Δεν συμβαίνει συχνά, αλλά μερικές φορές ένας δικαιούχος δεν θα χρεώσει ποτέ μια επιταγή. Εάν ένας υπάλληλος ξέχασαν σχετικά με το paycheck ή ένας πωλητής έπαψαν να βγαίνουν από τη δουλειά, ένας έλεγχος με παρωχημένο χρονοδιάγραμμα μπορεί να οδηγήσει σε ένα λογιστικό αίνιγμα. Δημιουργήστε μια λογιστική πολιτική για να επικοινωνήσετε με τους κατόχους παρωχημένων επιταγών μετά από μια καθορισμένη χρονική περίοδο. Ορίστε ένα άλλο χρονικό διάστημα για να διαγράψετε τον έλεγχο με παρωχημένη ημερομηνία. Εάν το κράτος σας υπόκειται σε μη διεκδικημένους νόμους ιδιοκτησίας, ζητήστε από το λογιστήριο να καταγράψει μια υποχρέωση προς το κράτος.
Σχετικά με τους ελέγχους με ημερομηνία λήξης
Σε αντίθεση με τη δημοφιλή πεποίθηση, μια επιταγή ποτέ δεν «εκπνέει». Μια τράπεζα δεν υποχρεούται να εξαργυρώσει μια επιταγή αν είναι πάνω από έξι μήνες μετά την ημερομηνία ελέγχου. Ωστόσο, η τράπεζα έχει την ελευθερία να τιμάει ένα παλαιό έλεγχο, ανεξάρτητα από τους περιορισμούς που παρατίθενται στην επιταγή. Πολλά κράτη έχουν απαίτησε νόμους περί ιδιοκτησίας που απαιτούν από τις επιχειρήσεις να μετατρέπουν τα αζήτητα κεφάλαια στην πολιτεία και όχι απλώς να αφαιρούν τα έξοδα.
Επικοινωνήστε με τον δικαιούχο
Ορίστε μια πολιτική για να επικοινωνήσετε με τους κατόχους των μη απαιτημένων επιταγών. Μπορεί να φαινόταν ανόητο να παροτρύνετε έναν δικαιούχο να κάνει ρευστό έλεγχο, αλλά θα σας εξοικονομήσει χρόνο διοικητικής και λογιστικής παρακολούθησης και θα σας εξοικονομήσει χρόνο. Αποφασίστε για τα χρονικά διαστήματα επαφής, όπως έξι μήνες και ένα έτος. Για να διασφαλίσετε ότι μπορείτε να εφαρμόσετε αυτήν την πολιτική, να απαιτήσετε τη συλλογή στοιχείων επικοινωνίας - όπως τον αριθμό τηλεφώνου, τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τη φυσική διεύθυνση - πριν από την εκταμίευση οποιωνδήποτε επιταγών.
Αντιστρέψτε τον Έλεγχο
Ορίστε ένα χρονικό πλαίσιο για να διαγράψετε τους ελέγχους με παρωχημένες ημερομηνίες στο εγχειρίδιο λογιστικής πολιτικής. Το ακριβές χρονικό πλαίσιο εξαρτάται από εσάς, αλλά το ένα ή δύο χρόνια είναι και τα δύο κοινά σημεία αναφοράς. Για να καταργήσετε την επιταγή, χρεώστε τον λογαριασμό μετρητών και πιστώστε τον αρχικό λογαριασμό εξόδων. Για παράδειγμα, λέτε ότι πληρώσατε έναν πωλητή $ 100 για προμήθειες πριν από ένα χρόνο και ποτέ δεν εισπράχθηκε ο έλεγχος. Για να αντιστρέψετε την επιταγή, χρεώστε μετρητά για $ 100 και έξοδα πιστωτικών προμηθειών για $ 100.
Καταγράψτε μια ευθύνη
Εάν η πολιτεία σας έχει μη ισχυρισμένους νόμους ιδιοκτησίας, ίσως χρειαστεί να μετατρέψετε τα μετρητά στην κατάσταση μετά από ορισμένο χρονικό διάστημα. Εάν εφαρμόζεται ένας μη ζητημένος νόμος ιδιοκτησίας, ορίστε μια πολιτική για να δημιουργήσετε μια νέα υποχρέωση για να υπολογίσετε το ποσό που οφείλεται στην πολιτεία. Για παράδειγμα, εάν ο έλεγχος προμηθειών ύψους 100 $ υπόκειται σε μη κατοχυρωμένους νόμους περί ιδιοκτησίας, θα χρεώσατε το μη αξιόπιστο λογαριασμό ευθύνης ιδιοκτησίας για $ 100 και το κόστος πιστωτικών προμηθειών για $ 100. Όταν μετατρέπετε τα κεφάλαια στο κράτος, χρεώνετε το λογαριασμό ευθύνης για $ 100 και μετρητά για 100 δολάρια.
