Η εκκίνηση ή η λειτουργία μιας επιχείρησης είναι μια συναρπαστική περιπέτεια που φέρνει μαζί της μια σειρά καθηκόντων, όπως την παρακολούθηση της οικονομικής υγείας του οργανισμού σας. Υπάρχουν περισσότερες από μία προσεγγίσεις στη δημοσιονομική διαχείριση, οπότε επιλέγοντας τη σωστή βάση λογιστικής για τον οργανισμό σας είναι ζωτικής σημασίας για να αποκτήσετε μια ακριβή εικόνα των οικονομικών τάσεων και να προβείτε σε προβολές για την επιχείρησή σας. Η μέθοδος υπολογισμού που αποφασίζετε μπορεί επίσης να επηρεάσει όταν τα περιουσιακά σας στοιχεία είναι ρευστά. Είτε χρησιμοποιείτε έναν λογιστή είτε παρακολουθείτε μόνοι σας τα έσοδα και τις δαπάνες, επιλέξτε μόνο μία μέθοδο λογιστικής και επιμείνετε σε αυτό για συνέπεια και ακρίβεια.
Βάση Λογιστικής
Οι δύο τύποι λογιστικής που χρησιμοποιούν οι περισσότερες επιχειρήσεις είναι η μέθοδος της αυτοτέλειας των χρήσεων και της ταμειακής βάσης. Ορισμένες επιχειρήσεις χρησιμοποιούν την τροποποιημένη μέθοδο ταμειακής βάσης, η οποία συνδυάζει αρχές τόσο από τις μεθόδους των δεδουλευμένων όσο και των ταμειακών διαθεσίμων.
Ενώ κάθε μέθοδος λογιστικής καταγράφει τα περιουσιακά στοιχεία, τις υποχρεώσεις και τα ίδια κεφάλαια, διαφέρουν όταν καταγράφονται, επηρεάζοντας έτσι το οικονομικό στιγμιότυπο μιας επιχείρησης σε οποιοδήποτε δεδομένο σημείο.
Τα τρία βασικά στοιχεία του βασικού μαθηματικού τύπου (που πρέπει να είναι πάντα ισοσκελισμένα) είναι τα εξής:
- Περιουσιακά στοιχεία: Τα στοιχεία ενεργητικού αναφέρονται σε ενσώματα και άυλα περιουσιακά στοιχεία μιας επιχείρησης, όπως μετρητά, γήπεδα, αποθέματα, κτίρια, εισπρακτέοι λογαριασμοί, επενδύσεις και άλλα οικονομικά βιώσιμα στοιχεία. Περιουσιακά στοιχεία ισοδύναμα παθητικά πλέον ίδια κεφάλαια.
- Υποχρεώσεις: Οι υποχρεώσεις αφορούν τις οικονομικές υποχρεώσεις μιας επιχείρησης να πληρώσει τους πιστωτές της για πληρωτέους λογαριασμούς, δεδουλευμένους μισθούς και δάνεια.
- Μετοχικό κεφάλαιο: Τα ίδια κεφάλαια ή τα ίδια κεφάλαια αφορούν τα διαθέσιμα κέρδη. Τα Ίδια Κεφάλαια και οι Παθη-
Μέθοδος δεδουλευμένης λογιστικής
Η μέθοδος της δεδουλευμένης λογιστικής καταγράφει τα έσοδα στην κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων όταν κερδίζονται και αντιστοιχεί στα σχετικά έξοδα όταν πραγματοποιείται η δαπάνη, όχι όταν πληρώνονται οι λογαριασμοί. Η λογιστική σε δεδουλευμένη βάση έχει ως αποτέλεσμα μια κατάσταση αποτελεσμάτων που παρέχει μια ακριβή αναπαράσταση της κερδοφορίας της επιχείρησής σας για μια συγκεκριμένη περίοδο. Για παράδειγμα, αν ένας αντιπρόσωπος πωλήσεων πραγματοποιήσει μεγάλη πώληση στις 15 Δεκεμβρίου, αλλά δεν αναμένει να λάβει πληρωμή μέχρι τις 15 Ιανουαρίου του επόμενου ημερολογιακού έτους, η μέθοδος της δεδουλευμένης καταγραφής καταγράφει την πώληση ως έσοδα το Δεκέμβριο.
Ομοίως, αν ένα μεγάλο έργο απαιτεί την παραγγελία υλικού το μήνα αυτό, η μέθοδος της λογιστικής σε δεδουλευμένη βάση καταγράφει το τιμολόγιο ως δαπάνη, αντί να περιμένει μέχρι την πληρωμή του. Αυτή η μέθοδος βοηθά να παρακολουθείτε τα χρήματα που πρέπει να κάνετε για να πληρώσετε το τιμολόγιο. Βοηθά επίσης να αποφύγετε τα λάθη όταν αγοράζετε κατά λάθος κάτι με χρήματα που έχουν ήδη οριστεί για άλλο σκοπό.
Εάν τα έξοδα προκύπτουν από εισερχόμενα έσοδα, όπως τα προμήθειες που απαιτούνται για την εγκατάσταση επίπλων που έχει παραγγείλει ο πελάτης, αυτά τα έξοδα αντιστοιχίζονται και καταγράφονται με τα έσοδα αντί να αναγράφονται ξεχωριστά, παρέχοντας μια λογικά ακριβή εικόνα του κεφαλαίου που θα είναι διαθέσιμο μετά την ολοκλήρωση του έργου. Αυτό είναι πρακτικό επειδή κρατά τα περιουσιακά στοιχεία και τις υποχρεώσεις να φουσκωθούν, κάτι που μπορεί να συμβεί όταν καταγράφονται χωριστά. Επιτρέπει επίσης την απλή και γρήγορη παρακολούθηση των περιθωρίων κέρδους, καθώς τα έσοδα και τα έξοδα για το ίδιο έργο παρακολουθούνται από κοινού.
Ενώ η διατήρηση μιας ευρείας και μακροπρόθεσμης προοπτικής για τα οικονομικά είναι χρήσιμη στη λογιστική των επιχειρήσεων, η μέθοδος δεδουλευμένων εσόδων δεν είναι χωρίς τα μειονεκτήματά της. Η λογιστική σε δεδουλευμένη βάση απαιτεί περισσότερη εκτίμηση και εικασίες από την ταμειακή λογιστική, η οποία αφορά μόνο τα έσοδα και τα έξοδα που προκύπτουν. Για παράδειγμα, είναι δυνατόν να μετρήσετε το εισόδημα πριν να είναι στην πραγματικότητα στον τραπεζικό σας λογαριασμό και στη συνέχεια να το ξοδέψετε, στέλνοντας μια νέα επιχείρηση στην κόκκινη ή ακόμα και την πτώχευση.
Η μέθοδος του δεδουλευμένου χρόνου απαιτεί επίσης περισσότερο χρόνο και είναι καλύτερα να επιβλέπεται από έναν επαγγελματία λογιστή που γνωρίζει τα μέσα και τα πράγματα για το πώς να χρησιμοποιήσει με ακρίβεια τη μέθοδο της δεδουλευμένης λογιστικής. Ένας κολλώδης τομέας λογιστικής που αφήνεται καλύτερα στους επαγγελματίες εκτιμά το κακό χρέος ή το εισόδημα που δεν είναι πιθανό να περάσει. Ενώ η επιχείρησή σας έχει κατά πάσα πιθανότητα ως επί το πλείστον αξιόπιστους πελάτες που πληρώνουν τους λογαριασμούς τους αμέσως, θα υπάρχουν εκείνοι που πληρώνουν τους λογαριασμούς τους αργά ή καθόλου. Ένας επαγγελματίας λογιστής γνωρίζει πώς να εκτιμήσει αυτές τις απώλειες για να σας δώσει μια σχετικά ακριβή εικόνα της οικονομικής υγείας της επιχείρησής σας.
Ταμειακή βάση λογιστικής
Η ταμειακή βάση των εσόδων από τα λογιστικά βιβλία όταν εισπράττονται τα χρήματα και τα έξοδα όταν καταβάλλονται. Για παράδειγμα, φανταστείτε ότι η επιχείρησή σας αγοράζει 75 μονάδες αγωγού για ένα επερχόμενο έργο κατασκευής, αλλά το τιμολόγιο δεν φτάνει μέχρι ένα μήνα μετά την παραλαβή των αγαθών. Ο τραπεζικός σας λογαριασμός είναι λίγο λεπτός και, επομένως, περιμένετε μια άλλη εβδομάδα για να πληρώσετε το τιμολόγιο μετά την παραλαβή του. Δεν καταγράφετε τα έξοδα μέχρι εκείνη τη στιγμή, παρόλο που η επιχείρησή σας μπορεί να έχει ήδη τοποθετήσει τον αγωγό στο έργο κατασκευής. Για μια μικρή επιχείρηση, μπορεί να αισθάνεται σαν μια ανακούφιση να μην χρειαστεί να καταγράψετε ένα έξοδο μέχρι να πληρωθεί, αλλά μπορεί επίσης να σας αναγκάσει να υπερβείτε κατά λάθος τον προϋπολογισμό σας και να μην καταφέρετε να πληρώσετε χρήματα που οφείλετε σε έναν πιστωτή αμέσως.
Οι ίδιες αρχές εφαρμόζονται στα έσοδα. Για παράδειγμα, υπογράφετε σύμβαση με νέο πελάτη που συμφωνεί να καταβάλει στην επιχείρησή σας αρκετές χιλιάδες δολάρια μετά την ολοκλήρωση ενός μεγάλου έργου, το οποίο θα σας πάρει μερικούς μήνες για να ολοκληρωθεί. Εν τω μεταξύ, η επιχείρησή σας πρέπει να αγοράσει υλικά και να ολοκληρώσει το έργο, πράγμα που αποτελεί δαπάνη. Χρησιμοποιώντας την ταμειακή βάση της λογιστικής, διαθέτετε μόνο τα διαθέσιμα κεφάλαια στον τραπεζικό σας λογαριασμό για την αγορά προμηθειών. Ενώ δεν θα πάτε τυχαία στο κόκκινο με την τράπεζα, θα έχετε μια φουσκωμένη εικόνα των δαπανών τώρα και μια φουσκωμένη εικόνα του εισοδήματός σας σε δύο μήνες όταν το έργο είναι πλήρες. Αυτό καθιστά κάθε ρεκόρ μετρητών διαθέσιμο στην επιχείρησή σας ανακριβές και αναξιόπιστο.
Παρόλο που η μέθοδος υπολογισμού των ταμειακών διαθεσίμων δεν είναι τόσο ακριβής όσο η αρχή της αυτοτέλειας των χρήσεων σε μακροπρόθεσμη βάση, ένα πλεονέκτημα είναι ότι δεν απαιτεί τόσο πολυσυζητημένο χώρο όσο η βάση της αυτοτέλειας των χρήσεων. Η εκτίμηση που απαιτείται από τη βάση της αυτοτέλειας των χρήσεων χρησιμοποιείται με ασφάλεια από μια επιχείρηση που είναι κερδοφόρα, με επαρκή χρηματοοικονομική μόχλευση για την κάλυψη εξόδων πριν από την είσπραξη του εισοδήματος. Η επιχείρησή σας μπορεί να ξεκινήσει με τη μέθοδο της λογιστικής με βάση τα μετρητά και στη συνέχεια, με τη βοήθεια ενός επαγγελματικού λογιστή, να μεταβείτε στη βάση της αυτοτέλειας των χρήσεων καθώς αυξάνεται το μετοχικό σας κεφάλαιο.
Τροποποιημένη Ταμειακή Βάση Λογιστικής
Η τροποποιημένη ταμειακή βάση της λογιστικής συνδυάζει τα πλεονεκτήματα τόσο της λογιστικής όσο και της λογιστικής σε ταμειακή βάση. Σε αυτή τη μέθοδο, το εισόδημα τεκμηριώνεται καθώς κερδίζεται, χρησιμοποιώντας τη μέθοδο της αυτοτέλειας των χρήσεων. Ταυτόχρονα, τα έξοδα τεκμηριώνονται όταν καταβάλλονται, όπως στην ταμειακή μέθοδο λογιστικής. Αν και η τροποποιημένη μέθοδος ταμειακής βάσης δεν τηρεί τις γενικά αποδεκτές λογιστικές αρχές ή τις γενικευμένες λογιστικές αρχές (GAAP), ορισμένοι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων πιστεύουν ότι συγκεντρώνει τις καλύτερες από τις δύο κύριες μεθόδους λογιστικής.
Για παράδειγμα, αν σύμβαση για την κατασκευή ενός οίκου τον Οκτώβριο που θα ολοκληρωθεί τον Ιανουάριο, τα έσοδα καταγράφονται τον Οκτώβριο. Τα δομικά υλικά που αγοράζονται για την ολοκλήρωση του έργου καταγράφονται σταδιακά σε όλο το έργο.Με αυτόν τον τρόπο, η επιχείρησή σας διατηρεί ένα ακριβές ρεκόρ εισοδήματος και πωλήσεων, έχοντας παράλληλα την ευελιξία να διατηρεί τα περιουσιακά στοιχεία ρευστά όσο το δυνατόν περισσότερο κατά τη διάρκεια της ίδιας της διαδικασίας κατασκευής. Κατά συνέπεια, η τροποποιημένη ταμειακή βάση της λογιστικής μπορεί να είναι χρήσιμη για ορισμένες μικρές επιχειρήσεις που έχουν μεγάλα έργα που μπαίνουν, χωρίς να ταιριάζει ο μεγάλος τραπεζικός λογαριασμός.
Το σημαντικότερο μειονέκτημα της τροποποιημένης μεθόδου λογιστικής σε μετρητά είναι όταν ένας εξωτερικός πράκτορας ή ένας ελεγκτής εξετάζει τα οικονομικά αρχεία της επιχείρησής σας. Επειδή αυτή η μέθοδος δεν συμμορφώνεται με τα πρότυπα GAAP, θα πρέπει να επιστρέψετε και να μετατρέψετε όλες τις εγγραφές σας είτε σε μέθοδο ταμειακής βάσης είτε σε μέθοδο λογιστικής σε δεδουλευμένη βάση. Αυτή η υπερβολική δουλειά θα κοστίσει μακροπρόθεσμα το χρόνο και τα χρήματά σας.
