Πολλές φορές, είτε σε προσωπική είτε σε επαγγελματική κατάσταση, θα χρειαστεί να γράψετε μια επιστολή σε κάποιον και επίσης να στείλετε ένα αντίγραφο αυτού σε άλλο άτομο. Αυτή είναι μια σχετικά απλή διαδικασία όταν χρησιμοποιείτε ηλεκτρονικές επικοινωνίες, όπως το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, επειδή μπορείτε να στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε όλους τους παραλήπτες ταυτόχρονα με ένα μόνο κλικ του κουμπιού "Αποστολή". Σε περίπτωση που στέλνετε ένα αντίγραφο σε κάποιον, είναι λίγο πιο δύσκολο να στείλετε ένα αντίγραφο σε έναν πρόσθετο παραλήπτη, επειδή η διαδικασία δεν είναι αυτοματοποιημένη όπως είναι η αποστολή πολλαπλών αντιγράφων μηνυμάτων email και μερικά επιπλέον βήματα και απαιτούνται εκτιμήσεις.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Γραφική ύλη
-
Διευθύνσεις ταχυδρομείου για όλους τους παραλήπτες
-
Φάκελοι
-
Ταχυδρομικά τέλη
Γράψτε το γράμμα που θέλετε να στείλετε στον κύριο παραλήπτη και σε ένα άλλο άτομο. Πληκτρολογήστε "cc" και το όνομα του δεύτερου προσώπου στο κάτω μέρος της επιστολής κάτω από το όνομά σας και την υπογραφή σας. Τα αρχικά "cc" αντιπροσωπεύουν το "αντίγραφο του άνθρακα" και είναι ένα holdover από τις ημέρες όταν οι δακτυλογράφοι έκαναν αντίγραφα των γραμμάτων χρησιμοποιώντας ένα φύλλο χαρτιού άνθρακα μεταξύ δύο φύλλων χαρτιού σε μια γραφομηχανή.
Δημιουργήστε δύο αντίγραφα της αρχικής επιστολής. Στείλτε την αρχική επιστολή στον κύριο παραλήπτη. Δημιουργήστε αντίγραφα της επιστολής για κάθε άτομο που θα προστεθεί στη γραμμή "cc". Αποθηκεύστε ένα αντίγραφο της επιστολής για τα προσωπικά σας αρχεία. Τόσο ο κύριος όσο και ο δευτερεύων παραλήπτης θα έχει τις πληροφορίες που γράφετε στην επιστολή σας και και οι δύο θα γνωρίζουν ότι κάθε ένας έλαβε την επιστολή.
Κάντε ένα αντίγραφο της αρχικής επιστολής που υπογράψατε. Θα χρησιμοποιήσετε αυτό το αντίγραφο της επιστολής για να στείλετε σε έναν πρόσθετο παραλήπτη που δεν θέλετε να γνωρίζει ο αρχικός παραλήπτης. Στείλτε την αρχική επιστολή στον κύριο παραλήπτη.
Προσθέστε το "bcc" και το όνομα του δεύτερου παραλήπτη στο αντίγραφο του γράμματος στο κάτω μέρος της επιστολής κάτω από την υπογραφή σας. Στείλτε το μήνυμα στον δεύτερο παραλήπτη αφού κάνετε ένα αντίγραφο για το προσωπικό σας αρχείο. Τα αρχικά "bcc" αντιπροσωπεύουν το "τυφλό αντίγραφο του άνθρακα" και αυτό σημαίνει ότι ο κύριος παραλήπτης δεν θα γνωρίζει ότι ένα αντίγραφο της επιστολής του έχει σταλεί σε άλλο μέρος.
Συμβουλές
-
Αν γράφετε μια επιστολή καταγγελίας σε μια επιχείρηση ή για μια επιχείρηση, μπορεί να είναι χρήσιμο να στείλετε ένα αντίγραφο στο τοπικό γραφείο Better Business. Η καταγγελία σας μπορεί να ληφθεί σοβαρότερα.
Προειδοποίηση
Ανάλογα με την κατάσταση, θα μπορούσε να είναι χρήσιμη ή ενοχλητική η χρήση του "cc" ή "bcc". Εξετάστε προσεκτικά εάν θέλετε τα δύο μέρη να γνωρίζουν τις πληροφορίες που περιέχονται στην επιστολή σας και εάν θέλετε ο κύριος παραλήπτης να γνωρίζει ότι η επιστολή που του στείλατε μοιράζεται με κάποιον άλλο.
