Η σύνταξη επιχειρηματικής επιστολής σε κάποιον που δεν γνωρίζετε είναι συνήθως όχι πιο δύσκολο από τη σύνταξη μιας επιστολής σε κάποιον με τον οποίο γνωρίζετε ήδη. Η μορφή της επιστολής, ωστόσο, θα πρέπει να εξακολουθεί να είναι επαγγελματική και να τηρεί τα κατάλληλα πρότυπα της εθιμοτυπίας επικοινωνίας στην επιχείρηση. Πριν ξεκινήσετε μια επιχειρησιακή επιστολή, βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε πώς να γράψετε σωστά το όνομα του παραλήπτη και να έχετε τον σωστό τίτλο και τη διεύθυνση της εταιρείας.
Ξεκινήστε την επιστολή με μια σωστή επιχειρηματική εισαγωγή για ένα άγνωστο άτομο, όπως το "Αγαπητέ κ. Smith" ή "Αγαπητέ κα Johnson", χρησιμοποιώντας το επώνυμο του ατόμου. Εάν η επιστολή απευθύνεται σε θηλυκό της οποίας η οικογενειακή κατάσταση είναι άγνωστη, χρησιμοποιήστε το πρόθεμα "κα" Τερματίστε την εισαγωγή με ένα παχύ έντερο αντί για ένα κόμμα εάν το γράμμα είναι πιο τυπικό στη φύση.
Εισαγάγετε τον εαυτό σας στον παραλήπτη από τότε που δεν έχετε ακόμη συναντήσει. Εξηγήστε γιατί γράφετε στην πρώτη παράγραφο της επιστολής.Μεταφέρετε με επαγγελματική φωνή τον σκοπό της ερώτησής σας και τι ζητάτε από τον παραλήπτη.
Πληκτρολογήστε το γράμμα σε κατάλληλη μορφή. Χρησιμοποιήστε παραγράφους που εκκενώνονται αριστερά στο πλάι της σελίδας και αποφύγετε τις εσοχές των παραγράφων. Συμπεριλάβετε ένα μόνο κενό μετά από κάθε παράγραφο. Τερματίστε την επιστολή με μια κατάλληλη για την επιχείρηση υπογραφή όπως "Ειλικρινά" ή "Καλότατα".
Χρησιμοποιήστε μια επαγγελματική και αντικειμενική φωνή στο σώμα της επιστολής. Παραμείνετε αμερόληπτοι και φιλικοί ενώ εξακολουθείτε να μεταφέρετε σεβασμό. Συμπεριλάβετε μια ευχαριστία για το χρόνο του.
