Ένα οργανωτικό σύστημα είναι, απλά, πώς δημιουργείται μια επιχείρηση. Μια καλή οργανωτική δομή καθορίζει τόσο την ιεραρχία όσο και τη ροή της επικοινωνίας σε μια επιχείρηση. Είναι σημαντικό για κάθε επιχείρηση, ανεξάρτητα από το μέγεθός της, να εφαρμόσει ένα οργανωτικό σύστημα. Υπάρχουν πολλά οφέλη για μια σαφώς καθορισμένη οργανωτική δομή, συμπεριλαμβανομένης της βελτίωσης της αποτελεσματικότητας, της παραγωγικότητας και της λήψης αποφάσεων. Κάθε δομή έχει τα πλεονεκτήματα και τις αδυναμίες της. Τελικά, αυτά τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα εξαρτώνται από τον τύπο της επιχείρησης που τρέχετε, τον κλάδο σας, το μέγεθος του οργανισμού σας και άλλους παράγοντες. Είναι σημαντικό να εξετάσετε κάθε είδους οργανωτικό σύστημα πριν αποφασίσετε ποια είναι η σωστή για την επιχείρησή σας.
Ποια είναι τα οργανωτικά συστήματα;
Ένα οργανωτικό σύστημα είναι η δομή του τρόπου δημιουργίας ενός οργανισμού. Η δομή αυτή καθορίζει τον τρόπο με τον οποίο δημιουργείται κάθε τμήμα της επιχείρησης, την ιεραρχία του ποιος αναφέρει σε ποιον και πώς η ροή της επικοινωνίας διαρκεί σε ολόκληρο τον οργανισμό. Κατακερματισμένη ακόμη περισσότερο, μια οργανωτική δομή καθορίζει τον τρόπο λειτουργίας κάθε ρόλου σε έναν οργανισμό. Με μια σαφώς καθορισμένη οργανωτική δομή, όλοι οι εργαζόμενοι γνωρίζουν τι αναμένεται από αυτούς και σε ποιους αναφέρουν. Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων πρέπει να σκεφτούν μακρά και σκληρά για το σύστημα που θα επιλέξει, καθώς κάθε οργανισμός έχει μοναδικές ανάγκες. Μια οργανωτική δομή που είναι σωστή για μια εταιρεία δεν θα είναι σωστή για άλλη.
Παραδείγματα οργανωτικών συστημάτων στις επιχειρήσεις
Υπάρχουν τέσσερις βασικοί τύποι οργανωτικών δομών: λειτουργικό, διαχωριστικό, μήτρα και επίπεδο. Κάθε σύστημα έχει μοναδικά χαρακτηριστικά.
Λειτουργική οργανωτική δομή: Μια λειτουργική οργανωτική δομή είναι μια παραδοσιακή ιεραρχία. Πολλές εταιρείες, ιδιαίτερα οι μεγαλύτερες εταιρείες, ακολουθούν τη λειτουργική δομή. Το σύστημα αυτό διαθέτει αρκετά εξειδικευμένα τμήματα όπως το μάρκετινγκ, τη χρηματοδότηση, τις πωλήσεις, τους ανθρώπινους πόρους και τις επιχειρήσεις. Στη συνέχεια, ένας ανώτερος διευθυντής επιβλέπει όλα τα εξειδικευμένα τμήματα. Η ροή αναφοράς είναι σαφής. Κάθε υπάλληλος αναφέρει στους ανώτερους υπαλλήλους τους, συμπεριλαμβανομένων των προϊσταμένων των τμημάτων, οι οποίοι αναφέρονται στην ανώτερη διοίκηση. Η ανώτερη διεύθυνση επιβλέπει ολόκληρη τη δομή. Επειδή η εταιρεία παραμένει χωρισμένη σε εξειδικευμένα τμήματα, οι εργαζόμενοι τείνουν να εξειδικεύονται επίσης. Αυτό προκαλεί μια σαφή πορεία προώθησης και ανάπτυξης. Ωστόσο, τα τμήματα μπορεί να έχουν πρόβλημα επικοινωνίας μεταξύ τους. Επειδή όλα τα τμήματα αναφέρουν προς τα πάνω, υπάρχει μικρή οριζόντια επικοινωνία μεταξύ τους, αφήνοντας λίγη περιθώρια για ολιστική, σφαιρική σκέψη, εκτός από το ανώτατο διοικητικό επίπεδο. Αυτό καθιστά το λειτουργικό οργανωτικό σύστημα αργό για να προσαρμοστεί στην αλλαγή.
Οργανωτική διάρθρωση: Μια τμηματική οργανωτική δομή χωρίζει την επιχείρηση σε ομάδες με βάση τα έργα στα οποία εργάζονται οι εργαζόμενοι. Το σύστημα αυτό περιλαμβάνει πολλούς διαφορετικούς τύπους ομάδων, συμπεριλαμβανομένων των νομικών, δημοσίων σχέσεων, έρευνας και επιχειρηματικής ανάπτυξης. Επιπλέον, ομάδες δημιουργούνται γύρω από συγκεκριμένα έργα. Για παράδειγμα, μια φαρμακευτική εταιρεία μπορεί να έχει ξεχωριστές ομάδες που να είναι αφιερωμένες σε κάθε φάρμακο που παράγουν. Κάθε ομάδα έργου έχει διευθυντή ή αντιπρόεδρο και ασκεί ένα ορισμένο επίπεδο αυτονομίας εντός του οργανισμού. Η διαιρεμένη δομή επιτρέπει στους υπαλλήλους να γνωρίσουν βαθιά το έργο της ομάδας τους. Ωστόσο, τα τμήματα συχνά δεν γνωρίζουν τι κάνουν οι άλλες ομάδες και δεν επικοινωνούν μεταξύ τους. Οι εργαζόμενοι ενδέχεται να μην είναι σε θέση να εργαστούν αποτελεσματικά σε όλες τις διαιρέσεις όταν είναι απαραίτητο. Τελικά, αυτό το σύστημα μπορεί να είναι δύσκολο να το διαχειριστεί εξαιτίας της δομής του.
Οργανωτική δομή μήτρας: Ένα σύστημα μήτρας είναι μια διασταύρωση μεταξύ μιας λειτουργικής δομής και μιας διαχωριστικής δομής. Από την άποψη του πτηνού-οφθαλμού, η επιχείρηση δημιουργείται σε μια λειτουργική δομή, με μια παραδοσιακή ιεραρχία και εξειδικευμένα τμήματα. Ωστόσο, όταν κοιτάζετε τα τμήματα αυτά κοντά, κάθε ένα από αυτά δημιουργείται σε μια οργανωτική διάρθρωση. Αυτό σημαίνει ότι χωρίζονται σε έργα και μικρότερες ομάδες. Ο τύπος της δομής της οργανωτικής δομής είναι αρκετά περίπλοκος και απαιτεί πολλούς σχεδιασμούς, για να μην αναφέρουμε ισχυρά συστήματα επικοινωνίας σε ολόκληρο τον οργανισμό. Ωστόσο, όταν η δομή μήτρας λειτουργεί καλά, εξαλείφει πολλά από τα θέματα που αναδύονται με τμηματικές ή λειτουργικές μόνο οργανώσεις. Η επικοινωνία μπορεί να ταξιδέψει στους σωστούς ανθρώπους, γεγονός που αυξάνει την παραγωγικότητα και την ολιστική σκέψη. Επιπλέον, οι εργαζόμενοι εκτίθενται σε άλλα τμήματα και έργα, ενθαρρύνοντας τη διασταυρούμενη συνεργασία. Από την άλλη, η δομή μήτρας μπορεί γρήγορα να προκαλέσει σύγχυση στους υπαλλήλους όταν υπάρχουν πάρα πολλά στελέχη και δεν είναι σαφές σε ποιον να αναφέρει.
Επίπεδη οργανωτική δομή: Η επίπεδη οργανωτική δομή ισοπεδώνει ένα μεγάλο μέρος της ιεραρχίας και επιτρέπει στους υπαλλήλους μεγαλύτερη αυτονομία στο έργο τους. Συχνά, οι επίπεδες οργανώσεις χωρίζονται σε προσωρινές ομάδες, αν και συνήθως δεν έχουν επίσημες δομές. Υπάρχουν ακόμα κάποιες δυναμικές από πάνω προς τα κάτω σε ένα επίπεδο σύστημα. Συχνά, υπάρχει τουλάχιστον κάποια ανώτερη ηγεσία που κατευθύνει το πλοίο. Ωστόσο, το σύστημα αυτό βασίζεται στη διατάραξη των παραδοσιακών ιεραρχικών δομών των επιχειρήσεων. Πολλές επιχειρήσεις και εταιρείες τεχνολογίας τείνουν προς μια επίπεδη οργάνωση, καθώς ενθαρρύνει την καινοτομία και την εισροή των εργαζομένων. Το σκεπτικό είναι ότι όταν οι εργαζόμενοι δεν βυθίζονται από τη γραφειοκρατία, θα σκέφτονται ελεύθερα και θα παράγουν φρέσκιες, κερδοφόρες ιδέες. Αυτό αυξάνει την επικοινωνία μεταξύ των ομάδων και εξαλείφει ορισμένα από τα θέματα επικοινωνίας που μπορούν να συμβούν όταν τα μηνύματα μετακινούνται από μια δομή από πάνω προς τα κάτω. Δυστυχώς, ένα σταθερό σύστημα είναι δύσκολο να διατηρηθεί καθώς μεγαλώνει μια επιχείρηση και η ανάγκη για περισσότερο δομημένα συστήματα επικοινωνίας τίθεται σε λειτουργία. Επιπλέον, οι εργαζόμενοι σε μια επίπεδη οργάνωση μπορούν να κατακλύζονται από την εκτέλεση πάρα πολλών διαφορετικών καθηκόντων και δεν έχουν πολλά περιθώρια να αναπτυχθούν ή να προωθηθούν.
Γιατί οι επιχειρήσεις χρειάζονται οργανωτικά συστήματα
Τα οργανωτικά συστήματα είναι σημαντικά για επιχειρήσεις κάθε μεγέθους. Έχοντας μια σταθερή, σαφώς καθορισμένη δομή στη θέση της, διαγράφει τη σύγχυση και καθορίζει απλές διαδικασίες για τους υπαλλήλους που ακολουθούν. Κάθε εργαζόμενος πρέπει να γνωρίζει ακριβώς σε ποιον αναφέρουν. Χωρίς κάποιο είδος ιεραρχίας ή δομής στη θέση του, ένας χώρος εργασίας μπορεί να γίνει χαοτικός. Οι εργαζόμενοι μπορεί να μην καταλάβουν ποιος είναι υπεύθυνος για το τι, προκαλώντας τα σημαντικά πράγματα να πέσουν μέσα από τις ρωγμές. Μια σταθερή οργανωτική δομή εξομαλύνει μια εταιρεία και κρατά όλους τους στην ίδια σελίδα.
Ένα οργανωτικό σύστημα τοποθετεί κάθε άτομο στη σωστή θέση του, ικανό να συνεισφέρει το ρόλο του στην εταιρεία. Έχοντας ένα σύστημα βελτιώνει τη συνολική αποτελεσματικότητα, αυξάνει την παραγωγικότητα και παρέχει σαφήνεια σε όλους τους οργανισμούς. Κάθε τμήμα μπορεί να λειτουργήσει καλύτερα όταν οι ρόλοι είναι σαφώς καθορισμένοι και οι στόχοι μοιράζονται. Επιπλέον, το σωστό οργανωτικό σύστημα μπορεί να βελτιώσει τη διαδικασία λήψης αποφάσεων, καθώς οι πληροφορίες ρέουν σε ολόκληρο τον οργανισμό. Οι διαχειριστές ανώτερου επιπέδου μπορούν να συλλέγουν πληροφορίες από όλα τα τμήματα, δίνοντάς τους περισσότερη εικόνα για το σύνολο των δραστηριοτήτων μιας εταιρείας.
Ένα σταθερό οργανωτικό σύστημα εξαλείφει πολλά επιχειρηματικά προβλήματα, συμπεριλαμβανομένης της διπλής εργασίας και των συγκρούσεων μεταξύ των θέσεων. Εάν μια επιχείρηση έχει μελετηθεί καλά, κάθε εργαζόμενος έχει έναν ξεχωριστό ρόλο και οι ρόλοι δεν αλληλεπικαλύπτονται μεταξύ τους. Δεν υπάρχει κανένας "κατακερματισμός" όπου κανείς δεν είναι σίγουρος ποιος είναι υπεύθυνος για ένα συγκεκριμένο έργο ή έργο. Εξαιτίας αυτού, η συνεργασία αυξάνεται και οι εργαζόμενοι αισθάνονται την αίσθηση υπερηφάνειας για το έργο τους. Οι εργαζόμενοι αποφεύγουν την απογοήτευση να έχουν συνεχώς μεταβαλλόμενους ρόλους και θέσεις πύργων. Μπορούν να επικεντρωθούν σε αυτά που κάνουν καλύτερα.
Η επιλογή του σωστού οργανωτικού συστήματος μπορεί να οδηγήσει την επιχείρησή σας στο επόμενο επίπεδο. Για παράδειγμα, εάν η επιχείρησή σας είναι βασισμένη σε προϊόντα, πιθανότατα θα είναι ιδανική μια μήτρα ή μια διαιρεμένη δομή. Πρόκειται για δομές βασισμένες σε έργα που επικεντρώνονται σε εξειδικευμένες ομάδες. Από την άλλη, οι μικρές επιχειρήσεις ενδέχεται να εξετάσουν μια επίπεδη δομή που θα επιτρέπει σε όλους τους εργαζομένους να συνεισφέρουν τις δεξιότητές τους και την εμπειρογνωμοσύνη τους χωρίς να παρεμβαίνει η ιεραρχία.
Παραδείγματα επιχειρήσεων με οργανωτικά συστήματα
Παραδείγματα λειτουργικού συστήματος: Τα λειτουργικά οργανωτικά συστήματα έχουν ιστορικά χρησιμοποιηθεί από τα στρατεύματα, τα πανεπιστήμια και τις κυβερνητικές οντότητες. Με τα χρόνια, οι λειτουργικές ιεραρχίες έχουν γίνει λιγότερο δημοφιλείς και πολλές οργανώσεις έχουν απομακρυνθεί από αυτές. Ωστόσο, εξακολουθούν να χρησιμοποιούνται από ορισμένες επιχειρήσεις. Ένα παράδειγμα για το πώς μπορεί να χρησιμοποιηθεί αυτός ο τύπος οργανωτικού συστήματος είναι σε ένα παραδοσιακό εργοστασιακό περιβάλλον. Ο διευθυντής εργοστασίου επιβλέπει τα διάφορα τμήματα του εργοστασίου, τα οποία είναι εξειδικευμένα. Κάθε τμήμα έχει δικό του διαχειριστή, οι οποίοι αναφέρουν απευθείας τον υπεύθυνο εργοστασιακής εποπτείας. Ένα άλλο παράδειγμα θα μπορούσε να είναι ένα κατάστημα λιανικής πώλησης. Ένας διαχειριστής καταστημάτων επιβλέπει τις εργασίες από την κορυφή της πυραμίδας. Παρακάτω υπάρχουν διαφορετικά τμήματα. Ίσως υπάρχει μία για απογραφή, μία για εξυπηρέτηση πελατών και μία για μάρκετινγκ και προωθήσεις. Κάθε ένας έχει δικό του επόπτη, και όλοι αναφέρουν στον γενικό διευθυντή.
Παραδείγματα του διαιρετικού συστήματος: Τα συστήματα διαίρεσης είναι δημοφιλή σε μεγάλες, πολυεθνικές εταιρείες. Για παράδειγμα, η Johnson & Johnson έχει μια διαιρεμένη δομή. Κάθε μία από τις μάρκες της Johnson & Johnson λειτουργεί ως δική της εταιρεία με δική της ηγεσία και εσωτερική δομή. Όλα αυτά τα σήματα αναφέρονται στην μητρική εταιρεία. Ένα άλλο παράδειγμα μιας διαιρετικής οργανωτικής δομής είναι η General Electric. Ο Διευθύνων Σύμβουλος βρίσκεται στην κορυφή, και πέρα από αυτό, η εταιρεία χωρίζεται σε διαφορετικές ομάδες. Υπάρχουν ορισμένες επιχειρησιακές ομάδες, όπως αυτές για τη χρηματοδότηση, τη νομική, τις δημόσιες σχέσεις και την παγκόσμια έρευνα. Ορισμένες ομάδες είναι αφιερωμένες σε συγκεκριμένα έργα, συμπεριλαμβανομένης της αεροπορίας, της ενέργειας, της υγειονομικής περίθαλψης και πολλά άλλα.
Παραδείγματα του συστήματος μήτρας: Ένα οργανωτικό σύστημα μήτρας είναι περίπλοκο και επομένως υιοθετείται κυρίως από μεγάλες και καθιερωμένες εταιρείες. Ένα διάσημο παράδειγμα εταιρείας Matrix είναι το Starbucks. Η μεγαλύτερη εταιρεία καφέ στον κόσμο χρησιμοποιεί μια λειτουργική δομή για να χωρίσει τις επιχειρήσεις της σε τμήματα, συμπεριλαμβανομένου του HR, της χρηματοδότησης και του μάρκετινγκ. Αυτά τα τμήματα βρίσκονται στα κεντρικά γραφεία του εμπορικού σήματος και αναφέρονται στα ανώτερα επίπεδα διοίκησης. Το τμήμα Ανθρωπίνων Πόρων, για παράδειγμα, δημιουργεί πολιτικές που επηρεάζουν όλες τις τοποθεσίες Starbucks σε ολόκληρο τον πίνακα. Στη συνέχεια, το Starbucks έχει ξεχωριστά τμήματα για κάθε γεωγραφική περιοχή. Αυτές οι περιοχές περιλαμβάνουν την Αμερική, την Κίνα και την Ασία-Ειρηνικό, την Ευρώπη, τη Μέση Ανατολή, τη Ρωσία και την Αφρική. Η περιοχή της Αμερικής, που είναι η πιο δημοφιλής για την εταιρεία, χωρίζεται περαιτέρω σε τέσσερα μικρότερα τμήματα. Η Starbucks διαθέτει επίσης τμήματα που βασίζονται σε προϊόντα. Για παράδειγμα, υπάρχει ένα τμήμα για εμπορεύματα όπως οι κούπες Starbucks και ένα άλλο για τα ψημένα προϊόντα. Στα χαμηλότερα επίπεδα της οργάνωσης, η Starbucks έχει ομάδες εργαζομένων, ειδικά σε επίπεδο καταστήματος. Αυτή η σύνθετη δομή μήτρας εξυπηρετεί τον καφέ γιγαντιαίο καφέ, επιτρέποντας στην εταιρεία να λειτουργεί με επιτυχία χιλιάδες καταστήματα σε ολόκληρη τη χώρα.
Παραδείγματα του επίπεδου συστήματος: Τα επίπεδη συστήματα είναι δημοφιλή μεταξύ των νεοσύστατων επιχειρήσεων και των εταιρειών τεχνολογίας. Ένα διάσημο παράδειγμα του επίπεδου συστήματος είναι ο Ζάππος. Το 2013, ο εκτελεστικός διευθυντής της εταιρείας μαζικών υποδημάτων ανακοίνωσε μια νέα δομή διαχείρισης που ονομάζεται ομοκρατία, μια οργάνωση που ενθαρρύνει τη συνεργασία εξαλείφοντας την ιεραρχία του χώρου εργασίας. Η εταιρεία απαγόρευσε τους τίτλους διαχειριστή. Δεν θα είχε πλέον τίτλους εργασίας και δεν θα υπήρχαν αφεντικά. Κάθε εργαζόμενος θα ήταν υπεύθυνος για τη δική του δουλειά. Η εταιρεία ελπίζει να πυροδοτήσει την καινοτομία και τη δημιουργία, καταργώντας τη γραφειοκρατία που εμπλέκεται στην ιεραρχία και τη λήψη αποφάσεων. Ωστόσο, ο Ζάππος αγωνίζεται να κρατήσει τις επιχειρήσεις πραγματικά επίπεδες.
Αυτός είναι ένας αγώνας πολλών μεγάλων εταιρειών που εφαρμόζουν μια επίπεδη δομή. Πολλές επιχειρήσεις έχουν μιλήσει για τη δυσκολία διατήρησης μιας επίπεδης οργανωτικής δομής όταν αντιμετωπίζουν εκθετική ανάπτυξη. Μελέτες βρήκαν ότι οι εργαζόμενοι βρίσκουν ιεραρχικές δομές παρήγορες και πρακτικές. Έτσι, μια επίπεδη οργανωτική δομή είναι ίσως μια καλή επιλογή για μια επιχείρηση που βρίσκεται στα πρώτα της στάδια, για να προωθήσει την καινοτομία και την ανάπτυξη. Ωστόσο, οι περισσότερες μεγαλύτερες εταιρείες απομακρύνονται από ένα επίπεδο σύστημα, καθώς μπορεί να δυσκολευτεί να διαχειριστεί την πάροδο του χρόνου.
