρξης του. Περιλάβετε ορισμένες βασικές πληροφορίες, όπως π.χ. πού το άτομο εργάστηκε προηγουμένως και με ποια ιδιότητα. Αν το άτομο κάνει μια γεωγραφική κίνηση για να πάρει τη δουλειά, μπορεί να είναι χρήσιμο να το σημειώσετε και αυτό.
Περιγράψτε τον τίτλο εργασίας και τις ευθύνες που θα αναλάβει αυτό το άτομο. Αν το άτομο αντικαθιστά κάποιον που έφυγε, ονομάστε τη θέση που πληρώνετε. Αν πρόκειται για μια νέα θέση, εξηγήστε εν συντομία το σκεπτικό ή / και τη διαδικασία που δημιούργησε τη θέση.Συμπεριλάβετε τα στοιχεία επικοινωνίας εργασίας του ατόμου, όπως μια επέκταση τηλεφώνου και μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Ονομάστε το άτομο που θα βοηθήσει με τον προσανατολισμό του νέου υπαλλήλου. Ανάλογα με την οργάνωση, ο ρόλος αυτός μπορεί να ονομάζεται μέντορας ή φίλος. Ενθαρρύνετε το προσωπικό να βοηθήσει το άτομο να εξοικειωθεί με διαδικασίες, εγκαταστάσεις και εξοπλισμό.
Προσκαλέστε τα μέλη του προσωπικού να παρακολουθήσουν επίσημη συνάντηση καλωσορίσματος για το νέο υπάλληλο, εάν σχεδιαστεί κάποιος. Εναλλακτικά, ενθαρρύνετε τους υπαλλήλους να παρουσιαστούν λίγο μετά την άφιξη του ατόμου στην εργασία.
