Ως εργοδότης, είστε υπεύθυνος για την παρακράτηση των ομοσπονδιακών φόρων από τους μισθούς των εργαζομένων και στη συνέχεια την αποστολή των ποσών στην Υπηρεσία Εσωτερικών Εισοδήματος. Παρόλο που η απαίτηση αυτή προσθέτει γραφειοκρατία και λογιστικές εργασίες στη δική σας λίστα, η διαδικασία υπολογισμού της παρακράτησης φόρου εργοδότη είναι απλή. Το IRS παρέχει τη Δημοσίευση 15 (Εγκύκλιος Ε), Φορολογικός Οδηγός Εργοδότη, ο οποίος περιέχει τις πληροφορίες που χρειάζεστε για να εκτελέσετε την ευθύνη του εργοδότη για την καταβολή μισθοδοσίας και να μείνετε έξω από το πρόβλημα. Η εγκύκλιος Ε ενημερώνεται κάθε χρόνο για να αντικατοπτρίζει τις αλλαγές στον ομοσπονδιακό φορολογικό κώδικα.
Τι περιλαμβάνεται στην εγκύκλιο Ε;
Το Πρόγραμμα Ε είναι ένας περιεκτικός οδηγός για τους ομοσπονδιακούς φόρους μισθοδοσίας εργοδότη. Θα σας καθοδηγήσει στη διαδικασία δημιουργίας ενός λογαριασμού IRS ως εργοδότη, στον οποίο θα λάβετε έναν Αριθμό Αναγνώρισης Εργοδοτούμενου και θα καθορίσετε ποιος πρέπει να αντιμετωπίσετε ως υπάλληλος για φορολογικούς σκοπούς. Παρέχει επίσης πληροφορίες σχετικά με τη ρύθμιση του συστήματος μισθοδοσίας σας ώστε να συγχρονίζεται με την αναφορά IRS, τις απαιτήσεις παρακράτησης και τον καθορισμό του τύπου περιόδου μισθοδοσίας που πρέπει να χρησιμοποιείται: εβδομαδιαία, εβδομαδιαία ή μηνιαία. Παρέχει επίσης πληροφορίες για την αποστολή πληρωμών φόρου μισθωτών εισφορών στο IRS, είτε μέσω αποστολής επιταγών εάν η τριμηνιαία μισθοδοσία σας είναι κάτω από ένα όριο ποσό είτε κάνοντας online καταθέσεις φόρου σύμφωνα με ένα χρονοδιάγραμμα που καθορίζεται από τον φόρο σας και τον όγκο μισθοδοσίας. Η εγκύκλιος E περιέχει επίσης δεκάδες σελίδες φόρων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να αναζητήσετε το ποσό που πρέπει να αφαιρεθεί από το μισθό κάθε υπαλλήλου με βάση την αμοιβή και τις ατομικές περιστάσεις όπως η οικογενειακή κατάσταση.
Πώς να χρησιμοποιήσετε το Circular E στην επιχείρηση
Ορισμένες από τις πληροφορίες που περιέχονται στην εγκύκλιο Ε απευθύνονται σε εργοδότες για πρώτη φορά, όπως οι πληροφορίες σχετικά με την εγγραφή για ένα EIN. Άλλες πληροφορίες, όπως οι προδιαγραφές σχετικά με το ποιος θα συμπεριληφθεί ως υπάλληλος, είναι συναφείς όταν μισθώνετε για πρώτη φορά τους εργαζόμενους, αλλά μπορείτε να τις ανατρέχετε με την πάροδο του χρόνου καθώς απασχολείτε εργαζομένους υπό διαφορετικές συνθήκες. Οι πίνακες φόρων στο τέλος της εγκυκλίου Ε σχετίζονται με τους υπολογισμούς του φόρου μισθωτών σε συνεχή βάση, ειδικά αν οι μισθοί σας πληρώνονται στους μισθούς αντί για τους μισθούς και τα ποσά των μισθών τους ποικίλλουν από μία περίοδο μισθοδοσίας στην άλλη. Κρατήστε το αντίγραφο της Εγκυκλίου Ε που σας στέλνει το IRS κάθε χρόνο και ανατρέξτε σε αυτό, όπως απαιτείται.
Πώς να χρησιμοποιήσετε φορολογικούς πίνακες
Όταν προσλαμβάνετε εργαζόμενους, συμπληρώστε τα έντυπα W-4 για να παράσχετε πληροφορίες παρακράτησης ή μια σύνοψη προσωπικών περιστάσεων που επηρεάζουν το ποσό του ομοσπονδιακού φόρου εισοδήματος που οφείλουν να πληρώσουν. Μπορείτε να βρείτε τα έντυπα W-4 online και θα πρέπει να φυλάξετε αυτά τα έντυπα στον φάκελο μετά την συμπλήρωση των υπαλλήλων σας. Όταν γράφετε επιταγές μισθοδοσίας, βρείτε τη σελίδα στους πίνακες φόρου μισθωτών υπηρεσιών που αντιστοιχούν στην κανονική περίοδο πληρωμής σας, καθώς και στην κατάσταση κατάθεσης συγκεκριμένου υπαλλήλου, όπως η απλή ή παντρεμένη κατάθεση από κοινού. Εντοπίστε τη στήλη για τον αριθμό των δικαιωμάτων παρακράτησης που καθορίζονται στο W-4 του κάθε υπαλλήλου και μετακινηθείτε προς τα κάτω στη γραμμή που απαριθμεί το μισθολογικό εύρος, το οποίο περιλαμβάνει το ποσό του μισθού αυτού του υπαλλήλου. Ο αριθμός στην αντίστοιχη γραμμή και στη στήλη σας δείχνει πόσο ομοσπονδιακός φόρος εισοδήματος θα παρακρατηθεί για την περίοδο πληρωμής.
