Πώς να αντιμετωπίσετε ένα φαξ. Ακόμη και σε αυτή την εποχή του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, είναι μερικές φορές απαραίτητο να αποσταλεί έγγραφα χαρτιού σε επιχειρηματικούς συνεργάτες και μια συσκευή φαξ απαιτείται ακόμα στον σημερινό επιχειρηματικό κόσμο. Ένα φαξ που απευθύνεται σωστά είναι ένα σημάδι επαγγελματισμού και είναι πιθανότερο να αφήσετε μια καλή εντύπωση αν μάθετε πώς να απευθυνθείτε σε ένα φαξ.
Αποκτήστε τα απαραίτητα στοιχεία επικοινωνίας. Συλλέξτε το όνομα του παραλήπτη (σωστά γραμμένο), τον αριθμό φαξ του και τον αριθμό της γραμμής της γης. Βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε και τον δικό σας αριθμό φαξ και τον αριθμό γραμμής της γης.
Βρείτε ένα εξώφυλλο. Πολλές επιχειρήσεις έχουν καλύμματα με το επιστολόχαρτο της εταιρείας. Εάν η επιχείρησή σας δεν διαθέτει προεκτυπωμένα φύλλα, δοκιμάστε να χρησιμοποιήσετε τα πρότυπα επιστολών συνοδευτικών επιστολών του Microsoft Office, τα οποία μπορείτε να λάβετε από τον ιστότοπο της Microsoft.
Συμπληρώστε το συνοδευτικό γράμμα με όλες τις πληροφορίες επικοινωνίας. Αν δεν πληκτρολογείτε σε μια φόρμα, βεβαιωθείτε ότι έχετε γράψει προσεκτικά και ευανάγνωστα. Συμπεριλάβετε όλες τις πληροφορίες από το Βήμα 1. Συμπεριλάβετε επίσης τον συνολικό αριθμό των σελίδων προς αποστολή, έτσι ώστε ο παραλήπτης να γνωρίζει πότε έχουν φτάσει όλες οι σελίδες.
Στείλτε το φαξ. Να είστε βέβαιος να περιμένετε για επιβεβαίωση. Οι περισσότερες συσκευές φαξ έχουν μια οθόνη του μπροστινού πίνακα που επιβεβαιώνει ότι η μετάδοση ολοκληρώθηκε με επιτυχία. Αν η συσκευή φαξ δεν διαθέτει οθόνη, ίσως θελήσετε να καλέσετε τον παραλήπτη σας για να βεβαιωθείτε ότι έλαβε όλες τις σελίδες.
Συμβουλές
-
Ενδέχεται να θέλετε να συμπεριλάβετε ένα "σημείωμα" στο εξώφυλλο σας. Αυτή η ενότητα περιγράφει εν συντομία τα έγγραφα που στέλνετε. Εάν στέλνετε φαξ σε μια μεγάλη οργάνωση, μπορεί να σας βοηθήσει να βεβαιωθείτε ότι οι σελίδες φτάνουν στο σωστό πρόσωπο.
