Είναι εύκολο για μια επιχείρηση να κατακλύζεται από το απόθεμα, ειδικά όταν μόλις ξεκινήσαμε. Ένα λάθος που πολλές επιχειρήσεις κάνουν είναι να παραγγείλουν πολλά προϊόντα ταυτόχρονα χωρίς να δημιουργήσουν ένα σύστημα διαχείρισης αποθεμάτων και να δημιουργήσουν ένα χώρο αποθήκης που θα είναι σε θέση να χειριστεί τα προβλήματα αποθήκευσης τους μήνες και τα επόμενα χρόνια. Αν διαπιστώσετε ότι η επιχείρησή σας μεγαλώνει και ο χώρος αποθήκης σας είναι πολύ σφιχτός, θα πρέπει να δαπανήσετε τα χρήματα για να μεταφέρετε ολόκληρο το απόθεμα σε άλλη τοποθεσία ή να νοικιάσετε επιπλέον χώρο, γεγονός που θα περιπλέξει το σύστημα απογραφής σας. Αυτό το άρθρο εξηγεί τον τρόπο διαχείρισης του αποθέματος και των αναλωσίμων τόσο για μεγάλους όσο και για μικρούς οργανισμούς.
Διαχείριση αποθεμάτων για μεγάλους οργανισμούς
Εάν είστε μια νέα επιχείρηση, ορίστε προβλέψεις για το πού πιστεύετε ότι η εταιρεία σας θα είναι σε 1 έτος, 3 χρόνια, 5 χρόνια και μετά. Προσαρμόστε αυτές τις προβλέψεις με το ποσό αποθέματος που εκτιμάτε ότι θα είναι διαθέσιμο σε κάθε μία από αυτές τις ημερομηνίες. Αγοράστε ή αγοράστε ένα χώρο αποθήκης που θα καλύψει τις ανάγκες σας τουλάχιστον για τα πρώτα 5 χρόνια.
Βεβαιωθείτε ότι διατηρείτε το απόθεμά σας σε μια δροσερή και εύκρατη θέση, στην οποία μπορείτε εύκολα να έχετε πρόσβαση με καλάθι ή περονοφόρο όχημα (ανάλογα με το μέγεθος της αποθήκης και του αποθέματός σας). Διατηρήστε τις προμήθειες για την επιχείρησή σας σε ξεχωριστή τοποθεσία που είναι πιο εύκολα προσβάσιμη στους υπαλλήλους της εταιρείας. Θέλετε να μεταφέρετε συγκεκριμένες παραγγελίες αμέσως στα αρμόδια τμήματα που τις χρειάζονται και να διατηρήσετε το πλεόνασμα σε ένα βολικό δωμάτιο εφοδιασμού που βρίσκεται κάτω από κλειδαριά και κλειδί.
Μίσθωση προσωπικού που θα είναι αφιερωμένο στη διαχείριση, λήψη και παρακολούθηση αποθέματος και προμηθειών σε καθημερινή βάση (ανάλογα με το μέγεθος του αποθέματος που πρέπει να διατηρηθεί).
Εφαρμόστε ένα σύστημα πληροφορικής διαχείρισης αποθεμάτων. Με αυτό το σύστημα θα καταγράψετε νέες αποστολές από τους πωλητές καθώς και παραγγελίες που βγαίνουν στους πελάτες και τα προϊόντα που αποστέλλονται σε άλλα τμήματα στο πλαίσιο της διαδικασίας κατασκευής. Καταγράψτε τις αποδείξεις προμηθειών για την επιχείρησή σας με διαφορετική σειρά παραγγελιών αγοράς στο σύστημα απογραφής. Για παράδειγμα, ίσως θελήσετε να ξεκινήσετε όλες τις παραγγελίες αγοράς για απογραφή εταιρειών ως INV (δηλ. INV00001, INV00002 κ.ο.κ.) και όλες τις παραγγελίες ως SUP (δηλ. SUP00001). Με αυτόν τον τρόπο θα μπορείτε να διαχωρίζετε τα παραληφθέντα στοιχεία που θα αποθηκευτούν στην αποθήκη και τα οποία θα αποσταλούν σε μεμονωμένα τμήματα.
Εγκαταστήστε ένα σύστημα επιτήρησης στην αποθήκη σας για να παρακολουθήσετε το απόθεμα. Αυτό θα προστατεύσει την επιχείρησή σας από προβλήματα συρρίκνωσης αποθεμάτων.
Διαχείριση αποθεμάτων για μικρότερες λειτουργίες
Αφήστε ένα δροσερό, ξηρό δωμάτιο στο γραφείο σας στο σπίτι ή στον ενοικιαζόμενο χώρο γραφείου για να αποθηκεύσετε το απόθεμά σας. Εάν διαπιστώσετε ότι εξαντλείτε το διάστημα, ενοικιάστε μια μικρή μονάδα αυτο-αποθήκευσης στην πόλη σας για τα προϊόντα που δεν χρειάζεστε συχνά. Μπορείτε επίσης να κρατάτε ένα μέτριο ποσό από κάθε προϊόν στο γραφείο σας και τα υπόλοιπα στο απόθεμα της μονάδας αποθήκευσης.
Υπολογιστείτε το απόθεμά σας χρησιμοποιώντας ένα αρχείο υπολογιστικού φύλλου. Ονομάστε ένα νέο φύλλο εργασίας για κάθε προϊόν που πουλάτε. Περιγράψτε την περιγραφή της συναλλαγής στην πρώτη στήλη (όπως "παραγγελία", "πώληση στην εταιρεία XYZ" ή "προϊόν που έχει υποστεί ζημία"). Καταγράψτε την ποσότητα του προϊόντος που προσαρμόστηκε και, στη συνέχεια, στην τρίτη στήλη διατηρήστε ένα τρέχον σύνολο του ποσού κάθε προϊόντος που έχετε αφήσει.
Διατηρήστε μια σύντομη λίστα με τα αναλώσιμα που χρειάζονται αναπλήρωση στον τοίχο του γραφείου σας. Στη συνέχεια μπορείτε να πάρετε αυτή τη λίστα μαζί σας στο μηνιαίο σας ταξίδι στο τοπικό κατάστημα εφοδιασμού σας ή όταν τοποθετείτε την παραγγελία σας στο διαδίκτυο.
Δεδομένου ότι πιθανότατα θα πρέπει να διαχειρίζεστε το δικό σας απόθεμα ως ιδιοκτήτης μικρής επιχείρησης, αφήστε δύο ώρες κάθε εβδομάδα αφιερωμένες στην ενημέρωση των συνολικών απογραφών σας με νέες παραγγελίες και στην καταγραφή νέων αναγκών εφοδιασμού.
Συμβουλές
-
Μερικά υπολογιστικά συστήματα διαχείρισης αποθεμάτων σάς επιτρέπουν να δημιουργήσετε ένα σύστημα σάρωσης γραμμωτού κώδικα. Θα χρειαστεί να αγοράσετε μια συσκευή σάρωσης γραμμωτού κώδικα που είναι συνδεδεμένη με το σύστημα του υπολογιστή σας και έναν εκτυπωτή ετικετών γραμμωτού κώδικα για να επισημάνετε κάθε ληφθέν πακέτο. Καθώς οι παραγγελίες σβήνουν, σαρώστε το προϊόν ή το πακέτο και εισάγετε τον αριθμό των μονάδων που αφαιρούνται από το απόθεμα. Είναι ένας ακριβός, αλλά πιο εξορθολογισμένος τρόπος διαχείρισης της απογραφής σας.
Εάν είστε μια εδραιωμένη επιχείρηση που θέλει να αποκαταστήσει την παρακολούθηση του αποθέματός σας, οργανώστε έναν εβδομαδιαίο καθαρισμό σπιτιών όπου μετράτε με μη αυτόματο τρόπο το απόθεμά σας, αναδιοργανώνετε τα προϊόντα και ρυθμίζετε τα πάντα σε ένα ενημερωμένο σύστημα διαχείρισης αποθεμάτων στον υπολογιστή σας.
