Η σωστή εκτίμηση του κόστους είναι σημαντική διότι συμβάλλει στη σωστή δέσμευση των δολαρίων σε μια επιχειρηματική δραστηριότητα. Η διαδικασία απαιτεί λίγη εμπειρία, έρευνα, λήψη αποφάσεων και κρίση. Ωστόσο, κανένα από αυτά τα στοιχεία από μόνο του δεν θα παράγει μια καλή εκτίμηση κόστους. Συνδυάζοντας, οι διευθυντές και οι αναλυτές που εφαρμόζουν μια συνδυασμένη προετοιμασία εκτιμήσεων κόστους μπορούν να το κάνουν με αξιόπιστη ακρίβεια. Με τη σειρά τους, το έργο τους μπορεί στη συνέχεια να χρησιμοποιηθεί για τη λήψη οικονομικών αποφάσεων που επηρεάζουν την κατεύθυνση μιας οργάνωσης που πηγαίνει στο μέλλον.
Η ακρίβεια είναι κρίσιμη
Όσο καλύτερη είναι η ακρίβεια της εκτίμησης κόστους, τόσο καλύτερος είναι ο προγραμματισμός και η λήψη αποφάσεων για την πρόβλεψη και την προσαρμογή για μελλοντικές αλλαγές. Αυτό είναι κρίσιμο όταν οι επιχειρηματικές αποφάσεις πρέπει να λαμβάνονται με εκπαιδευμένες εικασίες όπου μια κακή απόφαση μπορεί να καταλήξει σε μια σοβαρή απώλεια κέρδους. Η σωστή εκτίμηση κόστους συμβάλλει επίσης στη διατήρηση των περιθωρίων λειτουργίας, αποφεύγοντας περιττά έξοδα.
Προβλήματα με την ανακρίβεια
Οι κακές εκτιμήσεις κοστίζουν μια επιχείρηση με δύο τρόπους. Προφανώς, η υποεκτίμηση των δαπανών ενός έργου μπορεί να δημιουργήσει μια χρηματοοικονομική έκτακτη ανάγκη ή σε μια σημαντική στιγμή, η οποία μπορεί να θέσει σε κίνδυνο την ολοκλήρωση του έργου. Ανεπαρκείς πόροι ή υποστήριξη της εργασίας μπορεί να κλείσει αποτελεσματικά ένα έργο προς τα κάτω, καθιστώντας πιο ακριβό να τελειώσει λόγω καθυστέρησης. Όλη αυτή η απροσδόκητη αύξηση του κόστους μειώνει ή εξαλείφει το κέρδος. Η υπερεκτίμηση δημιουργεί λίπος στο έργο με πάρα πολλούς πόρους. Τα πολύτιμα κεφάλαια χάνουν την υπερκατανάλωση, μειώνοντας και πάλι τα δολάρια που θα μπορούσαν να αποδοθούν στο κέρδος.
Διατήρηση του χρονοδιαγράμματος
Η ακρίβεια της εκτίμησης κόστους αναγκάζει ένα επιχειρηματικό σχέδιο να παραμείνει στο χρονοδιάγραμμα και σε καλό δρόμο. Ιδιαίτερα με τα προγράμματα πελατών, όταν επιβεβαιωθεί μια εκτίμηση, η επιχείρηση πρέπει να παραμείνει εντός του προϋπολογισμού εάν δεν θέλει να χάσει χρήματα. Αυτό έχει μια επίδραση σε όλες τις δραστηριότητες των επιχειρήσεων να έρχονται κάτω ή κάτω από τον προϋπολογισμό, ενώ πληρούν όλους τους στόχους του πελάτη, συμπεριλαμβανομένου του χρονοδιαγράμματος και της παράδοσης.
Καλή λήψη αποφάσεων
Οι καλές επιχειρηματικές αποφάσεις είναι τόσο καλές όσο τα δεδομένα στα οποία βασίζονται. Η σημασία των ακριβών εκτιμήσεων κόστους καθίσταται σημαντική όταν λαμβάνονται αποφάσεις που μπορούν να οδηγήσουν σε αλλαγές. Η επένδυση κεφαλαίων σε νέες κατευθύνσεις καθώς και η περικοπή δαπανών για εξοικονόμηση πόρων εξαρτώνται σε μεγάλο βαθμό από τις σωστές εκτιμήσεις κόστους. Οι υποτιθέμενοι αριθμοί ενσωματώνονται έπειτα σε αναλήψεις υποχρεώσεων, συμβάσεις, προϋπολογισμούς, προμήθειες και λογιστικά βιβλία. Αν τα δεδομένα αποδειχθούν λανθασμένα, πρέπει να γίνουν και άλλες αλλαγές έκτακτης ανάγκης το τελευταίο δευτερόλεπτο για να αντισταθμιστούν. Αποφυγή μιας τέτοιας κατάστασης καθιστά τις εκτιμήσεις σωστές την πρώτη φορά γύρω από την κρίσιμη.
